Oft gibt es schon ein Leistungsverzeichnis, bevor du anfängst: aus der Ausschreibung, vom Kunden oder aus deinen eigenen Unterlagen. Statt alles abzutippen, lädst du die Datei hoch. Die KI liest Räume, Leistungen und Aufgaben samt Intervallen heraus und legt dir alles als Vorschlag vor. Nichts wird ungeprüft übernommen: Du entscheidest Zeile für Zeile, was ins Leistungsverzeichnis und ins Raumbuch kommt.
📍 Wo? → Mendato Vertrieb > Leistungsverzeichnisse > Neues Leistungsverzeichnis (Häkchen Altes Leistungsverzeichnis importieren) oder im geöffneten Leistungsverzeichnis über Importieren
Das brauchst du
Ein Paket mit Leistungsverzeichnissen (ab dem Starter-Paket). Für KI-Importe gibt es ein eigenes Monatskontingent, den Zähler siehst du im Import-Dialog. In Demo-Firmen ist der Import nicht möglich.
Die Datei als PDF, JPG, PNG oder Excel (XLSX), höchstens 18 MB. Von PDFs werden die ersten 20 Seiten gelesen. Fotos oder Scans funktionieren, lesbare Dokumente liefern aber die besseren Vorschläge.
Ein Leistungsverzeichnis mit Auftraggeber und Objekt. Der Import läuft immer in ein bestehendes Leistungsverzeichnis, beim Anlegen oder später. → Leistungsverzeichnis erstellen
Datei hochladen und Analyse starten
Aktiviere beim Anlegen das Häkchen Altes Leistungsverzeichnis importieren und klicke auf Erstellen, oder klicke in einem bestehenden Leistungsverzeichnis oben auf Importieren.
Ziehe die Datei in das Feld oder klicke hinein und wähle sie aus. Der Upload startet sofort, danach beginnt die Analyse automatisch.
Mendato öffnet die Seite Import prüfen. Die Analyse dauert üblicherweise 1 bis 3 Minuten, die Seite aktualisiert sich von selbst. Du kannst sie zwischendurch verlassen und später über Importieren wieder öffnen.
Schlägt die Analyse fehl, klicke auf Erneut versuchen. Steht die Analyse noch auf Analyse noch nicht gestartet, startest du sie mit Analyse starten.
Vorschläge prüfen
Nach der Analyse siehst du drei Bereiche. Oben fasst ein Banner zusammen, was beim Übernehmen passiert, etwa „3 neue Räume (12 vorhanden), 2 neue Leistungen und 28 Aufgaben“. Unter Hinweise der KI stehen Stellen, bei denen sich die KI unsicher war, zum Beispiel ein unleserliches Intervall.
Leistungen: Je erkannter Leistung entscheidest du, ob sie als neue Leistung angelegt wird (Neu anlegen), einer bestehenden Leistung aus deinen Stammdaten zugeordnet wird (Bestehende) oder übersprungen wird. Dazu siehst du Intervall, Wochentage und die Zahl der Aufgaben. Überspringst du eine Leistung, werden auch ihre Aufgaben nicht übernommen.
Räume: Räume, die es im Raumbuch des Objekts schon gibt, erkennt Mendato am Namen (und an Etage und Gebäude) und setzt sie auf Vorhanden. Alle anderen stehen auf Neu und werden mit Etage, Gebäude, Raumart, Bodenbelag und Fläche im Raumbuch angelegt. Du kannst jede Zuordnung ändern oder einen Raum überspringen. Ein Hinweis warnt, wenn ein neuer Raum ein Duplikat eines bestehenden wäre.
Aufgaben: Je Aufgabe siehst du Leistung, Intervall, Wochentage, Menge, Einheit und die zugeordneten Räume. Mit dem Häkchen Aufgabe übernehmen wählst du ab, was du nicht brauchst. Unter Im Dokument steht der Originaltext, den die KI gelesen hat, damit du den Vorschlag vergleichen kannst.
Vorschläge, bei denen sich die KI nicht sicher ist, sind mit KI-Sicherheit: Mittel oder Niedrig markiert. Fehlen Pflichtangaben, etwa die Leistung einer Aufgabe, sind die Felder rot markiert und Übernehmen ist erst möglich, wenn du sie ergänzt hast.
Übernehmen oder verwerfen
Mit Übernehmen legt Mendato die neuen Räume im Raumbuch an, erstellt die Leistungen mit ihren Räumen und Aufgaben im Leistungsverzeichnis und öffnet den Editor. Dort arbeitest du wie gewohnt weiter: Intervalle anpassen, Räume ergänzen, Standardaufgaben übernehmen.
Mit Verwerfen wird nichts übernommen. Du kannst die Datei anschließend über Erneut analysieren noch einmal auswerten lassen. Ein verbrauchter Import wird beim Verwerfen nicht gutgeschrieben.
💡 Tipp: Pflege vor dem Import das Raumbuch des Objekts, zum Beispiel über die KI-Raumerkennung aus dem Grundriss. Dann ordnet der Import die Aufgaben den vorhandenen Räumen zu, statt Räume doppelt anzulegen.