Aufträge importieren in Mendato
Mit dem Aufträge-Import kannst Du bestehende Aufträge inklusive Leistung und Abrechnung per Excel-Datei (XLSX) in Mendato anlegen – ideal beim Umstieg von einer anderen Software oder beim Anlegen vieler Aufträge auf einmal.
📍 Wo? → Einstellungen > Importe → Datenmodell „Auftrag"
💡 Der allgemeine Ablauf (Datei hochladen, Import starten, Ergebnisse prüfen) ist im Artikel Übersicht: Datenimporte in Mendato beschrieben. Dieser Artikel erklärt die Besonderheiten des Aufträge-Imports.
Was beim Import entsteht
Jede Zeile der Datei erzeugt genau einen Auftrag, bestehend aus:
Auftrag – zugeordnet zu einem bestehenden Objekt
Leistung – eine Leistungsposition, verknüpft mit einer Stammdaten-Leistung
Abrechnung – mit Preis, Steuersatz und Abrechnungsmodell
Bei den Modellen wiederkehrend und einmalig wird die Abrechnung direkt beim Import erzeugt. Beim Modell pro Einsatz entsteht sie erst, sobald Einsätze ausgeführt und erfasst wurden.
Voraussetzungen
Objekt muss existieren: Die Objektnummer jeder Zeile muss zu einem bereits in Mendato angelegten Objekt passen.
Stammdaten-Leistung muss existieren: Jede Zeile wird mit einer Stammdaten-Leistung verknüpft – entweder über den exakten Titel (Spalte „Leistung: Titel") oder über die Stammdaten-Leistung ID. Gibt es keine passende Leistung, schlägt die Zeile fehl.
💡 Tipp: Sind Einzelpreis, Steuersatz oder Einheit in der Datei leer, werden sie automatisch aus der verknüpften Stammdaten-Leistung übernommen.
Spaltenübersicht
Die Spaltenüberschriften in der Vorlage sind farblich markiert:
🟡 Gelb = Pflichtfeld
🟢 Grün = optional
🟠 Orange = konditional (je nach Abrechnungsmodell erforderlich)
Spalte | Typ | Beschreibung |
Objektnummer | Pflicht | Nummer eines bestehenden Objekts. Legt fest, zu welchem Objekt der Auftrag gehört. |
Auftragsnummer | Optional | Eindeutige Auftragsnummer. Leer lassen = Mendato vergibt automatisch die nächste freie Nummer. |
Anweisungen | Optional | Freitext mit Hinweisen zum Auftrag (mehrzeilig möglich). |
Auftrag Startdatum | Optional | Startdatum des Auftrags (z.B. 2026-01-01 oder 01.01.2026). |
Auftrag Enddatum | Optional | Enddatum des Auftrags. Darf nicht vor dem Startdatum liegen. |
Benötigte Mitarbeiter | Optional | Anzahl der benötigten Mitarbeiter (Standard: 1). |
Leistung: Titel | Pflicht | Titel der Leistung. Wird – sofern keine ID angegeben ist – zur Zuordnung der Stammdaten-Leistung verwendet. |
Stammdaten-Leistung ID | Optional | ID einer Stammdaten-Leistung für eine eindeutige Zuordnung (statt über den Titel). |
Abrechnung: Modell | Pflicht | RECURRING (wiederkehrend), ONE_TIME (einmalig) oder PER_OPERATION (pro Einsatz). |
Abrechnung: Titel | Optional | Bezeichnung der Abrechnung (Standard: „Leistung: Titel"). |
Abrechnung: Preistyp | Optional | FLAT_RATE (Pauschale) oder PER_UNIT (pro Einheit). Standard: wiederkehrend → FLAT_RATE, sonst PER_UNIT. |
Abrechnung: Einzelpreis (€) | Pflicht* | Preis pro Einheit bzw. Pauschale in Euro (z.B. 1175 oder 1.175,50). *Wird aus der Stammdaten-Leistung übernommen, wenn leer. |
Abrechnung: Menge | Konditional | Erforderlich bei Preistyp PER_UNIT. Bei FLAT_RATE Standard 1. Bei „pro Einsatz" leer lassen – die Menge ergibt sich aus den Einsätzen. |
Abrechnung: Einheit | Optional | Einheit der Menge (z.B. „Std."). Wird aus der Stammdaten-Leistung übernommen, wenn leer. |
Abrechnung: Steuersatz (%) | Pflicht* | Steuersatz in Prozent (z.B. 19). *Wird aus der Stammdaten-Leistung übernommen, wenn leer. |
Abrechnung: Startdatum | Pflicht | Beginn der Abrechnung (Datum). |
Abrechnung: Enddatum | Optional | Ende der Abrechnung. Darf nicht vor dem Startdatum liegen. |
Abrechnung: Intervall | Konditional | Nur bei „wiederkehrend": MONTH, WEEK oder YEAR (Standard: MONTH). |
Abrechnung: Mengenquelle | Konditional | Nur bei „pro Einsatz" erforderlich: INPUT (manuelle Eingabe), TIME_RECORD (aus der Zeiterfassung) oder SERVICE_RECEIPT (aus Leistungsnachweisen). |
Abrechnung: Einsätze gruppieren | Konditional | Nur bei „pro Einsatz": ja/nein – ob mehrere Einsätze in einer Abrechnung zusammengefasst werden. |
Abrechnung: Personenstunden-Einheit | Optional | ja/nein – ob die Menge in Personenstunden gerechnet wird (Standard: nein). |
Die drei Abrechnungsmodelle
RECURRING – wiederkehrend
Regelmäßige Abrechnung in einem Intervall (z.B. monatliche Unterhaltsreinigung).
Preistyp-Standard: Pauschale (FLAT_RATE).
Intervall: MONTH, WEEK oder YEAR (Standard: MONTH).
Beim Import wird die wiederkehrende Abrechnung angelegt und die erste Periode erzeugt.
ONE_TIME – einmalig
Eine einmalige Abrechnung (z.B. Baureinigung).
Preistyp-Standard: pro Einheit (PER_UNIT) – dann ist die Menge erforderlich.
Beim Import wird die Abrechnung direkt erzeugt.
PER_OPERATION – pro Einsatz
Abrechnung anhand der tatsächlich ausgeführten Einsätze (z.B. Fensterreinigung nach Aufwand).
Die Mengenquelle ist erforderlich (INPUT, TIME_RECORD oder SERVICE_RECEIPT).
Die Menge bleibt leer – sie ergibt sich aus den späteren Einsätzen. Beim Import wird daher noch nichts abgerechnet.
Beispiele
1. Wiederkehrend (RECURRING): Objekt 10001, Leistung „Unterhaltsreinigung", Modell RECURRING, Pauschale, Einzelpreis 1175 €, Menge 1, Steuersatz 19, Start 2026-01-01, Intervall MONTH.
2. Einmalig (ONE_TIME): Objekt 10002, Leistung „Baureinigung", Modell ONE_TIME, pro Einheit, Einzelpreis 21 €, Menge 75, Einheit „Std.", Steuersatz 19, Start 2026-02-01, Ende 2026-02-28.
3. Pro Einsatz (PER_OPERATION): Objekt 10003, Leistung „Fensterreinigung", Modell PER_OPERATION, pro Einheit, Einzelpreis 30 €, Einheit „Std", Steuersatz 19, Start 2026-03-01, Mengenquelle TIME_RECORD, Personenstunden-Einheit ja.
Fehlerbehebung
Schlagen Zeilen fehl, kannst Du nach dem Import die Fehler-Datei herunterladen. Sie nennt zu jeder fehlerhaften Zeile die Spalte und den Grund. Häufige Meldungen:
Meldung | Lösung |
Objekt konnte nicht gefunden werden | Objektnummer prüfen – das Objekt muss in Mendato existieren. |
Keine Stammdaten-Leistung mit diesem Titel gefunden | Titel exakt an eine bestehende Stammdaten-Leistung anpassen oder eine Stammdaten-Leistung ID angeben. |
Stammdaten-Leistung konnte nicht gefunden werden | Die angegebene Stammdaten-Leistung ID existiert nicht. ID prüfen. |
Ein Auftrag mit dieser Nummer existiert bereits | Auftragsnummer leer lassen (automatische Vergabe) oder eine eindeutige Nummer wählen. |
Der angegebene Wert muss eine (ganze) Zahl sein | Zahlenfelder prüfen (z.B. Einzelpreis 1175 oder 1.175,50, Steuersatz als ganze Zahl). |
Datum muss im Format JJJJ-MM-TT oder TT.MM.JJJJ sein | Datumsfelder ins richtige Format bringen (z.B. 2026-01-01 oder 01.01.2026). |
Korrigiere die betroffenen Zeilen und importiere sie erneut.
Weiterführend: Übersicht: Datenimporte in Mendato