Leitfaden: Nutzung des Stundenzettel-Importers in Mendato
Der Stundenzettel-Importer ermöglicht eine effiziente und rechtskonforme Zeiterfassung, ohne dass eine vorherige Auftragsplanung erforderlich ist. Arbeitszeiten können direkt aus bestehenden Stundenzetteln ĂŒbernommen und in Mendato gespeichert werden.
1. Voraussetzungen fĂŒr den Import
In Mendato mĂŒssen alle Mitarbeiter mit Personalnummer enthalten sein, sodass per Stundenzettel-Importer ĂŒber die Pflichtfelder alles wichtige in die Zeiterfassung von Mendato ĂŒbertrĂ€gt.
Mitarbeiter + Personalnummer mĂŒssen im System hinterlegt sein
Ohne Personalnummer kann die Zeiterfassung nicht zugeordnet werden.
Die Personalnummern mĂŒssen exakt mit denen in Mendato AuftrĂ€ge > Stammdaten > Mitarbeiter ĂŒbereinstimmen.
Pflichtfelder (Gelb) mĂŒssen ausgefĂŒllt sein
Personalnummer â Eindeutige ID des Mitarbeiters
Datum â Tag der erfassten Arbeitszeit
Start & Ende â Beginn & Ende der Arbeitszeit
Zeiterfassung bestÀtigt?
âja" â Zeiterfassung wird direkt ĂŒbernommen und kann nicht mehr geĂ€ndert werden.
ânein" â Die Zeiten können in Mendato nachtrĂ€glich geprĂŒft und bearbeitet werden.
Empfohlen: Zeiten zunĂ€chst mit ânein" importieren, um Korrekturen vornehmen zu können.
Optionale Felder (GrĂŒn) fĂŒr detailliertere Erfassung
Auftragsnummer â Nicht erforderlich, aber hilfreich fĂŒr eine bessere Zuordnung.
Anfahrt Start â Falls Anfahrtszeiten erfasst werden sollen.
Pause (Minuten) â Falls Pausenzeiten erfasst werden sollen.
2. Importprozess in Mendato
Datei mit Stundenzetteldaten vorbereiten
Werte aus einem bestehenden Stundenzettel ĂŒbertragen. Sicherstellen, dass alle Pflichtfelder (gelb) ausgefĂŒllt sind. Falls notwendig: Auftragsnummer, Anfahrtszeiten und Pausen ergĂ€nzen.Import starten ĂŒber den Standardweg
âEinstellungen > Import > Neuer Import öffnen. Die vorbereitete Datei (Excel oder CSV) auswĂ€hlen.Spaltenzuordnung ĂŒberprĂŒfen
Das System erkennt die Spalten automatisch, falls die Bezeichnungen ĂŒbereinstimmen. Falls notwendig, manuelle Korrekturen vornehmen.Importvorschau prĂŒfen & bestĂ€tigen
âFehlerhafte Zeilen werden markiert â Falls âZeiterfassung bestĂ€tigt?" auf ânein" steht, können Zeiten nachtrĂ€glich angepasst werden. Nach erfolgreicher PrĂŒfung den Import bestĂ€tigen.
3. Nachbearbeitung & BestÀtigung in Mendato
Importierte Zeiterfassungen finden:
Alle importierten Zeiterfassungen sind unter
âMendato AuftrĂ€ge > Personal > Zeiterfassungen sichtbar.Zeiten eines bestimmten Mitarbeiters bearbeiten oder bestĂ€tigen:
âMendato AuftrĂ€ge > Stammdaten > Mitarbeiter > Mitarbeiter öffnen > Zeiterfassungen
Wichtiger Schritt: Zeiterfassung bestÀtigen
Nur bestĂ€tigte Zeiterfassungen flieĂen in den Export fĂŒr die vorbereitende Lohnbuchhaltung ein.
Falls eine Zeiterfassung nicht bestÀtigt ist, kann sie noch bearbeitet werden.
Empfehlung: Zeiterfassungen zunĂ€chst auf ânein" setzen, um nachtrĂ€gliche Korrekturen in Mendato vorzunehmen.
Falls eine Zeiterfassung bereits auf âja" gesetzt wurde, muss sie komplett gelöscht und neu erstellt werden, wenn eine Korrektur nötig ist.
Fazit: Warum den Stundenzettel-Importer nutzen?
Keine Auftragsplanung nötig â Zeiten können unabhĂ€ngig von EinsĂ€tzen importiert werden.
Schnelle & einfache Zeiterfassung â Ideal fĂŒr Unternehmen mit vielen Mitarbeitern.
Bessere Kontrolle â NachtrĂ€gliche Bearbeitung vor der BestĂ€tigung möglich.
Rechtskonforme Dokumentation â Entspricht den gesetzlichen Anforderungen zur Arbeitszeiterfassung.
Effiziente Lohnbuchhaltung â Erst bestĂ€tigte Zeiten flieĂen in den Export fĂŒr die vorbereitende Lohnabrechnung ein.
FlexibilitĂ€t durch âZeiterfassung bestĂ€tigt?" â Korrekturen sind möglich, bevor die Daten final gespeichert werden.
Empfehlung: Immer zunĂ€chst mit ânein" importieren, um Ănderungen in Mendato zu ermöglichen.