Eine Gutschrift in Mendato wird auf Basis eines ausstehenden Gutschriftspostens erstellt. Das bedeutet, dass zuvor ein Subunternehmer in einem Auftrag abgerechnet worden sein muss, damit der entsprechende Posten in der Buchhaltung erscheint.
Zwei Wege, um Gutschriften in Mendato zu erstellen:
1. Manuelle Gutschriften (zeitaufwendig, fehleranfällig)
Buchhaltung > Gutschriften → Verwalte alle Gutschriften, lade sie herunter, versende sie oder markiere sie als bezahlt.
Nur sinnvoll, wenn eine Gutschrift außerhalb eines Auftrags benötigt wird.
Muss manuell mit allen Details erstellt werden.
2. Gutschriften aus ausstehenden Gutschriftsposten (effizient & fehlerfrei)
Buchhaltung > Ausstehende Posten > Gutschriftsposten → Erstelle Gutschriften basierend auf bestehenden Gutschriftsposten.
Empfohlene Methode: Automatische Erstellung basierend auf abgerechneten Subunternehmern.
Spart Zeit, da alle relevanten Posten aus dem Auftrag automatisch übernommen werden.
Wo findest du was?
Buchhaltung > Ausstehende Posten → Erstelle Gutschriften auf Basis der erfassten Leistungen.
Buchhaltung > Gutschriften → Verwalte alle Gutschriften, versende sie und markiere sie als bezahlt.
So werden Gutschriften in Mendato erstellt:
Buchhaltung > Ausstehende Posten > Gutschriftsposten öffnen.
Posten auswählen, die in eine Gutschrift umgewandelt werden sollen.
Über "Auswahl" > "Gutschrift erstellen" eine Gutschrift erzeugen.
Details anpassen: Ansprechpartner, Fälligkeit, Einleitungs- und Schlusstext bearbeiten.
Gutschrift erstellen und speichern.
Gutschrift versenden: Klicke auf Versenden, um die Gutschrift per E-Mail an den Subunternehmer zu schicken.
Weitere Schritte nach der Erstellung:
Gutschrift als PDF herunterladen – Die erstellte Gutschrift kann direkt als PDF exportiert werden.
Gutschrift versenden – Über die Option Versenden kann die Gutschrift direkt per E-Mail an den Empfänger geschickt werden.
Zahlung erfassen & als bezahlt markieren
Manuell: In der Gutschrift über Zahlung erfassen die Zahlung eintragen, sobald die Überweisung erfolgt ist.
Automatisch: Falls eine MT940-Datei aus dem Online-Banking hochgeladen wird (Buchhaltung > Bank > Dateien hochladen), erfolgt eine automatische Zuordnung der Zahlung zur Gutschrift.
Vorteile der Gutschriftsverwaltung in Mendato Buchhaltung
Automatische Erstellung – Keine manuelle Eingabe der Beträge notwendig, da die Gutschrift aus einem Posten generiert wird.
Einfache Verwaltung – Alle Gutschriften sind unter Buchhaltung > Gutschriften jederzeit einsehbar.
Effiziente Zahlungsabwicklung – Zahlungen lassen sich manuell oder automatisiert über die Bank zuordnen.
Tipp: Die Nutzung von ausstehenden Gutschriftsposten stellt sicher, dass alle Leistungen korrekt abgerechnet und dokumentiert werden!