So wird eine Gutschrift in Mendato versendet

Um eine Gutschrift per E-Mail aus Mendato zu versenden, muss sie lediglich in Mendato Buchhaltung > Gutschriften geöffnet und auf "Versenden" geklickt werden.

Wichtiger Hinweis:
Damit Gutschriften zuverlässig beim Subunternehmer ankommen, müssen vorher unter Einstellungen > E-Mail Versand die SMTP-Daten für den Postausgangsserver hinterlegt werden.
Nur mit einer korrekten SMTP-Konfiguration kann eine technisch einwandfreie E-Mail-Übermittlung sichergestellt werden.

Schritt-für-Schritt-Anleitung zum Versenden einer Gutschrift:

1. Gutschrift auswählen

Buchhaltung > Gutschriften öffnen, um alle erstellten Gutschriften anzuzeigen.
Die gewünschte Gutschrift in der Liste suchen und öffnen.
Oben rechts auf "Versenden" klicken, um das E-Mail-Fenster zu öffnen.

2. E-Mail anpassen

Die E-Mail-Adresse des Empfängers wird automatisch aus den Subunternehmerdaten übernommen.
Falls eine Anpassung notwendig ist:
Die bestehende Adresse kann mit "X" entfernt und eine neue eingegeben werden.
Eine dauerhafte Änderung erfolgt unter Stammdaten > Subunternehmer.
Der Betreff enthält standardmäßig die Gutschriftnummer.
Der Nachrichtentext kann individuell angepasst werden.
Der Standardtext für E-Mails kann unter Einstellungen > Dokumente dauerhaft geändert werden.
Die Gutschrift wird automatisch als PDF-Anhang hinzugefügt.
Falls weitere Anhänge erforderlich sind (z. B. Leistungsnachweise), können diese ergänzt werden.

3. Versand abschließen

Mit einem Klick auf "Senden" wird die Gutschrift per E-Mail an den hinterlegten Empfänger verschickt.
Der Versandstatus wird in den Gutschriftdetails automatisch aktualisiert.