Eine manuelle Rechnung erstellst Du direkt in der Buchhaltung – ideal für individuelle Rechnungen, die nicht aus einem Auftrag bzw. ausstehenden Posten stammen.

Stammt die Leistung aus einem Auftrag, nutze stattdessen den empfohlenen Weg über die ausstehenden Posten: Vom ausstehenden Posten zur bezahlten Rechnung. Einen Überblick über alle Wege gibt Rechnung erstellen.

💡 Bevor Du startest: Hinterlege einmalig Rechnungsnummer, Standardtexte, Fälligkeit, Skonto und das E-Rechnung-Format in den Einstellungen – diese Werte werden dann automatisch vorgeschlagen (siehe Rechnungsinformationen). Beim Auswählen eines Kunden werden dessen hinterlegte Werte automatisch übernommen.

Schritt 1: Neue Rechnung öffnen

Öffne Buchhaltung > Rechnungen und klicke oben rechts auf Neue Rechnung.

Schritt 2: Kopfdaten ausfüllen

Rechnungsnummer – Präfix und fortlaufende Nummer sind vorausgefüllt und lassen sich bei Bedarf anpassen.
Kunde – bestehenden Kunden auswählen. Bei Firmenkunden kannst Du zusätzlich einen Ansprechpartner wählen. Mit der Auswahl werden Fälligkeit, Texte und Skonto des Kunden automatisch übernommen.
Rechnungsdatum – das Datum der Rechnung.
Leistungsdatum / Leistungszeitraum – über die Auswahl links wählst Du zwischen einem einzelnen Leistungsdatum oder einem Leistungszeitraum (von–bis).
Fälligkeit – Zahlungsziel: Sofort, 7/10/14/20/30 Tage oder Ende des Monats; alternativ ein festes Datum. Mit „Fälligkeitstext ausblenden" versteckst Du den Fälligkeitshinweis auf der Rechnung.
Skonto (optional) – aktiviere „Skonto gewähren" und trage Prozent und Tage ein (z. B. „2 % innerhalb 14 Tagen"). Hinweis: Bei Gutschriften (Minusbeträgen) und Abrechnungszeitraum-Rechnungen steht Skonto nicht zur Verfügung.

Schritt 3: Positionen erfassen

Im Bereich Positionen trägst Du die abzurechnenden Leistungen ein. Pro Zeile:

Titel – frei eintippen oder eine gespeicherte Leistung bzw. Material auswählen.
Menge, Einheit und Einzelpreis (netto).
Steuersatz – den passenden USt-Satz wählen.
Optional: Beschreibung, ein Objekt zuordnen oder einen Ausführungszeitraum hinzufügen.

Mit „Neue Position" fügst Du weitere Zeilen hinzu, per Drag (Anfasser links) sortierst Du sie. Betrag je Zeile sowie Netto-, USt- und Bruttosumme werden automatisch berechnet.

Schritt 4: Einleitungs- und Schlusstext

Einleitungstext – erscheint direkt unterhalb des Betreffs auf der Rechnung.
Schlusstext – erscheint als abschließender Text am Ende der Rechnung.

Standardtexte aus den Einstellungen sind bereits vorausgefüllt und hier überschreibbar.

Schritt 5: Vorschau & Abschließen

Vorschau – prüfe die Rechnung über die Vorschau bzw. den PDF-Download.
Speichern – legt die Rechnung als Entwurf ab (weiter bearbeitbar).
Abschließen – finalisiert die Rechnung: die Rechnungsnummer wird fest vergeben und die Rechnung kann versendet werden.

Eine abgeschlossene Rechnung ist nicht mehr direkt editierbar. Korrekturen erfolgen über Stornieren und Neuerstellen – siehe Rechnung bearbeiten. Über das Menü (⋯) kannst Du eine Rechnung außerdem duplizieren oder löschen.

Nächste Schritte

Versenden per E-Mail → Rechnung versenden.
Zahlung erfassen / als bezahlt markieren → Rechnung als bezahlt markieren.

Tipp: Wiederkehrende Rechnungen

Duplizieren – im Folgemonat die Rechnung über das Menü duplizieren, anpassen und erneut versenden.
Automatisieren – bei gleichbleibenden Leistungen lohnt sich die Abrechnung über einen Auftrag: Vom ausstehenden Posten zur bezahlten Rechnung.