In Mendato findet man die Zeiterfassung unter Personal > Zeiterfassungen. Dort gibt es zwei Listen. Eine Liste mit Zeiterfassungen aller Mitarbeiter, sowie eine Liste ohne CheckIn, in der alle fehlende Zeiterfassungen zu finden sind.
1. Zeiterfassungsliste: Alle
Die Zeiterfassungsliste Alle zeigt sämtliche Zeiterfassungen aller Mitarbeiter an, unabhängig davon, ob sie bereits abgeschlossen sind oder noch in Bearbeitung. Sie bietet eine umfassende Übersicht und eignet sich besonders zur Kontrolle und Nachbearbeitung erfasster Zeiten.
Spalten und Symbole in der Alle-Liste:
Datum: Das Datum des jeweiligen Einsatzes.
Das Warndreieck deutet auf ein abweichendes Einsatzdatum hin.
Mitarbeiter: Zeigt den Namen und das Profilbild des Mitarbeiters an.
Objekt: Das Objekt, an dem der Einsatz stattgefunden hat.
Einsatztitel (Autosymbol): Wenn der Mauszeiger über das Autosymbol gehalten wird, erscheint der Titel des Einsatzes.
Falls daneben eine Sprechblase zu sehen ist, wurden Kommentare oder Bilder zum Einsatz dokumentiert.
Standortsymbol: Ein Klick auf das Standortsymbol öffnet eine Karte, die die Standorte für Anfahrt, Einsatzbeginn und Einsatzende anzeigt.
Das Warndreieck zeigt an, das der Einsatz außerhalb des Objektradius gestartet wurde.
Zeiten:
Anfahrt, Planzeit, Istzeit: Zeigt die geplanten und tatsächlich erfassten Zeiten für den Einsatz an.
Differenz: Zeigt die Abweichung zwischen Planzeit und Istzeit an.
Pause: Falls Pausen eingeplant oder erfasst wurden.
Status:
Unbestätigt: Zeiterfassung noch nicht abgeschlossen.
Bestätigt: Zeiterfassung abgeschlossen und bereit für die Lohnvorbereitung.
Weitere Status: Anfahrt, Aktiv, Pausiert (zeigen den aktuellen Fortschritt an).
Filteroptionen:
Datum und Status: Ermöglichen das gezielte Suchen nach bestimmten Tagen und dem aktuellen Status der Zeiterfassung.
Erstellt am: Zeigt, wann die Zeiterfassung erstellt wurde.
Aktionen und Nachbearbeitung:
Bearbeiten von Zeiterfassungen: Mit einem Klick auf das Kontextmenü (3-Punkte am Rand) können für jeweilige Zeiterfassung nachträgliche Anpassungen vorgenommen werden.
Nachträgliche Bestätigung: Um die Zeiten für die Lohnvorbereitung freizugeben, muss die Zeiterfassung auf den Status Bestätigt gesetzt werden.
Die Zeiterfassungsliste in Mendato ermöglicht eine vollständige Kontrolle über alle erfassten Arbeitszeiten und erleichtert die Vorbereitung der Lohnbuchhaltung. Dies ist besonders wertvoll, um Abweichungen frühzeitig zu erkennen und eine fehlerfreie Zeiterfassung zu gewährleisten.
2. Zeiterfassungsliste: Ohne Check-In
Die Ohne Check-In-Liste zeigt alle Einsätze, bei denen der geplante Mitarbeiter keine Zeiten erfasst hat. Diese Liste ist wichtig, um sicherzustellen, dass keine Arbeitszeiten übersehen werden und alle Einsätze, die nachgetragen werden müssen, schnell ersichtlich sind.
Spalten in der Ohne Check-In-Liste:
Ausführung (Datum und Zeit): Zeigt das geplante Datum und die geplante Uhrzeit des Einsatzes.
Mitarbeiter: Der zugewiesene Mitarbeiter, der den Check-In verpasst hat.
Objekt: Der Ort des Einsatzes.
Einsatzart: Die Art der durchzuführenden Leistung (z. B. Unterhaltsreinigung, Sonderreinigung).
Zweck der Ohne Check-In-Liste:
Vollständige Zeiterfassung sicherstellen: Dient dazu, offene Einsätze ohne Zeiterfassung zu identifizieren und fehlende Arbeitszeiten nachzutragen.
Vorbereitung für die Lohnabrechnung: Alle Einsätze sollten eine Zeiterfassung haben, um eine lückenlose und korrekte Lohnabrechnung zu gewährleisten.
Nachtragen von Zeiten:
Um fehlende Zeiterfassungen nachzutragen:
Mitarbeiter auswählen: Gehe in Stammdaten > Mitarbeiter und wähle den betreffenden Mitarbeiter aus.
Zeiterfassung erstellen: Im Reiter Zeiterfassungen kannst du die Zeiten für die fehlenden Einsätze nachtragen.
Monatliche oder einzelne Einträge: Es können sowohl einzelne Einsätze als auch komplette Zeiträume für den Mitarbeiter eingetragen werden.
Durch diese Funktionen stellt Mendato sicher, dass alle Arbeitszeiten korrekt dokumentiert sind, und erleichtert so die vorbereitende Lohnabrechnung. Die Ohne Check-In-Liste ist ein hilfreiches Tool, um Lücken zu identifizieren und sicherzustellen, dass alle relevanten Zeiten nachgetragen werden.
Best Practices für die Arbeit mit den Zeiterfassungslisten
✅ Regelmäßige Kontrolle: Die Zeiterfassungen sollten regelmäßig überprüft werden, um sicherzustellen, dass alle Zeiten erfasst und bestätigt sind.
✅ Effizientes Nachtragen: Verwende die Ohne Check-In-Liste, um verpasste Zeiterfassungen direkt zu identifizieren und zeitnah nachzutragen.
✅ Status im Blick behalten: Durch den Status Bestätigt wird eine Zeiterfassung für die Lohnvorbereitung abgeschlossen und exportierbar gemacht. Alle Unbestätigten Zeiten müssen vor dem Export überprüft und bestätigt werden.
Vorteile der Zeiterfassungslisten in Mendato
Transparenz und Kontrolle: Die Listen bieten einen klaren Überblick über alle Einsätze und ermöglichen eine lückenlose Zeiterfassung.
Unterstützung der Lohnvorbereitung: Die vollständige Erfassung und Bestätigung der Zeiten in Mendato vereinfacht den Export für die vorbereitende Lohnabrechnung (DATEV, Lexware, Excel).
Effiziente Nachbearbeitung: Verpasste Check-Ins werden schnell erkannt und können ohne großen Aufwand nachgetragen werden.
Diese Funktionen der Zeiterfassungslisten in Mendato helfen Gebäudedienstleistern, die Arbeitszeiten der Mitarbeiter präzise zu verwalten und eine vollständige Lohnvorbereitung zu gewährleisten.