📌 Unterschied zwischen Sollzeit, Planzeit, Istzeit und vergüteter Zeit in Mendato
Mendato unterscheidet zwischen verschiedenen Zeitbegriffen, die für eine präzise Zeiterfassung, Lohnabrechnung und Planung wichtig sind.
1️⃣ Sollzeit 🕒
➡ Definition:
Die Sollzeit ist die vertraglich festgelegte Arbeitszeit eines Mitarbeiters laut Arbeitszeitmodell (z. B. 8 Stunden pro Tag oder 40 Stunden pro Woche).
➡ Beispiel:
Ein Mitarbeiter hat eine Sollzeit von 8 Stunden pro Tag, arbeitet aber durch einen Einsatzplan manchmal nur 6 Stunden. So wird sofort identifiziert, ob der Mitarbeiter noch mehr Einsätze machen könnte.
➡ Wofür wichtig?
✅ Dient als Vergleichswert, um Verfügbarkeit & Auslastung festzustellen.
✅ Wird in Stammdaten > Mitarbeiter > Arbeitstage als Vergleichswert genutzt.
✅ Sollzeit kann per Arbeitszeitmodell für Abwesenheiten ausgezahlt werden.
✅ Bildet die Grundlage für das Zeitkonto – die Differenz zwischen Sollzeit und Istzeit ergibt Über- oder Minusstunden.
2️⃣ Planzeit 📊
➡ Definition:
Die Planzeit ist die Arbeitszeit, die für den Mitarbeiter über einen geplanten Einsatz in Mendato hinterlegt wurde.
➡ Beispiel:
Ein Einsatz ist für 6 Stunden geplant, aber der Mitarbeiter arbeitet tatsächlich nur 5 Stunden. Je nach Absprache und Arbeitszeitmodell, werden immer die Planzeiten ausgezahlt.
➡ Wofür wichtig?
✅ Grundlage für die Einsatzplanung.
✅ Zeigt, wie lange ein Mitarbeiter laut Einsatzplanung arbeiten sollte.
✅ Differenzen zwischen Planzeit und Istzeit helfen, unerwartete Abweichungen zu erkennen.
✅ Stundenzettel können auf Basis der Planzeiten erzeugt werden.
3️⃣ Istzeit ⏳
➡ Definition:
Die Istzeit ist die tatsächlich erfasste Arbeitszeit des Mitarbeiters (abzüglich aller Pausen).
➡ Beispiel:
Ein Mitarbeiter startet seine Zeiterfassung um 08:00 Uhr und stoppt sie um 14:30 Uhr (abzüglich einer 30-Minuten-Pause) → Istzeit = 6 Stunden.
➡ Wofür wichtig?
✅ Zeigt die tatsächlich geleistete Arbeitszeit.
✅ Grundlage für die Lohnberechnung (je nach Tarifvertrag).
✅ Abweichungen zur Planzeit helfen, Einsätze zu optimieren.
✅ Wird im Zeitkonto mit der Sollzeit verglichen – die Differenz ergibt Über- oder Minusstunden.
4️⃣ Vergütete Zeit 💰
➡ Definition:
Die vergütete Zeit ist die Arbeitszeit, die für den Mitarbeiter tatsächlich zur Abrechnung herangezogen wird. Sie kann sich von der Istzeit unterscheiden, da Fahrzeiten, Abwesenheiten oder Feiertage mit eingerechnet werden.
➡ Beispiel:
Ein Mitarbeiter hat eine Istzeit von 6 Stunden, bekommt aber zusätzlich 30 Minuten Fahrzeit angerechnet → Vergütete Zeit = 6,5 Stunden.
➡ Wofür wichtig?
✅ Grundlage für die Lohnabrechnung.
✅ Berücksichtigt Zuschläge (Nacht, Feiertage, Sonntagsarbeit).
✅ Zeigt, welche Zeit tatsächlich bezahlt wird.
✅ Die 1. Anfahrt fließt nicht mit ein. Erst ab der 2. Anfahrt am Tag.
5️⃣ Zeitkonto ⏱️
➡ Definition:
Das Zeitkonto erfasst die laufende Differenz zwischen Sollzeit und Istzeit pro Mitarbeiter. Es zeigt auf einen Blick, ob ein Mitarbeiter Überstunden oder Minusstunden angesammelt hat.
➡ Beispiel:
Ein Mitarbeiter hat eine Sollzeit von 8 Stunden und eine Istzeit von 9,5 Stunden → Es werden +1,5 Überstunden auf das Zeitkonto gebucht.
➡ Wofür wichtig?
✅ Automatische Berechnung von Überstunden und Minusstunden.
✅ Transparente Grundlage für Überstunden-Auszahlung oder Freizeitausgleich.
✅ Manuelle Korrekturen und Saldo-Übernahmen (z. B. aus Excel/DATEV) möglich.
✅ Einsehbar unter Personal > Zeiterfassungen > Zeitkonto.
➡ Voraussetzung:
Das Zeitkonto muss im Arbeitszeitmodell des Mitarbeiters aktiviert sein. An Tagen mit Abwesenheiten (Urlaub, Krankheit) oder Feiertagen wird die Sollzeit automatisch auf 0 gesetzt – es entstehen keine Minusstunden.
📌 Voraussetzungen für die vollständige Nutzung der Zeiterfassung in Mendato
Um die Zeiterfassung in Mendato vollständig und korrekt nutzen zu können, müssen einige Voraussetzungen erfüllt sein:
✅ Mitarbeiter müssen in Mendato angelegt sein (Stammdaten > Mitarbeiter).
✅ Ein Arbeitszeitmodell muss hinterlegt sein, damit die Sollzeit automatisch berechnet wird.
✅ Einsätze müssen geplant sein, damit eine Planzeit existiert.
✅ Mitarbeiter benötigen Zugriff auf Mendato Operations, um Istzeiten zu erfassen.
✅ Zeiterfassungen müssen bestätigt sein, damit sie in der Lohnabrechnung genutzt werden.
✅ Fahrzeiten & Zuschläge müssen korrekt erfasst sein, um eine vollständige Vergütung zu gewährleisten.
✅ Zeitkonto im Arbeitszeitmodell aktivieren, um die automatische Überstundenberechnung zu nutzen.
✅ Bruttostundenlohn hinterlegen, damit Mendato Controlling die Kosten korrekt berechnen kann.
🚀 Fazit: Wie hängen die Zeiten zusammen?
1️⃣ Sollzeit = Vertragliche Arbeitszeit (Vergleichswert)
2️⃣ Planzeit = Geplante Arbeitszeit aus dem Einsatz
3️⃣ Istzeit = Tatsächlich erfasste Arbeitszeit (abzgl. Pause)
4️⃣ Vergütete Zeit = Istzeit + Fahrzeiten + Zuschläge
5️⃣ Zeitkonto = Laufende Differenz aus Sollzeit − Istzeit (Über-/Minusstunden)
💡 Tipp: Eine korrekte Einsatzplanung & Bestätigung der Zeiterfassung stellt sicher, dass alle Zeiten vollständig und prüfungssicher für die Lohnabrechnung nutzbar sind. Mit aktiviertem Zeitkonto behältst Du zusätzlich den Überblick über Überstunden und Minusstunden. Wie die Zeiten in Kosten, Umsatz und Ergebnis umgerechnet werden, erfährst Du im Controlling-Artikel.