⚠️ Weiterleiten: Dieser Artikel richtet sich an alle Steuer- & Finanzbuchhalter.

Sehr geehrte Steuer- und Finanzbuchhalter,

Ihr Mandant nutzt die Software Mendato für die digitale Verwaltung von Aufträgen, Personal, Rechnungen und Buchhaltung.

Mendato bietet Ihnen die Möglichkeit, alle Buchungsdaten strukturiert und digital zu erhalten – ganz ohne Ausdrucke oder manuelle Nachbearbeitung.

So funktioniert der Prozess

Ihr Mandant erstellt den Export direkt in Mendato
Sie erhalten eine ZIP-Datei per E-Mail
Sie verarbeiten die Daten wie gewünscht – digital, strukturiert oder klassisch

Welche Export-Typen gibt es?

Bitte teilen Sie Ihrem Mandanten mit, welche der folgenden Exporte Sie künftig benötigen:

1. DATEV-Export

Strukturierter Export im EXTF-Format für den digitalen Import in DATEV Rechnungswesen-Programme (z. B. DATEV Kanzlei-Rechnungswesen, DATEV Rechnungswesen, DATEV Mittelstand Faktura mit Rechnungswesen).

Format: CSV (EXTF, ISO-8859-1) + PDF-Belege in einer ZIP-Datei

Die ZIP-Datei enthält:

EXTF_Buchungsstapel_<von>_bis_<bis>.csv – Buchungssätze für Ausgangsrechnungen, Gutschriften, Mahngebühren, Eingangsbelege und Zahlungen
EXTF_WiederkehrBuchungen_<von>_bis_<bis>.csv – Dauerrechnungen im DATEV-Format „Wiederkehrende Buchungen". Ausgangsrechnungen mit Abrechnungsintervall (monatlich oder quartalsweise) werden nicht im normalen Buchungsstapel exportiert, sondern separat als wiederkehrende Buchung mit Beginn-/Enddatum, Zeitintervall und Tag im Monat. Die Datei ist nur enthalten, wenn im Zeitraum Dauerrechnungen existieren.
EXTF_GP_Stamm_<Zeitstempel>.csv – Stammdaten der Geschäftspartner (Debitorenkonten)
Belege.zip – alle PDF-Belege (Eingangs- & Ausgangsrechnungen, Gutschriften) mit XML-Manifest für den automatischen Beleg-Import

Ideal für: vollautomatisierten Import inkl. Belegbilder in DATEV Rechnungswesen-Programmen beim Steuerberater

Nutzung mit DATEV Unternehmen online und Kanzlei-Rechnungswesen:

Der EXTF-Buchungsstapel wird nicht in DATEV Unternehmen online importiert – die CSV-Dateien werden im Kanzlei-Rechnungswesen verarbeitet. Die Belege werden separat in DATEV Unternehmen online hochgeladen, und zwar ausschließlich über das Programm DATEV Belegtransfer.

Hintergrund: Jede Buchung im Buchungsstapel trägt im Feld „Beleglink" eine eindeutige Kennung (GUID). Die Datei document.xml in der Belege.zip ordnet jeder Belegdatei genau diese GUID zu. Nur wenn die Belege mit diesen GUIDs in Belegverwaltung online ankommen, öffnet sich im Rechnungswesen per Klick auf die Buchung der passende Beleg.

So werden die Belege korrekt hochgeladen:

Belege.zip lokal entpacken (der Belegtransfer kann keine ZIP-Dateien verarbeiten).
Alle Dateien inklusive der document.xml zusammen in einen vom DATEV Belegtransfer überwachten Ordner legen. Die document.xml nicht löschen – sie enthält die GUID-Zuordnung.
In den Belegtransfer-Einstellungen für diesen Ordner die Verarbeitung von XML-Dateien zulassen (Option „Strukturierte Daten importieren"). Der Belegtransfer lädt dann jeden Beleg mit seiner festen GUID nach Belege online hoch.
Anschließend die EXTF-Dateien im Kanzlei-Rechnungswesen über Bestand → Importieren → ASCII-Daten (DATEV-Format) importieren. Voraussetzung für den Belegaufruf: Der Mandant im Rechnungswesen ist mit dem zugehörigen Unternehmen-online-Bestand verbunden (Belegverwaltung online aktiviert).

⚠️ Wichtig: Die Belege nicht per Drag-and-drop im Browser und nicht per Upload-Mail in Unternehmen online hochladen. Dabei vergibt DATEV neue, zufällige GUIDs – die Beleglinks im Buchungsstapel zeigen dann ins Leere und die Buchungen erscheinen ohne verknüpften Beleg.

Hinweise: Eingangsbelege ohne angehängte Datei in Mendato erhalten keinen Beleglink; Zahlungsbuchungen tragen grundsätzlich keinen Beleglink – beides ist beabsichtigt.

Diese Informationen benötigt Ihr Mandant von Ihnen:

Mandantennummer
Beraternummer
Kontenrahmen (SKR03 oder SKR04)

2. Alle Belege (PDF)

Gesammelter Export aller Eingangs- & Ausgangsbelege, sowie Gutschriften als PDF-Dateien

Ideal für: manuelle Buchhaltung oder Ablage
Alle Dokumente übersichtlich im Monatsordner

3. Steuerberater-Export (Monatssammlung)

Kombinierter Export aller Buchhaltungsunterlagen in einem Ordner

Enthält: PDF-Rechnungen, Gutschriften, Mahnungen
Übersichtliche Belegsammlung
Kein strukturierter DATEV-Import – aber vollständig für händische Verarbeitung

4. Offene Forderungen (OPOS-Liste)

Stichtagsgenaue Liste aller zu einem bestimmten Datum noch offenen Kundenforderungen (offene Posten). Anders als bei den übrigen Exporten wählt Ihr Mandant hier keinen Zeitraum, sondern einen einzelnen Stichtag – ausgewertet werden alle Rechnungen mit Rechnungsdatum bis zu diesem Stichtag, die zu diesem Zeitpunkt noch ganz oder teilweise offen sind.

Format: CSV (semikolongetrennt, ISO-8859-1) in einer ZIP-Datei (Offene-Forderungen.csv)

Enthaltene Spalten:

Rechnungs-Nr., Kunde, Kunden-Nr.
Rechnungsdatum, Leistungsdatum bzw. Leistungszeitraum
Netto, USt. (je Steuersatz), Brutto
Skonto (%, Frist, Betrag, angewendet)
Mahngebühren und Mahnstufe
Fälligkeit, Gezahlt bis Stichtag, Offener Betrag
Tage überfällig, Status zum Stichtag (offen / teilweise bezahlt)
Zahlungen bis zum Stichtag

Ideal für: die Bewertung der Forderungen aus Lieferungen und Leistungen zum Bilanzstichtag (Jahresabschluss) sowie das laufende Forderungsmanagement und Mahnwesen.

Rückmeldung an den Mandanten

Bitte teilen Sie ihren Mandanten mit, welche dieser Exporte benötigt werden.

Alternativ können Sie sich auch einen Steuerberater-Zugang anfordern, um eigenständig die Daten aus Mendato zu exportieren.

Fragen?

Falls Sie technische Fragen zum Exportformat, zur Struktur oder zum Import in DATEV haben, wenden Sie sich gern direkt an den Support von Mendato unter:
[email protected]

Export von Buchungsdaten