Miete, Leasingraten, Versicherungen, Software-Abos: Viele Belege kommen jeden Monat mit demselben Betrag. Statt sie jedes Mal neu anzulegen, markierst du den ersten Beleg als wiederkehrend. Mendato erstellt die Folgebelege dann automatisch, mit Beträgen, Steuersätzen, Lieferant und Objekt des Vorlagebelegs, und hängt den Vertrag oder Dauerbeleg als Datei an. Du musst die Belege nur noch bezahlen.
📍 Wo? → Mendato Buchhaltung > Belege > Beleg öffnen > Bearbeiten > Zeile „Wiederkehrend"
Wiederholung einrichten
Lege den ersten Beleg der Serie wie gewohnt an oder lade ihn über den Belegscanner hoch. Das Belegdatum ist der Startpunkt der Serie, die Belegnummer ist bei wiederkehrenden Belegen Pflicht, auch bei Kleinbeträgen.
Öffne den Beleg, klicke auf Bearbeiten und wähle in der Zeile Wiederkehrend das Intervall: Monatlich, Vierteljährlich oder Jährlich.
Trage daneben bei bis optional ein Enddatum ein, etwa das Vertragsende. Leer bedeutet Unbefristet. Das Enddatum muss mindestens beim nächsten Folgebeleg liegen und darf nicht vor dem Leistungszeitraum liegen.
In der Zeile Dauerbeleg steht die Datei, die Mendato an jeden Folgebeleg anhängt, zum Beispiel der Mietvertrag oder die Dauerrechnung. Mendato wählt die erste Datei des Belegs vor; du kannst eine andere wählen oder das Feld leeren.
Klicke auf Speichern.
Liegt das Belegdatum schon mindestens ein Intervall zurück, fragt Mendato: „Vergangene Belege nachträglich erstellen?" Mit Ja, nachträglich erstellen legt Mendato die Belege von damals bis heute im Hintergrund an, mit Nein, erst ab jetzt beginnt die Serie beim nächsten Termin. Rückwirkend möglich sind höchstens 24 Monate.
💡 Tipp: Der Belegscanner erkennt wiederkehrende Rechnungen oft selbst und füllt Intervall und Enddatum vor. Du setzt die Wiederholung dann direkt beim Bestätigen des Belegs. → Belegscanner: Belege hochladen und per KI erkennen lassen
Was Mendato automatisch anlegt
Sobald das nächste Belegdatum erreicht ist, erstellt Mendato den Folgebeleg aus dem Vorlagebeleg:
Feld | Im Folgebeleg |
Belegdatum | Belegdatum des Vorlagebelegs plus Intervall, also zum Beispiel immer der 1. des Monats |
Belegnummer | Nummer des Vorlagebelegs mit Jahr und Monat, etwa „RE-4711-2026-11" |
Fälligkeit und Leistungszeitraum | Um dasselbe Intervall verschoben, der Abstand zum Belegdatum bleibt gleich |
Beträge, Steuersätze, Kategorien, Rundung | Unverändert übernommen |
Lieferant, Objekt, Auftrag | Unverändert übernommen |
Datei | Der hinterlegte Dauerbeleg, sonst keine Datei |
Status | Offen, bis du die Zahlung erfasst oder per Bank zuordnest |
Folgebelege sind eigenständige Belege. Du kannst sie bearbeiten, bezahlen und exportieren wie jeden anderen Beleg. Nach dem Enddatum endet die Serie von selbst.
Wiederkehrende Belege in der Liste finden
In der Belegliste trägt der Vorlagebeleg neben dem Dateityp ein Wiederholungs-Symbol. Der Tooltip zeigt das Intervall, etwa „Wiederkehrend: Monatlich".
Mit dem Filter Wiederkehrend über der Liste siehst du nur die Vorlagebelege, praktisch für den Überblick über alle laufenden Verträge.
In der Belegansicht steht in der Zeile Wiederkehrend die Zusammenfassung, zum Beispiel „Monatlich bis 31.12.2026" oder „Jährlich, unbefristet", darunter der Dauerbeleg.
Serie ändern, beenden oder löschen
Ändern: Über Bearbeiten passt du Intervall, Enddatum und Dauerbeleg jederzeit an. Änderst du das Intervall oder das Belegdatum, berechnet Mendato den nächsten Termin neu. Bereits erstellte Folgebelege bleiben, wie sie sind.
Beenden: Trage ein Enddatum ein oder leere das Intervall. Danach entstehen keine weiteren Belege.
Vorlagebeleg löschen: Mendato fragt mit „Wiederkehrenden Beleg wirklich löschen?" noch einmal nach, weil die Wiederholung dabei unwiderruflich verloren geht. Die bereits erstellten Folgebelege bleiben erhalten.
Eine Datei, die als Dauerbeleg hinterlegt ist, lässt sich nicht löschen. Wähle zuerst eine andere Datei oder leere das Feld.
⚠️ Ändert sich der Betrag, etwa bei einer Mieterhöhung, passe den Vorlagebeleg an. Nur er bestimmt, was in künftigen Folgebelegen steht.