Mit dem Belegscanner musst du Eingangsrechnungen nicht mehr abtippen. Du lädst die Datei hoch, Mendato liest Lieferant, Belegnummer, Daten, Beträge und Steuersätze aus, und du prüfst nur noch, ob alles stimmt. Das funktioniert mit PDFs, Fotos und XML-E-Rechnungen, auch für mehrere Belege auf einmal.
📍 Wo? → Mendato Buchhaltung > Belege > Tab „Belegscanner"
Voraussetzungen und Kontingent
Der Belegscanner ist ab dem Mini-Paket enthalten. Ohne das Paket siehst du den Tab nicht. Jeder Beleg, den die KI analysiert, zählt gegen ein Monatskontingent:
Paket | Belege pro Kalendermonat |
Testphase | 25 |
Mini-Paket | 50 |
Starter-Paket | 100 |
Pro-Paket | 200 |
Pro-Plus-Paket | 400 |
Ist das Kontingent aufgebraucht, meldet der Upload „Das monatliche Kontingent für die automatische Erkennung von Belegen ist aufgebraucht." Du kannst Belege dann weiterhin manuell anlegen. → Beleg hochladen
Damit die KI Steuerzeilen zuordnen kann, brauchst du mindestens eine Ausgabenkategorie in den Einstellungen der Buchhaltung.
Belege hochladen
Öffne Buchhaltung > Belege und wechsle in den Tab Belegscanner.
Klicke oben rechts auf Belege hochladen und wähle eine oder mehrere Dateien aus. Erlaubt sind PDF, JPEG, PNG und XML-E-Rechnungen (ZUGFeRD/XRechnung im Format EN 16931).
Mendato bestätigt mit „Belege hochgeladen, die Analyse läuft". Jeder Beleg erscheint in der Liste mit dem Status Wird hochgeladen, dann Wird analysiert und schließlich Zu prüfen. Die Liste aktualisiert sich dabei von selbst.
Grenzen pro Datei: 18 MB (E-Rechnung 8 MB), Bilder bis 80 Megapixel, Dokumente bis 100 Seiten. Bei E-Rechnungen liest Mendato die Werte direkt aus dem XML, hier braucht es keine KI-Erkennung.
💡 Tipp: Du musst nicht warten. Lade morgens den ganzen Stapel hoch und prüfe die Belege, wenn du Zeit hast. Der Tab Belegscanner zeigt dir als Zähler, wie viele Belege auf deine Prüfung warten.
Was Mendato erkennt
Kopfdaten: Belegtyp (Ausgabe oder Gutschrift), Belegnummer, Belegdatum, Fälligkeitsdatum und Leistungsdatum oder Leistungszeitraum.
Lieferant: Name und IBAN. Ist der Lieferant schon angelegt, wird er vorgeschlagen; sonst legst du ihn direkt aus dem Feld an.
Beträge: Netto, Steuer und Brutto je Steuersatz, dazu die USt-Regelung und ein Vorschlag für die Ausgabenkategorie.
Positionen der Rechnung mit Menge, Einheit und Einzelpreis, zur Kontrolle in der Vorschau.
Skonto-Bedingungen und Rundungsdifferenzen.
Wiederholung: Erkennt Mendato eine monatliche, vierteljährliche oder jährliche Rechnung, wird der Beleg als wiederkehrend vorgeschlagen. → Wiederkehrende Belege
Belege prüfen
Die Liste im Tab Belegscanner zeigt zu jedem Beleg Belegnummer, Dateityp, Lieferant, Typ, Belegdatum, Fälligkeit, Upload-Zeitpunkt und Betrag. Die Spalte Hinweise sagt dir schon vor dem Öffnen, was zu tun ist:
Fehlt: Pflichtfelder, die die KI nicht gefunden hat, etwa Belegnummer oder Belegdatum.
Empfohlen: Lieferant oder Ausgabenkategorie fehlen noch.
Prüfen: Steuersatz, USt-Regelung oder Steuer bei § 13b solltest du kontrollieren.
Unsicher erkannte Werte: Anzahl der Felder, bei denen sich die KI nicht sicher war.
Klicke auf eine Zeile, um die Prüfansicht zu öffnen. Links siehst du das Dokument, rechts die Karten Details und Kategorien & Steuersätze mit den erkannten Werten. Die Felder sind nach Erkennungssicherheit eingefärbt: grün für sicher erkannte Werte, gelb und orange für unsichere, rot für fehlende Pflichtangaben. Korrigiere, was nicht stimmt, genau wie beim manuellen Beleg.
Praktisch beim Prüfen:
Im Feld Lieferant steht der erkannte Name als Suchbegriff. Gibt es den Lieferanten noch nicht, wählst du „… erstellen" und legst ihn an, ohne die Seite zu verlassen. Ein erkanntes IBAN-Konto und Skonto-Bedingungen zeigt Mendato als Hinweis am Feld.
Hat die KI nur den Bruttobetrag gefunden, wählst du den Steuersatz nach, der Rest wird berechnet. Über Aufteilen teilst du eine Steuerzeile auf mehrere Kategorien oder Steuersätze auf.
Bei Kleinbetragsrechnungen bis zur in deinen Einstellungen hinterlegten Grenze ist die Belegnummer optional.
Bestätigen oder verwerfen
Bestätigen: Der Beleg wechselt in den Status Offen und landet mit der Datei in deiner normalen Belegliste. Fehlen noch Pflichtfelder, springt Mendato zum ersten fehlenden Feld. Objekt und Auftrag ordnest du bei Bedarf danach in der Belegansicht zu.
Verwerfen: Beleg, Steuerzeilen und die hochgeladene Datei werden gelöscht, zum Beispiel bei Dubletten oder Dokumenten, die gar kein Beleg sind. Das geht in der Prüfansicht und über das Aktionsmenü der Liste.
Verlässt du die Prüfansicht mit ungespeicherten Änderungen, fragt Mendato, ob du den Beleg bestätigen oder die Änderungen verwerfen möchtest.
Wenn die Erkennung fehlschlägt
Belege mit dem Status Analysefehler zeigen in der Prüfansicht den Grund, etwa „Das Dokument ist kein Beleg", „Dieses Dateiformat wird nicht unterstützt" oder eine überschrittene Dateigröße. Du kannst die Werte dann manuell eintragen und bestätigen oder den Beleg verwerfen. Hochladen und Prüfung sind dieselben wie bei erkannten Belegen, nur ohne Vorbelegung.