Die Auftragsansicht in Mendato bietet eine umfassende Übersicht über alle Details eines Auftrags. Hier kannst du Informationen zu Kunden, Objekten, Leistungen, Schichten, Abrechnungen, Ausführern und Einsätzen einsehen und verwalten.
Diese Ansicht dient als zentraler Ort, um den Fortschritt des Auftrags zu überwachen und Änderungen vorzunehmen. Im Folgenden werden die einzelnen Abschnitte der Auftragsansicht im Detail beschrieben.
1. Allgemeine Auftragsinformationen
Im oberen Teil der Auftragsansicht findest du die Basisinformationen:
Auftragsnummer: Eindeutige Kennung des Auftrags.
Kunde und Objekt: Zeigt an, für welchen Kunden und an welchem Standort der Auftrag durchgeführt wird.
Status und Startdatum: Zeigt den aktuellen Status des Auftrags (z.B. „Aktiv“) und das Startdatum.
Ersteller und Erstellungsdatum: Gibt an, wer den Auftrag erstellt hat und wann dies geschehen ist.
Diese Informationen geben dir einen schnellen Überblick darüber, welche Arbeiten an welchem Standort für welchen Kunden ausgeführt werden und wer für die Verwaltung des Auftrags verantwortlich ist.
2. Leistungen
Der Abschnitt Leistungen enthält alle spezifischen Tätigkeiten, die im Rahmen dieses Auftrags durchgeführt werden sollen.
Leistungstitel: Die einzelnen Arbeiten, die Teil des Auftrags sind (z. B. „Unterhaltsreinigung“, „Fensterreinigung“).
Leistungsbeleg-Vorlage: Über das Plus-Symbol kannst du für jede Leistung eine Vorlage erstellen, die als Dokumentation dient und bei Bedarf zur Unterschrift für den Kunden genutzt werden kann.
Bearbeiten und Löschen: Du kannst die Leistungen anpassen oder entfernen.
Dieser Abschnitt dient als Grundlage für die Einsatzplanung und Abrechnung, da jede Leistung einem bestimmten Aufgabenbereich im Auftrag zugeordnet ist.
3. Schichten
Im Abschnitt Schichten kannst du wiederkehrende Zeitpläne festlegen, nach denen die Leistungen erbracht werden sollen.
Intervall und Zeit: Zeigt die Frequenz der Schicht (z. B. „jeden Montag“) und die zugewiesene Arbeitszeit.
Status: Zeigt an, ob die Schicht aktiv ist.
Ausführer: Zeigt, welcher Mitarbeiter oder Subunternehmer die Schicht übernimmt, und erlaubt Änderungen.
Schichten sind ideal, wenn es regelmäßige Einsätze gibt, die über einen längeren Zeitraum hinweg am gleichen Tag und zur gleichen Uhrzeit stattfinden sollen. Die Schichten helfen, automatisch Einsätze gemäß einem festgelegten Intervall zu erstellen.
4. Abrechnungen
Der Bereich Abrechnungen listet alle Abrechnungspositionen, die mit diesem Auftrag verbunden sind.
Titel und Typ: Jede Abrechnungsposition hat einen Titel und gehört zu einem Typ (Leistung, Anfahrt oder Material).
Menge und Einheit: Definiert, wie viele Einheiten abgerechnet werden und in welcher Einheit (z. B. Stunden, Quadratmeter).
Einzelpreis und Steuersatz: Gibt den Preis pro Einheit sowie den anzuwendenden Steuersatz an.
Status: Zeigt den aktuellen Status der Abrechnungsposition, z. B. „In Abrechnung“.
Hier kannst du festlegen, wie viel jede Leistung kosten soll und in welchem Intervall abgerechnet wird. Die Abrechnungen basieren auf den zuvor festgelegten Leistungen und Schichten.
5. Ausführer
Im Ausführer-Abschnitt siehst du eine Übersicht aller Personen oder Subunternehmer, die dem Auftrag zugeordnet sind.
Name und Status: Listet die Namen der Mitarbeiter oder Subunternehmer und zeigt deren aktuellen Status (z. B. „Aktiv“).
Verwalten: Mit einem Klick auf „Verwalten“ kannst du Ausführern zuweisen, Schichten ändern oder Mitarbeiter entfernen.
Dieser Bereich ist wichtig für die Einsatzplanung und stellt sicher, dass die richtigen Mitarbeiter oder Subunternehmer für den Auftrag verfügbar sind.
6. Einsätze
Der Einsätze-Bereich listet alle individuellen Einsätze, die im Rahmen des Auftrags geplant sind.
Datum und Uhrzeit: Zeigt das genaue Datum und die Uhrzeit jedes Einsatzes.
Leistungen und Ausführer: Zeigt an, welche Leistung im Einsatz ausgeführt wird und welcher Ausführer zugewiesen ist.
Status: Gibt den Fortschritt oder Erledigungsstatus jedes Einsatzes an.
„Zu erledigen“: Zeigt Aufgaben, die während oder nach dem Einsatz abgeschlossen werden müssen, wie z. B. „Zeit erfassen“.
Einsätze sind die konkreten Termine, an denen die im Auftrag definierten Arbeiten ausgeführt werden. Die Einsatzübersicht ermöglicht dir, jeden Termin detailliert zu verfolgen und sicherzustellen, dass die Arbeit planmäßig erfolgt.
7. Zusätzliche Ansichten: Kalender und Dateien
Kalender: Bietet eine visuelle Darstellung der geplanten Einsätze in einem Wochen- oder Monatsformat, um Termine einfacher zu verwalten und zu koordinieren.
Dateien: Ermöglicht das Hochladen von Dokumenten, Bildern oder Anweisungen, die für den Auftrag relevant sind. Diese Dateien können auch für Mitarbeiter im Mendato Operations-Portal freigegeben werden, sodass sie direkt im Einsatz Zugriff darauf haben.
Diese beiden zusätzlichen Ansichten erleichtern die Planung und Kommunikation innerhalb des Auftrags und sorgen dafür, dass alle Beteiligten auf dem aktuellen Stand sind und Zugriff auf wichtige Informationen haben.
Zusammenfassung
Die Auftragsansicht in Mendato bietet dir eine zentrale Übersicht über alle wichtigen Informationen und Werkzeuge zur Verwaltung eines Auftrags. Du kannst hier:
Alle relevanten Informationen zum Kunden, Objekt und Status des Auftrags einsehen.
Leistungen definieren und bei Bedarf ändern.
Schichten für regelmäßige Einsätze erstellen.
Abrechnungen festlegen, die als Grundlage für Rechnungen dienen.
Ausführer verwalten und sicherstellen, dass die richtigen Personen für die Arbeit eingeteilt sind.
Einsätze planen und den Status jeder einzelnen Aufgabe nachverfolgen.
Zusätzliche Dokumente bereitstellen und den Einsatzkalender im Blick behalten.
Diese Funktionen sorgen dafür, dass der gesamte Prozess von der Planung bis zur Abrechnung strukturiert und transparent bleibt.