Mendato unterstützt die Erstellung von E-Rechnungen in den Formaten ZUGFeRD und XRechnung. Sobald Du die Einstellungen einmalig vorgenommen hast, werden E-Rechnungen bei jeder neuen Rechnung automatisch erzeugt.
ZUGFeRD oder XRechnung?
Mendato bietet zwei E-Rechnungsformate an:
ZUGFeRD — Eine PDF-Rechnung mit eingebetteter XML-Datei. Das PDF ist wie gewohnt lesbar, die XML-Datei kann maschinell verarbeitet werden. Empfohlen als Standard für alle Kunden.
XRechnung — Eine reine XML-Datei ohne PDF. Wird von öffentlichen Auftraggebern (Behörden, Kommunen) in Deutschland gefordert.
Schritt 1: Globale Einstellung festlegen
Lege zunächst das Standard-E-Rechnungsformat für Dein Unternehmen fest. Diese Einstellung gilt für alle Kunden, sofern beim Kunden oder Objekt nichts anderes hinterlegt ist.
Öffne die Account-App unter account.mendato.com.
Gehe zu Einstellungen > Dokumente > Rechnungen.
Wähle im Feld E-Rechnung das gewünschte Format aus (empfohlen: ZUGFeRD).
Stelle sicher, dass unter Einstellungen > Firmendaten ein offizieller Ansprechpartner mit E-Mail-Adresse hinterlegt ist. Dieser erscheint als Kontaktperson auf der E-Rechnung.
Schritt 2: Kundeneinstellungen vornehmen
Für jeden Kunden kannst Du das E-Rechnungsformat individuell festlegen und zusätzliche Pflichtfelder ausfüllen. Das ist besonders wichtig, wenn einzelne Kunden XRechnung benötigen.
Öffne den Kunden in der Buchhaltung und klicke auf Bearbeiten.
Scrolle zum Abschnitt Rechnungen.
Wähle im Feld E-Rechnung das gewünschte Format:
Leer lassen — Verwendet die globale Einstellung
Keine E-Rechnung — Deaktiviert E-Rechnungen für diesen Kunden
ZUGFeRD oder XRechnung — Überschreibt die globale Einstellung
Zusätzliche Felder für E-Rechnungen
Je nach Kunde können weitere Angaben erforderlich sein. Diese Informationen erhältst Du in der Regel vom Kunden selbst:
Leitweg-ID — Pflicht bei öffentlichen Auftraggebern in Deutschland. Die Leitweg-ID ist ein eindeutiges Kennzeichen, das die Rechnung an die richtige Behörde weiterleitet.
Verkäufer-Kennung — Eine Kennung (z.B. Kreditoren-Nummer), die Dich bei diesem Kunden als Verkäufer identifiziert. Erscheint auf der E-Rechnung als Feld BT-29.
USt-IdNr. — Die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer des Kunden, falls vorhanden.
Schritt 3: Objekt-Einstellungen
Falls Du für einzelne Objekte eines Kunden ein anderes Format benötigst, kannst Du das auch auf Objektebene einstellen:
Öffne das Objekt und klicke auf Bearbeiten.
Im Abschnitt Rechnungen kannst Du das E-Rechnungsformat festlegen.
Die Einstellung auf Objektebene hat die höchste Priorität und überschreibt sowohl die Kunden- als auch die globale Einstellung.
Wie wird das E-Rechnungsformat ermittelt?
Mendato verwendet ein Stufensystem. Beim Erstellen einer Rechnung wird das Format in folgender Reihenfolge ermittelt:
Objekt-Einstellung (falls gesetzt)
Kunden-Einstellung (falls gesetzt)
Globale Einstellung (Unternehmens-Standard)
So kannst Du ZUGFeRD als Standard verwenden und für einzelne Kunden oder Objekte XRechnung aktivieren.
Rechnung erstellen und abschließen
Nachdem die Einstellungen hinterlegt sind, erstellst Du Rechnungen wie gewohnt:
Gehe zu Buchhaltung > Ausstehende Posten und erstelle eine Rechnung aus den offenen Posten.
Prüfe die Rechnung und schließe sie ab.
Mendato erzeugt automatisch die E-Rechnung im passenden Format:
ZUGFeRD: Du erhältst eine PDF-Datei mit eingebetteter XML-Datei.
XRechnung: Du erhältst eine XML-Datei. Ein separates PDF wird in diesem Fall nicht erzeugt.
E-Rechnung versenden
Öffne die abgeschlossene Rechnung und klicke auf Versenden. Mendato hängt automatisch die richtige Datei an die E-Mail an — bei ZUGFeRD die PDF mit eingebetteter XML, bei XRechnung die XML-Datei.
Fehler bei der E-Rechnung
Sollten Pflichtfelder fehlen, erhältst Du nach dem Abschließen der Rechnung einen Fehlerbericht, der genau angibt, welche Angaben fehlen. In diesem Fall:
Storniere die Rechnung.
Ergänze die fehlenden Pflichtfelder (z.B. in den Firmendaten, Kundendaten oder Objektdaten).
Erstelle die Rechnung erneut.
Eine vollständige Übersicht aller Pflichtfelder findest Du im Artikel Pflichtfelder einer E-Rechnung (ZUGFeRD & XRechnung).
Zusammenfassung
Verwende ZUGFeRD als globalen Standard — es erzeugt eine PDF mit eingebetteter XML und funktioniert für die meisten Kunden.
Stelle XRechnung nur für Kunden ein, die es ausdrücklich verlangen (in der Regel öffentliche Auftraggeber).
Fordere bei XRechnung-Kunden die Leitweg-ID und ggf. die Verkäufer-Kennung an.
Prüfe, dass Deine Firmendaten vollständig sind (Adresse, Steuernummer/USt-IdNr., Bankverbindung, Ansprechpartner).