📌 So wird eine Gutschrift in Mendato versendet
Um eine Gutschrift per E-Mail aus Mendato zu versenden, muss sie lediglich in Mendato Buchhaltung > Gutschriften geöffnet und auf "Versenden" geklickt werden.
⚠ Wichtiger Hinweis:
Damit Gutschriften zuverlässig beim Lieferanten ankommen, müssen vorher unter Einstellungen > E-Mail Versand die SMTP-Daten für den Postausgangsserver hinterlegt werden.
Nur mit einer korrekten SMTP-Konfiguration kann eine technisch einwandfreie E-Mail-Übermittlung sichergestellt werden.
📝 Schritt-für-Schritt-Anleitung zum Versenden einer Gutschrift:
1️⃣ Gutschrift auswählen
📌 Buchhaltung > Gutschriften öffnen, um alle erstellten Gutschriften anzuzeigen.
✔ Die gewünschte Gutschrift in der Liste suchen und öffnen.
✔ Oben rechts auf "Versenden" klicken, um das E-Mail-Fenster zu öffnen.
2️⃣ E-Mail anpassen
✔ Die E-Mail-Adresse des Empfängers wird automatisch aus den Lieferantendaten übernommen.
Falls eine Anpassung notwendig ist:
✔ Die bestehende Adresse kann mit "X" entfernt und eine neue eingegeben werden.
✔ Eine dauerhafte Änderung erfolgt unter Stammdaten > Lieferanten.
✔ Der Betreff enthält standardmäßig die Gutschriftnummer.
✔ Der Nachrichtentext kann individuell angepasst werden.
✔ Der Standardtext für E-Mails kann unter Einstellungen > Dokumente dauerhaft geändert werden.
✔ Die Gutschrift wird automatisch als PDF-Anhang hinzugefügt.
✔ Falls weitere Anhänge erforderlich sind (z. B. Leistungsnachweise), können diese ergänzt werden.
3️⃣ Versand abschließen
✔ Mit einem Klick auf "Senden" wird die Gutschrift per E-Mail an den hinterlegten Empfänger verschickt.
✔ Der Versandstatus wird in den Gutschriftdetails automatisch aktualisiert.
📌 Wichtige Hinweise:
✅ Standardtext anpassen:
Dauerhafte Änderungen am Standardtext für Gutschriften-E-Mails können in Einstellungen > Dokumente vorgenommen werden.
✅ Empfänger-Adresse korrigieren:
Falls eine falsche Adresse hinterlegt ist, kann diese unter Stammdaten > Lieferanten aktualisiert werden.
✅ Manueller Versand möglich:
Die Gutschrift kann über die Download-Funktion als PDF gespeichert und auf anderem Weg versendet werden.