Über die Import-Funktion kannst Du Stammdaten und Zeiterfassungen per Excel-Datei (XLSX) in Mendato importieren. Das ist besonders nützlich beim Umstieg von einer anderen Software oder beim Anlegen vieler Datensätze auf einmal.
📍 Wo? → Einstellungen > Importe
💡 Hinweis: Die Import-Funktion ist nur für Administratoren verfügbar.
Verfügbare Import-Typen
Folgende Datentypen können importiert werden:
Datenmodell | Beschreibung |
Kunde | Kundenstammdaten (Name, Adresse, Kontakt) |
Kunden-Ansprechpartner | Ansprechpartner zu bestehenden Kunden |
Objekt | Objekte/Standorte (Adresse, Zuordnung zum Kunden) |
Mitarbeiter | Mitarbeiterstammdaten (Name, Adresse, Personalnummer) |
Subunternehmer | Subunternehmer-Stammdaten |
Subunternehmer-Ansprechpartner | Ansprechpartner zu bestehenden Subunternehmern |
Lieferant | Lieferanten-Stammdaten |
Lieferanten-Ansprechpartner | Ansprechpartner zu bestehenden Lieferanten |
Zeiterfassung | Arbeitszeiten (Stundenzettel) zu bestehenden Mitarbeitern |
Material | Materialien und Verbrauchsmittel |
Import durchführen – Schritt für Schritt
Gehe zu Einstellungen > Importe.
Klicke auf Neuer Import.
Wähle das Datenmodell aus (z.B. „Kunde", „Mitarbeiter").
Lade Deine XLSX-Datei (Excel) hoch.
Nur
.xlsx-Dateien werden akzeptiert.Die Spalten in der Datei müssen den erwarteten Feldern des Datenmodells entsprechen.
Klicke auf Erstellen.
Der Import erscheint in der Übersicht mit dem Status Bereit. Klicke auf Start, um den Import zu starten.
Mendato verarbeitet die Datei und zeigt den Fortschritt an.
💡 Sonderfall Kundenimport: Beim Import von Kunden gibt es die Option „Objekte für neue Kunden erstellen". Wenn aktiviert, wird automatisch ein Objekt mit der Kundenadresse angelegt.
Import-Status
Status | Bedeutung |
Hochladen | Datei wird gerade hochgeladen |
Bereit | Datei ist hochgeladen und kann gestartet werden |
Importieren | Import wird gerade verarbeitet |
Abgeschlossen | Import ist fertig |
Fehlgeschlagen | Import konnte nicht verarbeitet werden |
Import-Ergebnisse prüfen
Nach Abschluss eines Imports siehst Du in der Übersicht:
Zeilen gesamt — Anzahl der Zeilen in der Datei
Erstellt — Erfolgreich neu angelegte Datensätze
Aktualisiert — Bestehende Datensätze, die aktualisiert wurden
Fehler — Zeilen, die nicht importiert werden konnten
Falls Fehler aufgetreten sind, kannst Du eine Fehler-Datei herunterladen, die genau angibt, welche Zeilen fehlgeschlagen sind und warum. Korrigiere die Fehler in Deiner XLSX-Datei und importiere die betroffenen Zeilen erneut.
Tipps für einen erfolgreichen Import
Pflichtfelder beachten: Jedes Datenmodell hat bestimmte Pflichtfelder (z.B. Name bei Kunden). Stelle sicher, dass diese in Deiner Datei enthalten sind.
Eindeutige Zuordnung: Beim Import von Ansprechpartnern oder Objekten muss der zugehörige Kunde bereits in Mendato existieren oder im selben Import enthalten sein.
Testlauf: Importiere zunächst eine kleine Testdatei mit wenigen Zeilen, um sicherzustellen, dass die Spalten korrekt zugeordnet werden.
Keine Duplikate: Mendato erkennt bestehende Datensätze anhand ihrer Identifikationsfelder und aktualisiert sie, anstatt Duplikate zu erstellen. Voraussetzung dafür ist, dass die Identifikationsfelder in der Import-Datei korrekt gesetzt sind — z.B. die Kundennummer bei Kunden, die Objektnummer bei Objekten oder die Personalnummer bei Mitarbeitern. Ohne diese Felder werden die Zeilen als neue Datensätze angelegt.
Weiterführend: Stundenzettel-Importer: Schritt-für-Schritt-Anleitung