Damit eine E-Rechnung den gesetzlichen Anforderungen entspricht, müssen bestimmte Pflichtangaben enthalten sein. Diese gelten sowohl für ZUGFeRD als auch für XRechnung. Eine Anleitung zur Einrichtung findest Du im Artikel E-Rechnungen einrichten und erstellen.
Allgemeine Pflichtfelder für alle E-Rechnungen
In Mendato werden diese Pflichtfelder bereits durch die vollständige Erstellung von Kunden, Aufträgen, Firmendaten und den globalen Rechnungseinstellungen entnommen.
In den meisten Fällen ist es nur noch notwendig, je Kunde > Bearbeiten die Leitweg-ID, Verkäufer-Kennung, USt-IdNr. und das E-Rechnungsformat auszuwählen.
Sollten Pflichtfelder nicht erfüllt sein, gibt ein Fehlerbericht genau an, welche Felder fehlen. Solltest Du einen Fehlerbericht erhalten, storniere die Rechnung und trage alle Pflichtfelder nach. Im Anschluss wird die Rechnung erneut erstellt.
Diese Pflichtfelder werden durch Mendato erfüllt:
Pflichtfeld | Beschreibung |
Rechnungsaussteller (Lieferant) | Vollständiger Name & Adresse des Unternehmens |
Rechnungsempfänger (Kunde) | Name & vollständige Adresse des Empfängers |
Rechnungsnummer | Eindeutige Nummer zur Identifikation der Rechnung |
Rechnungsdatum | Ausstellungsdatum der Rechnung |
Leistungszeitraum | Zeitraum, in dem die Leistung erbracht wurde |
Steuernummer / USt-IdNr. | Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer des Lieferanten |
Bankverbindung | IBAN & BIC des Zahlungsempfängers |
Zahlungsbedingungen | Fälligkeit & Skonto-Regelungen |
Rechnungsbetrag | Gesamtsumme der Rechnung |
Steuerbetrag & Steuersatz | Mehrwertsteuer (USt.) & Netto-/Bruttobeträge |
Leistungsbeschreibung | Detaillierte Beschreibung der erbrachten Leistung(en) |
Menge & Einheit | Anzahl der Leistungen oder Artikel (z.B. Stunden, Stück) |
Preis pro Einheit | Einzelpreis je Einheit oder Artikel |
Gesamtbetrag je Position | Einzelbetrag pro Rechnungsposition vor Steuer |
Währung | In der Regel EUR (Euro) |
E-Rechnungsformat | ZUGFeRD oder XRechnung in maschinenlesbarer Form (XML) |
Pflichtfelder speziell für XRechnung (öffentliche Auftraggeber)
Bei XRechnungen für Behörden oder öffentliche Auftraggeber müssen zusätzlich folgende spezielle Angaben enthalten sein:
Zusätzliche Pflichtfelder | Beschreibung |
Leitweg-ID (BG-6) | Pflicht für öffentliche Auftraggeber in Deutschland (eindeutige Empfängerkennung) |
Kundennummer / Bestellnummer | Kann zusätzlich über den Einleitungstext hinterlegt werden. |
Lieferantenkennung | Falls vom Rechnungsempfänger gefordert |
E-Mail-Adresse für Rückfragen | Pflicht für Rechnungssteller (offizieller Ansprechpartner) |
Diese Felder bekommst Du vom Kunden oder der Behörde.
Zusammenfassung
ZUGFeRD als Standard — PDF + XML, für Unternehmen empfohlen
XRechnung für Behörden — Nur maschinenlesbare XML
Pflichtfelder ausfüllen, um Ablehnungen zu vermeiden
Leitweg-ID & zusätzliche Angaben nur für öffentliche Auftraggeber erforderlich
Empfohlene Vorgehensweise in Mendato:
Globale Standard-Einstellung: ZUGFeRD (Einstellungen > Dokumente > Rechnungen > E-Rechnung)
Falls XRechnung nötig: Beim Kunden oder Objekt hinterlegen (inkl. Leitweg-ID & USt-IdNr.)