📖 Leitfaden: Nutzung des Stundenzettel-Importers in Mendato
Der Stundenzettel-Importer ermöglicht eine effiziente und rechtskonforme Zeiterfassung, ohne dass eine vorherige Auftragsplanung erforderlich ist. Arbeitszeiten können direkt aus bestehenden Stundenzetteln übernommen und in Mendato gespeichert werden.
1️⃣ Voraussetzungen für den Import
In Mendato müssen alle Mitarbeiter mit Personalnummer enthalten sein, sodass per Stundenzettel-Importer über die Pflichtfelder alles wichtige in die Zeiterfassung von Mendato überträgt.
🔹 Mitarbeiter + Personalnummer müssen im System hinterlegt sein
Ohne Personalnummer kann die Zeiterfassung nicht zugeordnet werden.
Die Personalnummern müssen exakt mit denen in Mendato Aufträge > Stammdaten > Mitarbeiter übereinstimmen.
🔹 Pflichtfelder (Gelb) müssen ausgefüllt sein
Personalnummer → Eindeutige ID des Mitarbeiters
Datum → Tag der erfassten Arbeitszeit
Start & Ende → Beginn & Ende der Arbeitszeit
Zeiterfassung bestätigt?
„ja“ → Zeiterfassung wird direkt übernommen und kann nicht mehr geändert werden.
„nein“ → Die Zeiten können in Mendato nachträglich geprüft und bearbeitet werden.
Empfohlen: Zeiten zunächst mit „nein“ importieren, um Korrekturen vornehmen zu können.
🔹 Optionale Felder (Grün) für detailliertere Erfassung
Auftragsnummer → Nicht erforderlich, aber hilfreich für eine bessere Zuordnung.
Anfahrt Start → Falls Anfahrtszeiten erfasst werden sollen.
Pause (Minuten) → Falls Pausenzeiten erfasst werden sollen.
2️⃣ Importprozess in Mendato
1️⃣ Datei mit Stundenzetteldaten vorbereiten
Werte aus einem bestehenden Stundenzettel übertragen.
Sicherstellen, dass alle Pflichtfelder (gelb) ausgefüllt sind.
Falls notwendig: Auftragsnummer, Anfahrtszeiten und Pausen ergänzen.
2️⃣ Import starten über den Standardweg
Einstellungen > Import > Neuer Import öffnen.
Die vorbereitete Datei (Excel oder CSV) auswählen.
3️⃣ Spaltenzuordnung überprüfen
Das System erkennt die Spalten automatisch, falls die Bezeichnungen übereinstimmen.
Falls notwendig, manuelle Korrekturen vornehmen.
4️⃣ Importvorschau prüfen & bestätigen
Fehlerhafte Zeilen werden markiert → Falls „Zeiterfassung bestätigt?“ auf „nein“ steht, können Zeiten nachträglich angepasst werden.
Nach erfolgreicher Prüfung den Import bestätigen.
3️⃣ Nachbearbeitung & Bestätigung in Mendato
🔹 Importierte Zeiterfassungen finden:
Alle importierten Zeiterfassungen sind unter
Mendato Aufträge > Personal > Zeiterfassungen sichtbar.Zeiten eines bestimmten Mitarbeiters bearbeiten oder bestätigen:
Mendato Aufträge > Stammdaten > Mitarbeiter > Mitarbeiter öffnen > Zeiterfassungen
🔹 Wichtiger Schritt: Zeiterfassung bestätigen
Nur bestätigte Zeiterfassungen fließen in den Export für die vorbereitende Lohnbuchhaltung ein.
Falls eine Zeiterfassung nicht bestätigt ist, kann sie noch bearbeitet werden.
Empfehlung: Zeiterfassungen zunächst auf „nein“ setzen, um nachträgliche Korrekturen in Mendato vorzunehmen.
Falls eine Zeiterfassung bereits auf „ja“ gesetzt wurde, muss sie komplett gelöscht und neu erstellt werden, wenn eine Korrektur nötig ist.
🚀 Fazit: Warum den Stundenzettel-Importer nutzen?
✅ Keine Auftragsplanung nötig – Zeiten können unabhängig von Einsätzen importiert werden.
✅ Schnelle & einfache Zeiterfassung – Ideal für Unternehmen mit vielen Mitarbeitern.
✅ Bessere Kontrolle – Nachträgliche Bearbeitung vor der Bestätigung möglich.
✅ Rechtskonforme Dokumentation – Entspricht den gesetzlichen Anforderungen zur Arbeitszeiterfassung.
✅ Effiziente Lohnbuchhaltung – Erst bestätigte Zeiten fließen in den Export für die vorbereitende Lohnabrechnung ein.
✅ Flexibilität durch „Zeiterfassung bestätigt?“ – Korrekturen sind möglich, bevor die Daten final gespeichert werden.
👉 Empfehlung: Immer zunächst mit „nein“ importieren, um Änderungen in Mendato zu ermöglichen. 🚀