Nach einer Zahlung bleibt manchmal ein kleiner Betrag offen: Der Kunde hat Skonto abgezogen, die Bank hat Gebühren einbehalten oder es gibt eine Rundungsdifferenz. Statt die Rechnung, die Gutschrift oder den Beleg dauerhaft offen zu lassen, buchst du den Rest mit einem Grund aus. Der offene Betrag steht danach auf 0, und die Ausbuchung geht mit dem DATEV-Export an deine Buchhaltung.
📍 Wo? → Rechnung, Gutschrift oder Beleg öffnen → Zahlungen
So buchst du einen Restbetrag aus
Öffne in Mendato Buchhaltung die Rechnung, die Gutschrift oder den Beleg.
Klicke oben rechts auf Zahlungen. Der Dialog zeigt oben den offenen Betrag, zum Beispiel Noch zu erhalten: 3,50 € oder Noch zu zahlen: 3,50 €.
Klicke neben dem offenen Betrag auf das Radiergummi-Symbol (Restbetrag ausbuchen).
Wähle einen Grund. Bei Sonstiges ist eine Notiz Pflicht, bei allen anderen Gründen ist sie optional.
Prüfe das Datum und klicke auf Ausbuchen.
Die Ausbuchung erscheint als eigene Zeile Ausbuchung: <Grund> in der Zahlungsliste. Ist kein Betrag mehr offen, blendet Mendato das Radiergummi-Symbol aus.
Welche Gründe es gibt
Mendato bietet nur die Gründe an, die zur Richtung des offenen Betrags und zur Belegart passen:
Grund | Typischer Fall | Verfügbar, wenn |
Rundungsdifferenz | Wenige Cent zu viel oder zu wenig | Immer |
Skontoabzug | Der Zahlende hat Skonto abgezogen | Rechnung: du bekommst noch Geld. Gutschrift oder Beleg: du schuldest noch Geld. |
Kulanz | Du verzichtest bewusst auf den Rest | Immer |
Forderungsausfall | Der Kunde zahlt den Rest nicht mehr, etwa nach einer Insolvenz | Du bekommst noch Geld |
Bankgebühren | Die Bank hat beim Zahlungseingang Gebühren abgezogen | Du bekommst noch Geld |
Mahngebühr | Der Kunde hat die Rechnung bezahlt, die Mahngebühr aber nicht | Nur bei Rechnungen, wenn du noch Geld bekommst |
Währungsdifferenz | Abweichung durch Umrechnung bei Fremdwährung | Immer |
Sonstiges | Alles andere, mit Pflicht-Notiz | Immer |
Bei Stornorechnungen und Stornogutschriften entfallen Skontoabzug und Mahngebühr.
Das Datum der Ausbuchung
Vorbelegt ist das heutige Datum. Bei einer Überzahlung schlägt Mendato das frühestmögliche Datum vor.
Ein Datum in der Zukunft ist nicht möglich.
Das Datum darf nicht vor dem Rechnungs- oder Belegdatum und nicht vor der letzten Zahlung liegen. Bei Stornos zählt auch die letzte Zahlung auf das stornierte Original. Bekommst du bei einer Rechnung noch Geld, darf das Datum außerdem nicht vor der letzten Mahnung mit Mahngebühr liegen.
Liegt das frühestmögliche Datum noch in der Zukunft, ist Ausbuchen gesperrt. Der Hinweis am Button nennt das Datum, ab dem es geht.
Wann du nicht ausbuchen kannst
Kein Betrag offen: Das Radiergummi-Symbol erscheint nur, solange noch etwas offen ist.
Rechnung mit Skonto: Ist an der Rechnung ein Skontobetrag hinterlegt, bietet Mendato das Ausbuchen nicht an.
Überzahlte Rechnung mit noch nicht fälligen Abrechnungszeiträumen: Das Symbol ist ausgegraut, bis alle Abrechnungszeiträume fällig sind. So wird eine Vorauszahlung nicht versehentlich ausgebucht.
Was nach dem Ausbuchen passiert
DATEV-Export: Die Ausbuchung wird in den Buchungsexport übernommen.
Mahnungen: Für eine Rechnung mit Ausbuchung bietet Mendato keine Mahnaktionen mehr an.
Spätere Zahlung: Erfasst du danach doch noch eine Zahlung, ordnest du eine Bankbuchung zu oder änderst du den Beleg, fragt Mendato, ob die Ausbuchung storniert werden soll. Erst danach wird die Zahlung gespeichert.
Ausbuchung stornieren
Öffne den Dialog Zahlungen.
Klicke in der Zeile der Ausbuchung auf Stornieren und bestätige.
Die Stornierung erhält das heutige Datum und erscheint im nächsten DATEV-Export als Storno. Danach ist der Betrag wieder offen. Storniere eine Ausbuchung nur, wenn sie versehentlich gebucht wurde.