Um eine Rechnung per Email aus Mendato zu versenden muss nur die Rechnung über Mendato Buchhaltung > Rechnungen geöffnet und auf versendet geklickt werden.
⚠ Damit alle Rechnungen wirklich bei allen Kunden ankommen, muss vorher über Einstellungen > Email Versand, die SMTP Daten für den Postausgangsserver hinterlegt werden.
Nur wenn Mendato mit dem Firmen-SMTP-Postausgangsserver verbunden ist, kann eine technisch einwandfreier Email-Versand stattfinden.
So wird eine Rechnung in Mendato versendet
1. Rechnung auswählen
Buchhaltung > Rechnungen öffnen, um die Liste aller erstellten Rechnungen anzuzeigen.
Die gewünschte Rechnung in der Liste suchen, anklicken und öffnen.
Oben rechts befindet sich die Schaltfläche „Versenden". Ein Klick darauf öffnet das E-Mail-Versandfenster.
2. Rechnungs-Email anpassen
Die E-Mail-Adresse wird automatisch aus den Kundendaten übernommen.
Falls eine Anpassung notwendig ist:
Die bestehende Adresse kann mit „X" entfernt und eine neue eingegeben werden.
Eine dauerhafte Änderung erfolgt in Stammdaten > Kunden.
Der Betreff enthält standardmäßig die Rechnungsnummer.
Der Nachrichtentext kann individuell angepasst werden.
Der Standardtext für E-Mails lässt sich in den Einstellungen dauerhaft ändern.
Die Rechnung wird automatisch als PDF angehängt.
Falls weitere Anhänge erforderlich sind (z. B. Leistungsnachweise), können diese hinzugefügt werden.
3. Versand abschließen
Mit einem Klick auf „Senden" wird die Rechnung per E-Mail an den hinterlegten Empfänger verschickt.
In den Rechnungsdetails wird der Versandstatus entsprechend aktualisiert.
Wichtige Hinweise
Standardtext anpassen: Dauerhafte Änderungen am Standardtext für Rechnungs-E-Mails können in den Einstellungen vorgenommen werden.
Empfänger-Adresse korrigieren: Falls eine falsche Adresse hinterlegt ist, kann diese in Stammdaten > Kunden aktualisiert werden.
Manueller Versand möglich: Die Rechnung kann über die Download-Funktion als PDF gespeichert und auf anderem Weg versendet werden.
Tipp: Die integrierte E-Mail-Funktion ermöglicht eine schnelle und professionelle Rechnungsübermittlung.