Mit Mendato lassen sich Arbeitszeiten rechtssicher, transparent und passgenau erfassen. Je nach Mitarbeitertyp und Arbeitsmodell kann aus sechs flexiblen Varianten gewählt werden.

Für alle Varianten müssen die Mitarbeiter in Mendato eingetragen sein.

Was passiert bei der Zeiterfassung?

Wenn eine Zeiterfassung in Mendato erstellt wird, werden die erfassten Zeiten dem Mitarbeiter zugeteilt, sowie nach Rahmentarifvertrag für die Lohnbuchhaltung vorbereitet.

Welche Methode ist die richtige?

Methode	Für wen geeignet?	Vorteile
Manuelle Zeiterfassung	Objektleiter, spontane Einsätze, freie Kräfte	Flexibel, keine Planung nötig
App-Zeiterfassung	Mobile Reinigungskräfte, mit geplanter Tour	Rechtssicher, Standortnachweis, automatisiert
Manuelle Nachtragung	Verwaltung, Nachtrag von Zeiten	Schnell nachträglich eintragbar
Planzeiten übernehmen	Aushilfen, Teilzeit ohne App	Sehr schnell, ohne App
Stunden-Import	Firmen mit Excel-Stundenzetteln	Schnell, effizient, keine App nötig
Stundenzettel per Foto (KI) BETA	Firmen mit Papier-Stundenzetteln	Foto aufnehmen reicht — KI erkennt Zeiten automatisch

1. Manuelle Zeiterfassung (ohne Planung)

Die manuelle Zeiterfassung (ohne Planung) ist perfekt für spontane Tätigkeiten oder Mitarbeiter ohne fest geplante Einsätze, z.B. Springer, Sonderreiniger oder Regiearbeiten.

Die Zeiterfassung wird ohne Zuteilung von Einsätzen, Aufträge oder einem Objekt durchgeführt.

Damit die flexible Zeiterfassung (ohne Planung) genutzt werden kann, müssen in Stammdaten > Mitarbeiter, die Mitarbeiter hinterlegt, sowie mit Benutzerzugängen für Mendato Operations ausgestattet sein.

Zeiterfassung direkt in der App ohne geplanten Einsatz
Objekt und Tätigkeit kann flexibel gewählt werden
Ideal für Objektleitungen, Hausmeister oder interne Tätigkeiten
Muss über die Benutzerrolle freigegeben sein (Schalter: Manuelle Zeiterfassung)

2. Zeiterfassung per Mendato Operations (App)

Die Zeiterfassung per Mendato Operations ist perfekt für regelmäßige Reinigungen, in festen Objekten, mit festen Zeiten und festen Mitarbeitern.

Damit die Zeiterfassung per Mendato Operations reibungsfrei durchgeführt werden kann, ist eine vollständige Einsatzplanung des Mitarbeiters notwendig. Dadurch wird jede Zeiterfassung dem geplanten Objekt, Auftrag und Einsatz zugewiesen, womit eine transparente und vollständige Zeiterfassung mit Anfahrt, Start und Ende des Einsatz, sowie Pausenzeiten vorliegen.

Sollte ein Einsatz nicht im System sein, hat der Mitarbeiter ebenfalls die Möglichkeit die flexible Zeiterfassung zu starten.

Die Einsätze werden über die App gestartet, gestoppt oder pausiert
Standorterfassung sorgt für rechtssichere Nachweise
Zeitdaten fließen automatisch in die Lohnvorbereitung und Abrechnung
Ideal für Reinigungskräfte, Hausmeister oder Sicherheitsdienste

3. Manuelle Nachtragung (einzeln)

Die manuelle Zeiterfassung ist hervorragend für interne Erfassungen oder nachträgliche Korrekturen. Tatsächliche geleistete Stunden + Pausen können über Stammdaten > Mitarbeiter > Zeiterfassungen > Zeiterfassung erstellen > einzeln, auf die Minute genau nachtragen werden.

Zeiten können direkt im Admin-Bereich unter Personal → Zeiterfassungen nachgetragen werden
Verwendung bei falschen Zeiterfassungen, fehlenden App-Zugängen oder einfachen Korrekturen

4. Zeiterfassung nach Planzeiten (mehrere)

Die schnellste Lösung für reine Lohnabrechnung ohne App-Nutzung ist die Erstellung der Zeiterfassungen auf Basis der Planzeiten. Die geplanten Zeiten über Schichten und Einsätze, werden 1:1 übernommen und dem Mitarbeiter als tatsächlich geleistete Arbeitszeit für die Lohnabrechnung hinterlegt.

Übernahme geplanter Arbeitszeiten aus Dienstplan oder Einsätzen
Auf Knopfdruck rechtssichere Arbeitszeiterfassung
Besonders geeignet für geringfügig Beschäftigte oder Teilzeitkräfte
Voraussetzung: Planzeiten (Uhrzeiten) sind eingetragen

5. Zeiterfassung per Stundenzettel-Import

Für Unternehmen mit vorhandenen Excel-Stundenzetteln oder externen Systemen können mit dem Stundenzettel-Importer eigene Exceltabellen ganz einfach in Mendato übertragen werden, um eine gesetzeskonforme Zeiterfassung nach Rahmentarifvertrag abzubilden, sowie für die Lohnbuchhaltung vorzubereiten.

Import vorhandener Zeiten über den Stunden-Importer
Nur Personalnummern und Zeiten nötig
Kein Plan oder Einsatz erforderlich
Ideal bei zentral erfassten Zeiten durch Vorarbeiter oder Objektleiter

Details: Stundenzettel-Importer in Mendato.

6. Stundenzettel per Foto (KI-Erkennung) — BETA

Für Unternehmen, bei denen Mitarbeiter weiterhin Papier-Stundenzettel ausfüllen, gibt es die KI-gestützte Foto-Erkennung. Der Stundenzettel wird einfach abfotografiert oder hochgeladen — Mendato erkennt Datum, Anfahrt, Start, Ende, Pause sowie den Mitarbeiter (Personalnummer + Name) automatisch.

Du prüfst die erkannten Einträge in einer Tabelle, korrigierst bei Bedarf einzelne Felder und bestätigst sie. Aus jedem bestätigten Eintrag entsteht eine Zeiterfassung in Mendato.