In diesem Artikel geht es um den Versand von E-Mails an deine Kunden – z. B. Rechnungen, Mahnungen oder Angebote, die du direkt aus Mendato verschickst. Es geht nicht um die E-Mails, die du von Mendato erhältst (z. B. Benachrichtigungen).
Damit du Rechnungen, Mahnungen, Angebote und Gutschriften direkt aus Mendato per E-Mail an deine Kunden versenden kannst, sollte der E-Mail-Versand über deinen eigenen SMTP-Postausgangsserver eingerichtet werden.
⚠️ Ohne eigene SMTP-Konfiguration ist der E-Mail-Versand zwar grundsätzlich möglich, allerdings können E-Mails beim Empfänger als nicht vertrauenswürdig eingestuft oder im Spam-Ordner landen. Für eine zuverlässige Zustellung empfehlen wir dringend, deinen eigenen SMTP-Server einzurichten.
E-Mail-Versand einrichten
Navigiere zu Einstellungen > E-Mail Versand und folge diesen Schritten:
1. E-Mail-Anbieter auswählen
Wähle deinen E-Mail-Anbieter aus der Liste. Mendato unterstützt folgende Anbieter mit vorkonfigurierten SMTP-Einstellungen:
Gmail
Microsoft 365
Strato
1&1
Outlook / Hotmail
GMX
Web.de
Yahoo
Bei diesen Anbietern werden SMTP-Host und Port automatisch gesetzt. Du musst nur noch deine Zugangsdaten eingeben.
Falls dein Anbieter nicht in der Liste steht, wähle „Anderer Anbieter" — dann gibst du die SMTP-Daten manuell ein (siehe unten).
2. Zugangsdaten eingeben
Fülle folgende Felder aus:
Benutzername — In der Regel deine E-Mail-Adresse (z. B. [email protected])
Passwort — Das Passwort deines E-Mail-Kontos. Bei einigen Anbietern (z. B. Gmail) wird ein App-Passwort benötigt statt des normalen Passworts.
Absendername (optional) — Der Name, der beim Empfänger als Absender angezeigt wird (z. B. „Meine Firma GmbH")
Absender-E-Mail — Die E-Mail-Adresse, die als Absender auf der E-Mail erscheint
3. Speichern & testen
Klicke auf „Speichern". Mendato überprüft automatisch die Verbindung zum SMTP-Server. Falls die Verbindung fehlschlägt, wird eine Fehlermeldung mit Details angezeigt.
Manuell konfigurieren (Anderer Anbieter)
Wenn du „Anderer Anbieter" auswählst, musst du zusätzlich folgende Felder ausfüllen:
SMTP-Host — Die Serveradresse deines E-Mail-Anbieters (z. B. smtp.meinefirma.de)
SMTP-Port — In der Regel 587 (STARTTLS) oder 465 (SSL). Diese Information erhältst du von deinem E-Mail-Anbieter.
Hinweis für Microsoft 365
Bei Microsoft 365 muss SMTP AUTH im Admin Center aktiviert sein, damit der Versand funktioniert:
Öffne das Microsoft 365 Admin Center
Gehe zu Benutzer > Aktive Benutzer
Wähle den Benutzer aus und öffne den Reiter E-Mail
Klicke auf E-Mail-Apps verwalten
Aktiviere Authentifiziertes SMTP und speichere
Häufige Probleme
Verbindung fehlgeschlagen — Überprüfe Host, Port und Passwort. Stelle sicher, dass dein E-Mail-Anbieter SMTP-Zugriff erlaubt.
Gmail: Anmeldung abgelehnt — Gmail erfordert ein App-Passwort, wenn die Zwei-Faktor-Authentifizierung aktiviert ist.
E-Mails landen im Spam — Stelle sicher, dass SPF- und DKIM-Einträge für deine Domain korrekt konfiguriert sind. Kontaktiere deinen E-Mail-Anbieter oder IT-Administrator.
E-Mail-Versand entfernen
Falls du die SMTP-Konfiguration zurücksetzen möchtest, kannst du die gespeicherten Einstellungen über den Button „Löschen" auf der Einstellungsseite entfernen.