In Mendato ist es für die Zeiterfassung entscheidend, den Unterschied zwischen Soll-, Plan- und Istzeiten zu verstehen. Diese drei Modelle beeinflussen, wie Arbeitszeiten dokumentiert und später in der vorbereitenden Lohnbuchhaltung verarbeitet werden.
Hier eine Übersicht:
1. Sollzeit
Definition: Die Sollzeit ist die vereinbarte Arbeitszeit gemäß dem Arbeitszeitmodell des Mitarbeiters. Sie legt fest, wie viele Stunden ein Mitarbeiter in einem bestimmten Zeitraum (z.B. pro Woche oder Monat) arbeiten soll.
Verwendung: Sollzeiten werden im Arbeitszeitmodell des Mitarbeiters hinterlegt und dienen als Basis für die Berechnung von Abwesenheitszeiten (wie Urlaub oder Krankheit).
Zweck: Sie bilden die Grundlage, um Abweichungen von der geplanten Arbeitszeit zu erkennen, beispielsweise Überstunden oder Unterstunden.
2. Planzeit
Definition: Planzeiten sind die festgelegten Einsatzzeiten eines Mitarbeiters und ergeben sich aus der Schicht- und Einsatzplanung. Sie geben vor, wann und wie lange ein Mitarbeiter bei bestimmten Einsätzen arbeiten soll.
Verwendung: Diese Zeiten werden in der Einsatzplanung und Schichterstellung im Auftrag eingetragen.
Zweck: Planzeiten helfen bei der strukturierten Einsatzplanung und sind hilfreich, um den Einsatzbedarf zu berechnen. Sie werden oft als Basis verwendet, wenn Istzeiten nicht manuell erfasst werden können und daher Planzeiten zur Abrechnung herangezogen werden.
3. Istzeit
Definition: Die Istzeit ist die tatsächlich geleistete Arbeitszeit, die entweder manuell oder über eine digitale Zeiterfassung erfasst wird.
Verwendung: Mitarbeiter können ihre Istzeiten über Mendato Operations aufzeichnen, indem sie Anfahrt, Pausen und das Ende des Einsatzes protokollieren. Alternativ können Istzeiten auch basierend auf den Planzeiten automatisch übernommen werden.
Zweck: Die Istzeit ist für die tatsächliche Abrechnung und Lohnbuchhaltung relevant, da sie die real geleistete Arbeitszeit widerspiegelt.
Bedeutung der Zeiterfassungsmodelle für die Lohnbuchhaltung
Aktuell gibt es in Mendato keine Kennzeichnung, welches Zeiterfassungsmodell (Soll-, Plan- oder Istzeit) für die Auszahlung jedes Mitarbeiters verwendet wird. Daher ist es wichtig, dass die Lohnbuchhaltung bzw. der Steuerberater darüber informiert ist, welches Modell für jeden Mitarbeiter gilt.
Diese Information muss außerhalb von Mendato festgehalten und kommuniziert werden, um eine korrekte Abrechnung sicherzustellen.
Sobald die entsprechenden Modelle bei der Lohnbuchhaltung vorliegen, kann der Export der erfassten Zeiten zur vorbereitenden Lohnbuchhaltung für DATEV LODAS, DATEV Lohn & Gehalt, Lexware oder als Excel-Datei erfolgen.
Praktische Umsetzung für die Lohnbuchhaltung in Mendato
Erfasse und prüfe die Zeiten: Achte darauf, dass die eingetragenen und erfassten Zeiten vollständig und korrekt sind. Das betrifft sowohl manuell eingetragene Istzeiten als auch automatisch übernommene Planzeiten.
Kommuniziere das Vergütungsmodell: Stelle sicher, dass die Lohnbuchhaltung über das jeweilige Vergütungsmodell (Soll-, Plan- oder Istzeit) jedes Mitarbeiters informiert ist.
Vorbereitung und Export: Mit der vollständigen Zeiterfassung und der Angabe des Modells kann der Export zur Lohnbuchhaltung effizient durchgeführt und an die entsprechenden Buchhaltungsprogramme übergeben werden.
Diese Vorgehensweise sichert eine klare und nachvollziehbare Abrechnung in der vorbereitenden Lohnbuchhaltung.