Zum Hauptinhalt springen

E-Rechnungen einrichten und erstellen

Schritt-fĂŒr-Schritt-Anleitung: E-Rechnungen (ZUGFeRD und XRechnung) in Mendato einrichten, Kundeneinstellungen vornehmen und E-Rechnungen erstellen.

Verfasst von Philipp Geimer
Diese Woche aktualisiert

Mendato unterstĂŒtzt die Erstellung von E-Rechnungen in den Formaten ZUGFeRD und XRechnung. Sobald Du die Einstellungen einmalig vorgenommen hast, werden E-Rechnungen bei jeder neuen Rechnung automatisch erzeugt.
​

ZUGFeRD oder XRechnung?

Mendato bietet zwei E-Rechnungsformate an:

  • ZUGFeRD — Eine PDF-Rechnung mit eingebetteter XML-Datei. Das PDF ist wie gewohnt lesbar, die XML-Datei kann maschinell verarbeitet werden. Empfohlen als Standard fĂŒr alle Kunden.

  • XRechnung — Eine reine XML-Datei ohne PDF. Wird von öffentlichen Auftraggebern (Behörden, Kommunen) in Deutschland gefordert.
    ​

Schritt 1: Globale Einstellung festlegen

Lege zunĂ€chst das Standard-E-Rechnungsformat fĂŒr Dein Unternehmen fest. Diese Einstellung gilt fĂŒr alle Kunden, sofern beim Kunden oder Objekt nichts anderes hinterlegt ist.

  1. Öffne die Account-App unter account.mendato.com.

  2. Gehe zu Einstellungen > Dokumente > Rechnungen.

  3. WĂ€hle im Feld E-Rechnung das gewĂŒnschte Format aus (empfohlen: ZUGFeRD).
    ​

  4. Stelle sicher, dass unter Einstellungen > Firmendaten ein offizieller Ansprechpartner mit E-Mail-Adresse hinterlegt ist. Dieser erscheint als Kontaktperson auf der E-Rechnung.
    ​

Schritt 2: Kundeneinstellungen vornehmen

FĂŒr jeden Kunden kannst Du das E-Rechnungsformat individuell festlegen und zusĂ€tzliche Pflichtfelder ausfĂŒllen. Das ist besonders wichtig, wenn einzelne Kunden XRechnung benötigen.

  1. Öffne den Kunden in der Buchhaltung und klicke auf Bearbeiten.

  2. Scrolle zum Abschnitt Rechnungen.

  3. WĂ€hle im Feld E-Rechnung das gewĂŒnschte Format:

    • Leer lassen — Verwendet die globale Einstellung

    • Keine E-Rechnung — Deaktiviert E-Rechnungen fĂŒr diesen Kunden

    • ZUGFeRD oder XRechnung — Überschreibt die globale Einstellung

ZusĂ€tzliche Felder fĂŒr E-Rechnungen

Je nach Kunde können weitere Angaben erforderlich sein. Diese Informationen erhÀltst Du in der Regel vom Kunden selbst:

  • Leitweg-ID — Pflicht bei öffentlichen Auftraggebern in Deutschland. Die Leitweg-ID ist ein eindeutiges Kennzeichen, das die Rechnung an die richtige Behörde weiterleitet.

  • VerkĂ€ufer-Kennung — Eine Kennung (z.B. Kreditoren-Nummer), die Dich bei diesem Kunden als VerkĂ€ufer identifiziert. Erscheint auf der E-Rechnung als Feld BT-29.

  • USt-IdNr. — Die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer des Kunden, falls vorhanden.
    ​

Schritt 3: Objekt-Einstellungen

Falls Du fĂŒr einzelne Objekte eines Kunden ein anderes Format benötigst, kannst Du das auch auf Objektebene einstellen:

  1. Öffne das Objekt und klicke auf Bearbeiten.

  2. Im Abschnitt Rechnungen kannst Du das E-Rechnungsformat festlegen.

Die Einstellung auf Objektebene hat die höchste PrioritĂ€t und ĂŒberschreibt sowohl die Kunden- als auch die globale Einstellung.
​
​

Wie wird das E-Rechnungsformat ermittelt?

Mendato verwendet ein Stufensystem. Beim Erstellen einer Rechnung wird das Format in folgender Reihenfolge ermittelt:

  1. Objekt-Einstellung (falls gesetzt)

  2. Kunden-Einstellung (falls gesetzt)

  3. Globale Einstellung (Unternehmens-Standard)

So kannst Du ZUGFeRD als Standard verwenden und fĂŒr einzelne Kunden oder Objekte XRechnung aktivieren.
​
​

Rechnung erstellen und abschließen

Nachdem die Einstellungen hinterlegt sind, erstellst Du Rechnungen wie gewohnt:

  1. Gehe zu Buchhaltung > Ausstehende Posten und erstelle eine Rechnung aus den offenen Posten.

  2. PrĂŒfe die Rechnung und schließe sie ab.

  3. Mendato erzeugt automatisch die E-Rechnung im passenden Format:

    • ZUGFeRD: Du erhĂ€ltst eine PDF-Datei mit eingebetteter XML-Datei.

    • XRechnung: Du erhĂ€ltst eine XML-Datei. Ein separates PDF wird in diesem Fall nicht erzeugt.
      ​

E-Rechnung versenden

Öffne die abgeschlossene Rechnung und klicke auf Versenden. Mendato hĂ€ngt automatisch die richtige Datei an die E-Mail an — bei ZUGFeRD die PDF mit eingebetteter XML, bei XRechnung die XML-Datei.
​
​

Fehler bei der E-Rechnung

Sollten Pflichtfelder fehlen, erhĂ€ltst Du nach dem Abschließen der Rechnung einen Fehlerbericht, der genau angibt, welche Angaben fehlen. In diesem Fall:

  1. Storniere die Rechnung.

  2. ErgÀnze die fehlenden Pflichtfelder (z.B. in den Firmendaten, Kundendaten oder Objektdaten).

  3. Erstelle die Rechnung erneut.

Eine vollstĂ€ndige Übersicht aller Pflichtfelder findest Du im Artikel Pflichtfelder einer E-Rechnung (ZUGFeRD & XRechnung).
​
​

Zusammenfassung

  • Verwende ZUGFeRD als globalen Standard — es erzeugt eine PDF mit eingebetteter XML und funktioniert fĂŒr die meisten Kunden.

  • Stelle XRechnung nur fĂŒr Kunden ein, die es ausdrĂŒcklich verlangen (in der Regel öffentliche Auftraggeber).

  • Fordere bei XRechnung-Kunden die Leitweg-ID und ggf. die VerkĂ€ufer-Kennung an.

  • PrĂŒfe, dass Deine Firmendaten vollstĂ€ndig sind (Adresse, Steuernummer/USt-IdNr., Bankverbindung, Ansprechpartner).

Verwandte Artikel
Rechnung erstellen
E-Rechnung erstellen: Formate & Einstellungen
🔀 Unterschied zwischen ZUGFeRD und XRechnung in Mendato
Pflichtfelder einer E-Rechnung (ZUGFeRD & XRechnung) in Mendato
Übersicht ĂŒber die BT-Felder in Mendato
Hat dies deine Frage beantwortet?