Laut Gesetzgeber müssen Zeiterfassungen bestätigt werden, um sicherzustellen, dass alle Arbeitszeiten vollständig und korrekt dokumentiert sind.
Es können einzelne Zeiterfassungen per Kontextmenü bestätigt oder mehrere über die Auswahlkästchen ausgewählt, sowie per Auswahl gleichzeitig bestätigt werden.
Unbestätigte Zeiterfassungen können per Filter des Status sortiert werden. Ebenso werden unbestätigte Zeiten in Arbeitstage durch ein gelbes Warndreieck gekennzeichnet.
Warum ist die Bestätigung der Zeiterfassungen notwendig?
ℹ️ Rechtliche Vorgaben: Die Bestätigung stellt sicher, dass die erfassten Zeiten den gesetzlichen Anforderungen entsprechen, insbesondere im Hinblick auf die Arbeitszeitdokumentation in Deutschland.
ℹ️ Korrekte Abrechnung: Nur bestätigte Zeiten sind für die vorbereitende Lohnabrechnung vollständig. Unbestätigte Zeiten sind als Entwurf zu betrachten und werden nicht für den Export in die Lohnabrechnung verwendet.
ℹ️ Qualitätssicherung: Durch die Bestätigung wird vermieden, dass fehlerhafte oder unvollständige Zeiterfassungen in den Abrechnungsprozess einfließen, was spätere Korrekturen und Mehraufwand verhindert.
Schritt-für-Schritt-Anleitung zur Bestätigung von Zeiterfassungen
1. Zeiterfassung öffnen
Gehe zu Personal > Zeiterfassungen in Mendato. Hier siehst du eine Übersicht aller Zeiterfassungen, die entweder den Status „Unbestätigt“, „Bestätigt“, „Anfahrt“, „Aktiv“ oder „Pausiert“ haben können.
2. Filtere nach Unbestätigten Zeiterfassungen
Um nur die unbestätigten Einträge anzuzeigen, kannst du den Status-Filter auf „Unbestätigt“ setzen. So erhältst du eine übersichtliche Liste aller Einträge, die noch bestätigt werden müssen.
3. Zeiterfassung auswählen
Klicke auf die gewünschte Zeiterfassung. In der Zeile findest du die Option, die Zeiterfassung zu bestätigen. Alternativ kannst du mehrere Zeiterfassungen auswählen und gemeinsam bestätigen, falls dies für mehrere Einträge notwendig ist.
In der Detailansicht der Zeiterfassung kannst du die Angaben überprüfen, bevor du sie bestätigst.
4. Bestätigen
Nach der Bestätigung erhält die Zeiterfassung den Status „Bestätigt“. Damit ist sie vollständig für die Lohnabrechnung und den Export nutzbar.
Wichtige Hinweise
Nur bestätigte Zeiterfassungen: Nur Zeiterfassungen mit dem Status „Bestätigt“ werden in den Export für die vorbereitende Lohnbuchhaltung einbezogen (DATEV LODAS, DATEV Lohn und Gehalt, Lexware, Excel).
Kontrolle vor der Bestätigung: Prüfe vor der Bestätigung, ob die Zeiten und ggf. Pausen korrekt sind, um unnötige Nachträge und Korrekturen zu vermeiden.
Nachträgliche Änderungen: Falls Korrekturen notwendig sind, können die Zeiten vor der Bestätigung bearbeitet oder gelöscht und neu erstellt werden.
Zusammenfassung
Die Bestätigung der Zeiterfassungen ist ein wesentlicher Prozess in Mendato. Sie gewährleistet, dass nur korrekte und vollständige Arbeitszeiten für die Abrechnung und gesetzliche Dokumentation verwendet werden. Dies optimiert die Lohnbuchhaltung und erfüllt die Anforderungen an eine transparente und nachvollziehbare Zeiterfassung in Gebäudedienstleistungsunternehmen.