Um sicherzustellen, dass alle Zeiterfassungen vollständig kontrolliert und bestätigt wurden, bevor sie in den Export zur Lohnbuchhaltung gehen, empfiehlt sich ein systematischer Prüfprozess in Mendato. Dieser Prozess stellt sicher, dass keine unbestätigten oder fehlerhaften Zeiterfassungen in den Export gelangen.
Kurz & präzise:
1️⃣ Filtere nach unbestätigten Zeiten in der Zeiterfassungsliste.
2️⃣ Zusätzliche Kontrolle im Stundenzettel (Arbeitstage) bei jedem Mitarbeiter.
1. Nutzung des Filters in der Zeiterfassungsliste
Gehe zu Personal > Zeiterfassungen.
Filtere nach „Unbestätigt“:
Verwende den Filter, um nur die unbestätigten Zeiterfassungen anzuzeigen.
Diese Liste zeigt dir alle Zeiten, die noch überprüft und bestätigt werden müssen.
Zeiten bestätigen:
Überprüfe jede unbestätigte Zeiterfassung. Wenn die Zeit korrekt ist, bestätige sie. Andernfalls bearbeite und korrigiere sie vor der Bestätigung.
Tipp: Achte darauf, diesen Filter für alle relevanten Zeiträume anzuwenden (zum Beispiel für den gesamten abzurechnenden Monat), um sicherzugehen, dass keine unbestätigten Zeiteinträge übersehen werden.
2. Zusätzliche Kontrolle im Stundenzettel (Arbeitstage) für jeden Mitarbeiter
Öffne das Profil jedes Mitarbeiters:
Gehe zu Stammdaten > Mitarbeiter und öffne nacheinander die Mitarbeiterprofile.
Navigiere zu „Arbeitstage“:
Im Reiter „Arbeitstage“ findest du eine vollständige Übersicht aller Arbeitszeiten und Abwesenheiten.
Achte auf gelbe Warndreiecke:
Gelbe Warndreiecke am Rand zeigen an, dass an diesem Tag nicht alle Zeiten bestätigt wurden.
Kontrolliere die Details:
Öffne Tage mit einem Warndreieck und überprüfe die Einträge. Bestätige die Zeiten, sobald sie als korrekt geprüft wurden.
Zusammenfassung der Prüfungsschritte
Filtere nach unbestätigten Zeiten in der Zeiterfassungsliste.
Zusätzliche Kontrolle im Stundenzettel (Arbeitstage) bei jedem Mitarbeiter.
Dieser Prozess stellt sicher, dass alle relevanten Zeiterfassungen in Mendato korrekt bestätigt wurden, bevor sie in den Export zur Lohnbuchhaltung gelangen. So minimierst du das Risiko von Fehlern und stellst sicher, dass alle Daten gesetzeskonform und vollständig sind.