Unterschied zwischen ZUGFeRD und XRechnung in Mendato
In Mendato stehen zwei eRechnungs-Formate zur Verfügung: ZUGFeRD und XRechnung. Beide sind elektronische Rechnungsformate, die speziell für den digitalen Rechnungsaustausch entwickelt wurden.
1. Was ist ZUGFeRD?
ZUGFeRD (Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland) ist ein hybrides Rechnungsformat:
PDF/A-3 mit eingebetteter XML-Datei
Mensch & Maschine können die Rechnung lesen
Standard für Unternehmen und viele Behörden
Enthält eine integrierte XRechnung
Einfache Speicherung & Weitergabe
Wann sollte ZUGFeRD verwendet werden?
Wenn sowohl ein PDF als auch eine maschinenlesbare XML gewünscht wird
Wenn der Rechnungsempfänger keine XRechnung fordert
Wenn eine einfache Archivierung im Unternehmen benötigt wird
Empfohlene Standard-Einstellung in Mendato!
2. Was ist XRechnung?
Die XRechnung ist eine reine XML-Datei ohne visuelles PDF. Sie entspricht den Anforderungen der europäischen Richtlinie für elektronische Rechnungen.
Rein maschinenlesbares Format
Pflicht für deutsche Bundesbehörden & öffentliche Auftraggeber
Enthält strukturierte Daten zur automatischen Verarbeitung
Muss spezifische Felder wie Leitweg-ID enthalten
Wann sollte XRechnung verwendet werden?
Wenn der Rechnungsempfänger (z. B. öffentliche Stellen) die XRechnung verlangt
Wenn ein Unternehmen nur maschinell verarbeitbare Rechnungen akzeptiert
Wenn eine Rechnung über das Peppol-Netzwerk gesendet wird
⚠️ Wichtiger Hinweis:
Öffentliche Auftraggeber in Deutschland akzeptieren nur XRechnung oder ZUGFeRD mit XML-Anhang.
Vergleich: ZUGFeRD vs. XRechnung
Merkmal | ZUGFeRD – Standard | XRechnung – Pflicht für Behörden |
Format | Reine XML-Datei | |
Für Menschen lesbar? | Ja (PDF) | Nein |
Für Maschinen lesbar? | Ja (XML eingebettet) | Ja (XML) |
Öffentliche Auftraggeber? | Teilweise | Ja, Pflicht! |
Einfache Archivierung? | Ja | Nein |
Empfohlen für Unternehmen? | Ja | Nur wenn vorgeschrieben |
Fazit: Welches Format in Mendato nutzen?
ZUGFeRD als Standard einstellen – kombiniert PDF und XML (eingebettet)
XRechnung nur wählen, wenn der Kunde oder eine Behörde es explizit verlangt
Falls XRechnung nötig ist, USt-IdNr., Verkäufer-Kennung oder Leitweg-ID anfordern
Empfohlene Einstellung in Mendato:
Globale Einstellung: ZUGFeRD (Einstellungen > Dokumente > Rechnungen > eRechnung)
Individuell für Kunden/Objekte: Falls xRechnung gefordert, unter Kunden > Bearbeiten > Rechnungen > eRechnung anpassen
Mit dieser Konfiguration erfüllt Mendato alle gesetzlichen Anforderungen für eRechnungen.