In Mendato wird eine Gutschrift automatisch als bezahlt markiert, sobald die Summe der erfassten Zahlungen den offenen Betrag erreicht. Es gibt zwei Wege, Zahlungen zu erfassen:
Manuell über den Button „Zahlungen" auf der Gutschrift
Automatische Zuordnung über den Bankimport (.mt940-Datei)
Zahlung manuell erfassen
Vorgehen:
Gehe zu Buchhaltung > Gutschriften und öffne die betreffende Gutschrift.
Oben rechts auf den blauen Button „Zahlungen" klicken.
Im Dialog auf „Zahlung erfassen" klicken.
Im Dialog „Ausgehende Zahlung erfassen" Betrag (standardmäßig der offene Betrag) und Datum (standardmäßig heute) prüfen und mit „Speichern" bestätigen.
Ergebnis:
Die Zahlung erscheint in der Liste im Zahlungs-Dialog mit Betrag und Datum.
Der offene Betrag der Gutschrift wird sofort um die Zahlung reduziert.
Sobald die Summe der Zahlungen den Gutschriftbetrag erreicht, wechselt der Status automatisch auf „Bezahlt".
Kein Bankabgleich, da die Zahlung nicht mit einem Bankkonto verknüpft ist.
Teilzahlungen und mehrere Zahlungen
Es können beliebig viele Zahlungen zu einer Gutschrift erfasst werden – z. B. wenn die Auszahlung an den Subunternehmer in mehreren Raten erfolgt.
Im Feld Betrag wird automatisch der aktuell noch offene Betrag vorgeschlagen. Dieser kann auf einen kleineren Wert geändert werden, um eine Teilzahlung zu erfassen.
Die Gutschrift wird erst dann automatisch auf „Bezahlt" gesetzt, wenn alle Zahlungen zusammen den vollen Gutschriftbetrag ergeben.
Zahlung löschen
Auf der Gutschrift oben rechts auf „Zahlungen" klicken.
In der Liste neben der gewünschten Zahlung auf „Löschen" klicken und bestätigen.
Der offene Betrag und der Status der Gutschrift werden automatisch neu berechnet.
Falls eine Zahlung versehentlich erfasst wurde, kann sie wie oben beschrieben gelöscht werden – die Gutschrift kehrt dann automatisch in den vorherigen Status zurück.
Automatische Zuordnung über Bankimport (.mt940-Datei)
Voraussetzungen:
Bankkonto in Mendato hinterlegen: Gehe zu Buchhaltung > Bank > Konten und füge dein Bankkonto hinzu.
.mt940-Datei aus Online-Banking exportieren: Lade die Banktransaktionen als .mt940-Format aus deinem Online-Banking herunter.
Vorgehen:
Gehe zu Buchhaltung > Bank > Dateien.
Klicke auf „Datei hochladen" und wähle die .mt940-Datei.
Nach dem Upload werden alle Zahlungsausgänge erfasst.
Automatische Zuordnung der Zahlungen zu Gutschriften:
Mendato gleicht die Zahlungsausgänge automatisch mit offenen Gutschriften ab. Die Zuordnung erfolgt über Lieferantenname, Gutschriftnummer (GS-Nr) oder Betrag.
Manuelle Korrektur bei nicht erkannten Zahlungen: Falls eine Zahlung nicht automatisch zugeordnet wird, kann diese in 2–4 Klicks manuell einer Gutschrift zugewiesen werden.
Nach der Zuordnung wird die Gutschrift automatisch auf „Bezahlt" gesetzt.
Saubere Buchhaltung: Die Zahlung ist mit einem Bankkonto verknüpft und kann für Steuerzwecke exportiert werden.
Verknüpfung zur Bankbuchung
Zahlungen, die über den Bankimport (.mt940) zugeordnet wurden, zeigen in der Zahlungsliste ein kleines Pfeil-Symbol neben dem Betrag.
Ein Klick auf das Symbol öffnet die zugehörige Bankbuchung.
Wann nutze ich welchen Weg?
Manuelle Erfassung: Wenn Du eine Zahlung schnell nachtragen möchtest, ohne Bankdaten zu importieren, oder Teilzahlungen einzeln dokumentieren willst.
Bankimport (.mt940): Wenn Du automatische Abgleiche mit deinem Konto durchführen möchtest, um Fehler zu vermeiden und Zeit zu sparen.