Das Hinzufügen eines Subunternehmers in Mendato ermöglicht eine einfache Verwaltung der Leistungserbringung und Abrechnung. Hier erfährst du, wie es geht:
1. Auftrag öffnen
Mendato Aufträge > gewünschten Auftrag anklicken
2. Subunternehmer als Ausführer hinzufügen
Auftragsdetails öffnen:
Gehe zum Bereich Ausführer oder nutze das Kontextmenü des Auftrags.
Subunternehmer auswählen:
Klicke auf Ausführer hinzufügen
Wähle den gewünschten Subunternehmer aus der Liste aus.
3. Startdatum festlegen
Setze das Startdatum, ab wann der Subunternehmer den Auftrag übernimmt.
4. Abrechnung hinterlegen
Klicke auf Hinzufügen, um eine Abrechnung für einen Subunternehmer zu erstellen
Wähle die Auftragsleistung:
Wähle die Auftragsabrechnung des Kunden, zu der die Position gehört. Mendato übernimmt Typ, Abrechnungsmodell und Intervall daraus als Vorschlag. Abrechnungsmodell und Intervall kannst du ändern, wenn du den Subunternehmer anders abrechnest als den Kunden (siehe unten).
Gib Titel, Beschreibung & Abrechnungsdetails an.
Startdatum, Fester Preis oder Prozentsatz
Speichern & bestätigen
Subunternehmer anders abrechnen als den Kunden
Beispiel: Du rechnest mit dem Kunden vierteljährlich ab, mit dem Subunternehmer aber monatlich oder pro Einsatz. Das geht, solange der Subunternehmer gleich fein oder feiner abgerechnet wird als der Kunde, nie gröber:
Kunde pro Einsatz: Der Subunternehmer kann nur Pro Einsatz abgerechnet werden.
Kunde einmalig oder wiederholend: Für den Subunternehmer sind Einmalig, Wiederholend und Pro Einsatz möglich.
Beide wiederholend: Das Intervall des Subunternehmers muss ganzzahlig in den Abrechnungszeitraum des Kunden passen. Bei vierteljährlicher Kundenabrechnung gehen also monatlich oder alle 3 Monate, alle 2 Monate nicht. Wöchentlich geht nur, wenn auch der Kunde wochenweise abgerechnet wird.
Nicht erlaubte Abrechnungsmodelle sind ausgegraut, der Tooltip nennt den Grund. Passt das Intervall nicht, zeigt Mendato einen Hinweis am Feld.
Gut zu wissen
Prozentsatz vom Kundenpreis ist nur möglich, wenn Abrechnungsmodell und Intervall genau der Auftragsabrechnung entsprechen. Sonst legst du einen Festpreis fest.
Bei gleichem Abrechnungsmodell und Intervall übernimmt Mendato Preisart, Menge, Quelle und Einheit aus der Auftragsabrechnung. Diese Felder sind dann gesperrt.
Auftragsabrechnungen ohne verknüpfte Leistung oder mit der Zeiterfassung als Quelle für die Menge kannst du nicht auswählen.
Die Verknüpfung bleibt auch bei abweichender Abrechnung erhalten: Jeder Gutschriftsposten gehört zu dem Rechnungsposten des Kunden, in dessen Zeitraum er fällt. So siehst du in der Buchhaltung weiterhin, ob der Kunde vor dem Subunternehmer abgerechnet wurde.
5. Abwicklung & Dokumentation
Der Subunternehmer erhält die Einsätze über das Subunternehmerportal.
Dort kann er Leistungsbelege einsehen & Einsätze dokumentieren.
Nach Abschluss der Einsätze werden automatisch Gutschriften für die Abrechnung vorbereitet.
6. Abrechnung
Über Buchhaltung > ausstehende Posten > Gutschriftposten, kann eine Gutschrift für einen Subunternehmer erstellt werden.
Fazit:
Mit diesen Schritten integrierst du Subunternehmer nahtlos in deine Auftragsplanung und stellst eine transparente Abwicklung sicher. 🚀