Um sicherzustellen, dass eure Reinigungskräfte Mendato Operations effektiv nutzen können, ist eine persönliche Einweisung ideal. Alternativ stellen wir Videos zur Einrichtung in verschiedenen Sprachen, um auch Mitarbeitern die kein gutes deutsch sprechen den Einstieg zu erleichtern.
Hier sind die wichtigsten Punkte, die bei der Schulung vor Ort abgedeckt werden sollten.
Vorbereitung für den Einweisungstermin
Zugangsdaten vorbereiten:
Stelle sicher, dass jeder Mitarbeiter seine Logindaten (Telefonnummer oder E-Mail und Passwort) von dir erhalten hat.
Überprüfe, ob das Passwort korrekt ist, um Login-Probleme zu vermeiden.
Smartphone und App-Voraussetzungen:
Bitte die Mitarbeiter, ihr eigenes Smartphone mitzubringen.
Falls nötig, gib Hinweise, wie man die Mendato Operations App im App Store (iOS) oder Google Play Store (Android) findet und installiert (dazu gibt es weiter unten eine Anleitung in verschiedenen Sprachen)
Erklärung der Anforderungen:
Kläre die Mitarbeiter darüber auf, dass die App Standorterfassung und Push-Benachrichtigungen benötigt. Dies ist notwendig, um Start und Ende des Einsatzes genau zu erfassen.
Persönliche Einweisungsschritte
Login:
Zeige der Reinigungskraft, wie sie sich mit ihrer Telefonnummer oder E-Mail-Adresse und dem Passwort anmeldet.
Überprüfe, dass die Zugangsdaten korrekt eingegeben sind und die Anmeldung reibungslos funktioniert.
Einsatz starten:
Demonstriere, wie ein Einsatz in der App gestartet wird. Zeige, wie der Mitarbeiter den Start und Stop der Arbeitszeit erfasst.
Erkläre die Anfahrt-Option, die es ermöglicht, den Weg zur Einsatzstelle als separate Zeiterfassung festzuhalten.
Pause einlegen und fortsetzen:
Zeige, wie eine Pause in der App registriert und danach die Arbeit wieder aufgenommen wird.
Erläutere, dass Pausenzeiten automatisch in den Zeiterfassungen dokumentiert werden und für die Abrechnung wichtig sind.
Bilder und Kommentare hinzufügen:
Zeige, wie Bilder oder Kommentare direkt in der App zu einem Einsatz hinzugefügt werden können.
Dies ist nützlich, um besondere Situationen oder spezifische Anforderungen direkt vor Ort festzuhalten.
Leistungsbelege unterschreiben:
Erkläre, wie die Reinigungskraft Leistungsbelege digital unterschreiben kann, um den Abschluss eines Einsatzes zu bestätigen.
Dies ist oft erforderlich, um sicherzustellen, dass alle geplanten Arbeiten korrekt und vollständig ausgeführt wurden.
Einsatz stoppen:
Zeige, wie der Einsatz nach Abschluss der Arbeit gestoppt wird. Dies beendet die Zeiterfassung für diesen Auftrag.
Erläutere, dass der Standort dabei erneut erfasst wird, um das Ende des Einsatzes zu dokumentieren.
Abwesenheit einreichen:
Wechsle in den Bereich der App, in dem Abwesenheiten wie Krankheit oder Urlaub eingereicht werden können.
Zeige, wie eine Abwesenheit beantragt und die Statusänderungen eingesehen werden können (ausstehend, genehmigt).
Stundenzettel einsehen:
Erkläre, wie die Reinigungskraft ihren persönlichen Stundenzettel einsehen kann, um eine Übersicht über alle gearbeiteten Stunden zu erhalten.
Der Stundenzettel hilft den Mitarbeitern, ihre Arbeitszeiten zu überprüfen und Transparenz über die erfassten Stunden zu erhalten.
Nachbereitung und Dokumentation der Einweisung
Bestätigung der Einweisung:
Dokumentiere den Einweisungstermin und lasse den Mitarbeiter schriftlich bestätigen, dass er die Funktionen verstanden hat und anwenden kann.
Diese Bestätigung ist für interne Zwecke und bei Überprüfungen durch Behörden nützlich.
Hinweise für Rückfragen:
Teile den Mitarbeitern mit, an wen sie sich bei Fragen oder Problemen mit der App wenden können.
Biete an, dass Mitarbeiter jederzeit Rückfragen stellen können und ggf. eine Nachschulung erfolgt.
Zusätzliche Ressourcen
Wir haben die Anleitung in verschiedenen Sprachen erstellt, damit ihr flexibel bleibt, falls einige Mitarbeiter kein Deutsch sprechen. Hier sind die Links zu den Videos:
Deutsch: YouTube-Link zum deutschen Video
Türkisch YouTube-Link zum türkischen Video
Englisch YouTube-Link zum englischen Video
Russisch YouTube-Link zum russischen Video
Polnisch YouTube-Link zum polnischen Video
Arabisch YouTube-Link zum arabischen Video
Fazit
Durch diese persönliche Einführung wird sichergestellt, dass die Reinigungskraft mit allen wichtigen Funktionen von Mendato Operations vertraut ist und die App effizient nutzen kann. Die praktische Schulung und die Dokumentation des Einweisungstermins stärken nicht nur das Verständnis, sondern sorgen auch für Sicherheit bei der Nutzung der digitalen Zeiterfassung.