In Mendato wird eine Rechnung automatisch als bezahlt markiert, sobald die Summe der erfassten Zahlungen den offenen Betrag erreicht. Es gibt zwei Wege, Zahlungen zu erfassen:
Manuell über den Button „Zahlungen" auf der Rechnung
Automatische Zuordnung über den Bankimport (.mt940-Datei)
Zahlung manuell erfassen
Vorgehen:
Gehe zu Buchhaltung > Rechnungen und öffne die betreffende Rechnung.
Oben rechts auf den blauen Button „Zahlungen" klicken.
Im Dialog auf „Zahlung erfassen" klicken.
Betrag (standardmäßig der offene Betrag) und Datum (standardmäßig heute) prüfen und mit „Speichern" bestätigen.
Ergebnis:
Die Zahlung erscheint in der Liste im Zahlungs-Dialog mit Betrag und Datum.
Der offene Betrag der Rechnung wird sofort um die Zahlung reduziert.
Sobald die Summe der Zahlungen den Rechnungsbetrag erreicht, wechselt der Status automatisch auf „Bezahlt".
Kein Bankabgleich, da die Zahlung nicht mit einem Bankkonto verknüpft ist.
Teilzahlungen und mehrere Zahlungen
Es können beliebig viele Zahlungen zu einer Rechnung erfasst werden – z. B. wenn der Kunde in mehreren Raten bezahlt.
Im Feld Betrag wird automatisch der aktuell noch offene Betrag vorgeschlagen. Dieser kann auf einen kleineren Wert geändert werden, um eine Teilzahlung zu erfassen.
Die Rechnung wird erst dann automatisch auf „Bezahlt" gesetzt, wenn alle Zahlungen zusammen den vollen Rechnungsbetrag ergeben.
Zahlung löschen
Auf der Rechnung oben rechts auf „Zahlungen" klicken.
In der Liste neben der gewünschten Zahlung auf „Löschen" klicken und bestätigen.
Der offene Betrag und der Status der Rechnung werden automatisch neu berechnet.
Falls eine Zahlung versehentlich erfasst wurde, kann sie wie oben beschrieben gelöscht werden – die Rechnung kehrt dann automatisch in den vorherigen Status zurück. Eine bereits bezahlte Rechnung muss also nicht storniert werden, um einen Fehler zu korrigieren.
Automatische Zuordnung über Bankimport (.mt940-Datei)
Voraussetzungen:
Bankkonto in Mendato hinterlegen: Gehe zu Buchhaltung > Bank > Konten und füge dein Bankkonto hinzu.
.mt940-Datei aus Online-Banking exportieren: Lade die Banktransaktionen als .mt940-Format aus deinem Online-Banking herunter.
Vorgehen:
Gehe zu Buchhaltung > Bank > Dateien.
Klicke auf „Datei hochladen" und wähle die .mt940-Datei.
Nach dem Upload werden alle Zahlungseingänge erfasst.
Automatische Zuordnung der Zahlungen zu Rechnungen:
Mendato gleicht die Zahlungseingänge automatisch mit offenen Rechnungen ab. Die Zuordnung erfolgt über Kundenname, Rechnungsnummer (RE-Nr) oder Betrag.
Manuelle Korrektur bei nicht erkannten Zahlungen: Falls eine Zahlung nicht automatisch zugeordnet wird, kann diese in 2–4 Klicks manuell einer Rechnung zugewiesen werden.
Nach der Zuordnung wird die Rechnung automatisch auf „Bezahlt" gesetzt.
Saubere Buchhaltung: Die Zahlung ist mit einem Bankkonto verknüpft und kann für Steuerzwecke exportiert werden.
Verknüpfung zur Bankbuchung
Zahlungen, die über den Bankimport zugeordnet wurden, zeigen in der Zahlungsliste ein kleines Pfeil-Symbol neben dem Betrag.
Ein Klick auf das Symbol öffnet die zugehörige Bankbuchung.
Wann nutze ich welchen Weg?
Manuelle Erfassung: Wenn Du eine Zahlung schnell nachtragen möchtest, ohne Bankdaten zu importieren, oder Teilzahlungen einzeln dokumentieren willst.
Bankimport (.mt940): Wenn Du automatische Abgleiche mit deinem Konto durchführen möchtest, um Fehler zu vermeiden und Zeit zu sparen.