Willkommen bei Mendato! Dieser Leitfaden führt Dich Schritt für Schritt durch die komplette Ersteinrichtung – von den Firmendaten bis zu Deinem ersten Auftrag mit Zeiterfassung und Rechnung.

Überblick: Was wird eingerichtet?

Die Einrichtung von Mendato besteht aus 7 Schritten, die aufeinander aufbauen:

Schritt	Was?	Wo?	Dauer
1	Firmendaten hinterlegen	Einstellungen	5 Min.
2	Leistungen anlegen	Stammdaten	5 Min.
3	Kunden & Objekte erstellen	Stammdaten	10 Min.
4	Mitarbeiter anlegen	Stammdaten	10 Min.
5	Ersten Auftrag erstellen	Aufträge	10 Min.
6	Zeiterfassung einrichten	Operations App	5 Min.
7	Erste Rechnung erstellen	Buchhaltung	5 Min.

1. Firmendaten hinterlegen

Einstellungen > Firmendaten

Bevor Du loslegst, hinterlege Deine Unternehmensdaten. Diese erscheinen automatisch auf allen Rechnungen, Angeboten und Mahnungen.

Trage folgende Informationen ein:

Firmenname & Rechtsform
Adresse (Straße, PLZ, Ort)
Telefon & E-Mail
Steuernummer / USt-IdNr.
Bankverbindung (IBAN & BIC) – diese Bankverbindung wird auf Deinen Dokumenten (Rechnungen, Gutschriften, Mahnungen) angezeigt
Logo hochladen – erscheint auf allen Dokumenten

💡 Hinweis: Die Bankverbindung unter Firmendaten ist nicht dasselbe wie die Bankverbindung unter Buchhaltung > Bank (für den internen Zahlungsabgleich) oder unter Einstellungen > Abonnement (Zahlungsmethode für Dein Mendato-Abo).

Zusätzlich unter Einstellungen > Dokumente > Rechnungen:

Rechnungsnummer-Präfix festlegen (z.B. RE)
Laufende Nummer einstellen
Standard-Fälligkeit (z.B. 14 Tage)
Einleitungs- & Schlusstext für Rechnungen
eRechnung: Empfehlung ZUGFeRD als Standard aktivieren

Unter Einstellungen > E-Mail Versand:

SMTP-Daten Deines E-Mail-Postausgangsservers hinterlegen, damit Rechnungen und Mahnungen zuverlässig ankommen

2. Leistungen anlegen

Stammdaten > Leistungen

Leistungen definieren, welche Tätigkeiten Dein Unternehmen anbietet. Sie werden später Aufträgen und Mitarbeitern zugeordnet.

Typische Leistungen für Gebäudedienstleister:

Unterhaltsreinigung
Fensterreinigung
Grundreinigung
Baureinigung
Sonderreinigung
Treppenhausreinigung
Gartenpflege
Winterdienst

Klicke auf Neue Leistung und trage den Namen ein. Leistungen können auch später beim Erstellen eines Auftrags ergänzt werden.

Weiterführend: Leistungen ergänzen

3. Kunden & Objekte erstellen

Stammdaten > Kunden und Stammdaten > Objekte

Kunden erstellen

Der Kunde ist der Rechnungsempfänger. Trage ein:

Name & Adresse (= Rechnungsadresse)
E-Mail & Telefon
Optional: Ansprechpartner, kundenspezifische Rechnungstexte, Fälligkeit

Weiterführend: Kunden erstellen

Objekte erstellen

Das Objekt ist der Ausführungsort (z.B. ein Bürogebäude, Hotel oder Wohnhaus). Jedes Objekt gehört zu einem Kunden.

Objektname (z.B. „Hauptgebäude")
Adresse des Ausführungsorts
Objektradius – für die Standortprüfung bei der Zeiterfassung

Weiterführend: Objekt erstellen

4. Mitarbeiter anlegen

Stammdaten > Mitarbeiter

Für jeden Mitarbeiter sind drei Dinge wichtig:

a) Mitarbeiter erstellen

Name, Adresse, Telefonnummer, Personalnummer
Optional: Führerschein, Leistungen zuweisen

b) Arbeitszeitmodell hinterlegen

Wochentage und tägliche Sollstunden (z.B. Mo–Fr je 8h = 40h/Woche)
Bruttostundenlohn (optional, für Controlling)
Startdatum des Modells

c) Benutzerzugang für Mendato Operations

Klicke auf Benutzer hinzufügen
Login per Telefonnummer + Passwort (empfohlen für Reinigungskräfte)
Der Mitarbeiter kann dann die Mendato Operations App nutzen

Weiterführend: Mitarbeiter + Arbeitszeitmodell anlegen

5. Ersten Auftrag erstellen

Aufträge > Neuer Auftrag

Die Auftragserstellung besteht aus 4 Schritten:

Schritt 1: Auftragsdetails

Kunde und Objekt auswählen
Startdatum festlegen

Schritt 2: Leistungen hinzufügen

Wähle die Leistungen aus, die im Objekt erbracht werden (z.B. Unterhaltsreinigung, Fensterreinigung)

Schritt 3: Abrechnungspositionen definieren

Typ: Leistung, Anfahrt oder Material
Abrechnungsmodell: Einmalig, Wiederholend oder Pro Einsatz
Menge: Fest (automatisch) oder Dynamisch (per Eingabe, Leistungsbeleg oder Zeiterfassung)
Preis & Steuersatz

Schritt 4: Schichten & Einsätze planen

Erstelle eine Schicht mit Intervall (z.B. jeden Montag, Mittwoch, Freitag)
Lege Uhrzeiten fest
Weise Mitarbeiter als Ausführer zu
Optional: Leistungsbeleg automatisch erzeugen aktivieren

Weiterführend: Schritt 1: Auftragsdetails | Schritt 2: Leistungen | Schritt 3: Abrechnung | Schritt 4: Schichten

6. Zeiterfassung einrichten

Nachdem Aufträge und Einsätze geplant sind, können Deine Mitarbeiter die Zeiterfassung nutzen.

Für den Mitarbeiter:

Mendato Operations App aus dem App Store / Play Store herunterladen
Mit Telefonnummer + Passwort einloggen
Geplante Einsätze erscheinen automatisch in der App
Einsatz starten → Arbeiten → Einsatz beenden

Für die Verwaltung:

Zeiten prüfen unter Personal > Zeiterfassungen
Fehlende Zeiten nachtragen (Liste „Ohne Check-In")
Zeiten bestätigen – erst dann fließen sie in den Lohnexport

Weiterführend: Zeiterfassung in Mendato Operations einrichten | Mitarbeiter einweisen

7. Erste Rechnung erstellen

Mendato Buchhaltung > Ausstehende Posten

Sobald Einsätze stattgefunden und alle Mengen/Zeiten eingetragen sind, erzeugt Mendato automatisch ausstehende Posten in der Buchhaltung.

Wechsle zur Mendato Buchhaltung (oben rechts)
Gehe zu Ausstehende Posten
Wähle die Posten aus, die Du abrechnen möchtest
Klicke auf Rechnung(en) erstellen
Prüfe die Rechnung und klicke auf Versenden

Weiterführend: Rechnung erstellen | Rechnung versenden

Checkliste: Bist Du startklar?

Prüfe, ob Du alle Schritte erledigt hast:

☑ Firmendaten, Logo und Bankverbindung hinterlegt
☑ SMTP für E-Mail-Versand eingerichtet
☑ Rechnungsnummer-Präfix und Standardtexte konfiguriert
☑ Leistungen angelegt
☑ Mindestens einen Kunden mit Objekt erstellt
☑ Mitarbeiter mit Arbeitszeitmodell und Benutzerzugang angelegt
☑ Ersten Auftrag mit Schichten und Einsätzen erstellt
☑ Mitarbeiter hat Mendato Operations installiert und sich angemeldet

Nächste Schritte

Nachdem Du die Grundeinrichtung abgeschlossen hast, entdecke diese weiterführenden Themen:

Dienstplan nutzen – Einsätze visuell planen und verschieben
Abwesenheiten managen – Urlaub und Krankheit verwalten
Lohndaten exportieren – Für DATEV, Lexware oder Excel
Bank-Funktion einrichten – Zahlungseingänge automatisch zuordnen
Kundenportal einrichten – Kunden Zugriff auf Einsätze und Tickets geben
Subunternehmer verwalten – Subunternehmer einplanen und per Gutschrift abrechnen