Dies ist die ausführliche Anleitung für den empfohlenen Weg aus ausstehenden Posten. Andere Wege zur Rechnungserstellung findest Du unter Rechnung erstellen.
Grundlagen: ausstehende Posten und Rechnungen
In Mendato gibt es zwei Wege zur Rechnung: manuell (zeitaufwendig, fehleranfällig) oder aus ausstehenden Posten (effizient, fehlerfrei, basierend auf Aufträgen – empfohlen). Diese Anleitung beschreibt den empfohlenen Weg.
Was ist ein ausstehender Posten?
Ein ausstehender Posten ist eine noch nicht abgerechnete Leistung, Anfahrt oder Material, die aus einer Abrechnungsposition eines Auftrags entstanden ist. Sobald ein Auftrag ausgeführt wurde, entstehen ausstehende Posten unter Buchhaltung > Ausstehende Posten. Sie sind die Grundlage für die Rechnungserstellung – erst nach der Umwandlung in eine Rechnung kann an den Kunden abgerechnet werden.
Was ist eine Rechnung?
Eine Rechnung wird im besten Fall aus ausstehenden Posten erzeugt und stellt dem Kunden Leistung, Waren, Anfahrt und Material in Rechnung. Alle Rechnungen werden unter Buchhaltung > Rechnungen verwaltet.
Posten als „extern abgerechnet" markieren
Hast Du einen Posten bereits über ein anderes Programm oder auf anderem Weg abgerechnet, kannst Du ihn in Buchhaltung > Ausstehende Posten über das Kontextmenü (drei Punkte) als „extern abgerechnet" markieren. Der Posten wird aus der Liste entfernt, ohne dass eine Rechnung entsteht. ⚠️ Das kann nicht rückgängig gemacht werden.
Funktion | Wann sinnvoll? | Effizienz |
Manuelle Rechnung | Individuelle Rechnung unabhängig von Aufträgen. | Zeitaufwendig – manuell |
Rechnung aus ausstehenden Posten | Schnelle, fehlerfreie Rechnung basierend auf Aufträgen. | Effizient & genau – empfohlen |
Als extern abgerechnet markieren | Posten wurde außerhalb von Mendato abgerechnet und soll nur aus der Liste entfernt werden. | Schnell – kein Dokument |
Sobald alle zu erledigenden Aufgaben in Mendato Aufträge erledigt sind und alle Einsätze korrekt abgeschlossen wurden, kannst du eine Rechnung erstellen.
Hier ist eine Übersicht, wie du dabei vorgehst:
Schritt-für-Schritt-Anleitung zur Rechnungserstellung:
Wechsel zur Mendato Buchhaltung:
Klicke oben rechts in Mendato, um zur Buchhaltungs-App zu wechseln.
In der Buchhaltung findest du auf der linken Seite das Menü und wählst "ausstehende Posten" aus. Hier werden alle Posten angezeigt, die durch abgeschlossene Einsätze generiert wurden.
Filter verwenden:
Nutze die Filter, um die Übersicht zu behalten und die gewünschten Posten gezielt anzuzeigen.
Filtere nach Kunde, Objekt, Leistung oder dem Ausführungsdatum, um die passenden Posten auszuwählen.
Posten auswählen und Rechnung erstellen:
Markiere die ausstehenden Posten, die du auf einer Rechnung zusammenfassen möchtest.
Klicke oben auf "Auswahl - Rechnung erstellen", um die Rechnung automatisch generieren zu lassen.
Rechnungsinformationen anpassen
Nach dem Klick auf Rechnung erstellen, öffnet sich ein Fenster.
Her können nochmal alle hinterlegte Rechnungsinformationen angepasst werden.
Rechnung überprüfen
Bevor die Rechnung versendet wird, kann die Rechnung nochmal per Download überprüft werden.
Falls die Rechnung Fehler hat, kann die Rechnung erste bearbeitet werden, wenn diese gelöscht oder storniert wird. Im Anschluss kann der ausstehende Posten nochmal bearbeitet werden.
Rechnung versenden:
Ist die Rechnung korrekt, klicke auf "Versenden". Eine Maske öffnet sich, in der alle wichtigen Felder (wie E-Mail, Betreff, Nachricht, Anhang) bereits vorausgefüllt sind.
Füge ggf. weitere Anhänge hinzu und bestätige mit "Versenden".
Zahlungseingang erfassen:
Sobald die Rechnung bezahlt wurde, öffne sie unter Buchhaltung > Rechnungen und klicke oben rechts auf den blauen Button „Zahlungen".
Im Dialog auf „Zahlung erfassen" klicken, Betrag (standardmäßig der offene Betrag) und Datum (standardmäßig heute) prüfen und mit „Speichern" bestätigen. Teilzahlungen und mehrere Zahlungen pro Rechnung sind möglich – Details im Artikel Rechnung als bezahlt markieren (manuell).
Alternativ können Zahlungen automatisch über den Bankimport (.mt940-Datei) zugeordnet werden – siehe Rechnung als bezahlt markieren (per Bank).
Buchhaltungsdaten exportieren:
Falls dein Steuerberater die Buchhaltungsdaten benötigt, klicke unter Einstellungen auf "Export der Buchungsdaten" und exportiere die benötigten Daten.
Mehrere Rechnungen gleichzeitig erstellen & versenden
Du kannst mehrere Rechnungen gleichzeitig erstellen und versenden, indem Du ausstehende Posten mehrerer Kunden auswählst.
Buchhaltung > Ausstehende Posten öffnen — zeigt alle noch nicht abgerechneten Leistungen, Anfahrten oder Materialien.
Mehrere ausstehende Posten markieren — beliebig viele Posten verschiedener Kunden. Alle Posten eines Kunden werden auf der gleichen Rechnung zusammengefasst.
„Rechnung(en) erstellen" auswählen — es erscheint ein Fenster zur Rechnungserstellung.
Rechnungsdatum festlegen — standardmäßig das aktuelle Datum; bei Bedarf anpassen.
„Rechnungen versenden?" aktivieren — zum direkten E-Mail-Versand. Ohne Aktivierung bleibt die Rechnung als Entwurf gespeichert.
Erstellen klicken — die Rechnungen werden automatisch generiert (und bei aktiver Option direkt versendet).
Ergebnis:
Jeder Kunde erhält eine eigene Rechnung mit allen ausgewählten Posten.
Falls aktiviert, wird sie direkt per E-Mail an die hinterlegte Adresse gesendet.
Alle Rechnungen findest Du unter Buchhaltung > Rechnungen.
Tipp: Achte immer darauf, dass alle Aufgaben, wie Mengen eingeben und Zeiterfassungen bestätigen, vor der Rechnungserstellung abgeschlossen sind. So bleibt deine Abrechnung fehlerfrei und vollständig.