Mit der Kalkulation ermittelst du, was eine Reinigungsleistung kostet und was du dafür verlangen solltest. Mendato rechnet aus Flächen und Leistungswerten die Stunden aus, legt deinen Stundenlohn samt Zuschlägen darüber und zeigt dir Preis und Marge pro Leistung. Aus der fertigen Kalkulation erzeugst du mit einem Klick ein Angebot.
📍 Wo? → Mendato Vertrieb > Kalkulationen
Bevor du startest
Hinterlege einmalig deine Kalkulations-Einstellungen (Stundenlohn, Lohnnebenkosten, Gemeinkosten, Wagnis & Gewinn). Sie werden für jede neue Leistung vorbelegt. → Kalkulations-Einstellungen
Pflege in der Raumplanung Leistungswerte in m²/h je Raumtyp und Bodenbelag. Dann schlägt der Editor für jeden Raum automatisch einen Wert vor. → Raumplanung
Lege die Leistungen an, die du kalkulieren willst, etwa „Unterhaltsreinigung" oder „Glasreinigung", unter Stammdaten > Leistungen.
Kalkulation anlegen
Klicke auf Neue Kalkulation, entweder in der Kalkulationsliste oder direkt am Interessenten bzw. an einem seiner Objekte über Kalkulation erstellen.
Vergib einen Namen, zum Beispiel „Unterhaltsreinigung Bürogebäude Musterstraße", und klicke auf Erstellen. Der Editor öffnet sich sofort.
Wähle im Kopfbereich, ob die Kalkulation für einen Kunden oder einen Interessenten ist, und verknüpfe das Objekt. Startest du vom Objekt aus, ist das schon erledigt.
Ist noch kein Objekt verknüpft, kannst du stattdessen einen Objekttyp wählen. Er liefert Leistungswert-Vorschläge, solange kein Objekt hinterlegt ist. Über Notiz hinzufügen hältst du Annahmen oder Absprachen fest.
Der Editor hat keinen Speichern-Button. Jede Änderung wird automatisch gespeichert.
Leistung hinzufügen und einrichten
Eine Kalkulation besteht aus einer oder mehreren Leistungen. Klicke auf Leistung hinzufügen und wähle die Leistung aus. Danach richtest du sie in zwei Schritten ein:
1. Abrechnung
Monatlich: Wiederkehrende Leistungen wie die Unterhaltsreinigung. Der Preis wird pro Monat ausgewiesen.
Pro Ausführung: Leistungen in Intervallen, etwa Glasreinigung viermal im Jahr. Trage die Ausführungen pro Jahr ein; sie werden später als Menge ins Angebot übernommen.
Einmalig: Grundreinigung, Bauendreinigung und andere einmalige Arbeiten.
2. Stundenquelle
Hier legst du fest, woher die Stunden der Leistung kommen:
Räume: Die Stunden ergeben sich aus m² × Leistungswert je Raum. Das ist der Standardweg für Unterhalts- und Grundreinigung.
Direkte Stunden: Du trägst die Stunden selbst ein, etwa aus Erfahrungswerten oder einer Vor-Ort-Schätzung.
Menge × Einheit: Für Leistungen, die du nach Stück rechnest, zum Beispiel 40 Fenster à 0,25 Stunden. Du gibst Menge, Einheit und Stunden pro Einheit an.
Über das Menü rechts oben in der Leistungskarte kannst du die Leistung umbenennen, eine andere Leistung zuordnen (Leistung ändern) oder sie mit allen Räumen Entfernen.
Räume erfassen
Bei der Stundenquelle Räume erscheint eine Raumtabelle. Ist ein Objekt mit Raumbuch verknüpft, klicke auf Räume aus Raumbuch übernehmen: Alle Räume kommen mit Raumart, Bodenbelag und Größe herein. Andernfalls legst du sie über Raum hinzufügen von Hand an.
Je Raum pflegst du:
Raumart und Bodenbelag: bestimmen den vorgeschlagenen Leistungswert.
m²: die Reinigungsfläche.
Leistungswert in m²/h: vorbelegt aus der Raumplanung, hier für diese Kalkulation überschreibbar.
Häufigkeit/Woche (nur bei monatlicher Abrechnung): wie oft der Raum pro Woche gereinigt wird, auch 0,5 ist möglich.
Rechts siehst du die berechneten Stunden, bei monatlicher Abrechnung als h/Woche und h/Monat, sonst als h/Ausführung. Ab zwei Räumen erscheint eine Summenzeile.
Fehlt bei einem Raum die Größe, der Leistungswert oder die Häufigkeit, wird die Zeile markiert und die Leistung fließt noch nicht in die Summen ein. Der Hinweis in der Leistungskarte sagt dir, was fehlt.
Ergebniszeile: Kostensatz, Verrechnungssatz, Preis und Marge
Unter jeder vollständigen Leistung steht die Ergebniszeile. So hängen die Werte zusammen:
Stunden: Die Summe aus der gewählten Stundenquelle.
Kostensatz (€/h): Stundenlohn zuzüglich Lohnnebenkosten, Gemeinkosten sowie Maschinen & Material. Das sind deine Selbstkosten pro Stunde.
Verrechnungssatz (€/h): Kostensatz zuzüglich Wagnis & Gewinn. Das ist der Stundensatz, den du dem Kunden berechnest.
Berechneter Preis: Stunden × Verrechnungssatz, je nach Abrechnung pro Monat, pro Ausführung oder einmalig.
Marge: Preis minus Kosten (Stunden × Kostensatz), in Euro und in Prozent vom Preis.
Über das Stift-Symbol neben Kostensatz oder Verrechnungssatz passt du die Sätze nur für diese Leistung an, etwa einen höheren Stundenlohn für Spezialkräfte. Die Werte aus den Einstellungen bleiben unberührt.
Willst du einen runden Angebotspreis oder musst du dich an einer Preisvorgabe orientieren, setze über das Stift-Symbol beim Preis einen Manuellen Preis. Der berechnete Preis wird dann durchgestrichen angezeigt, darunter siehst du die Abweichung in Euro und Prozent, und die Marge rechnet mit dem manuellen Preis weiter. So erkennst du sofort, ob ein Nachlass noch tragfähig ist.
Freie Positionen
Alles, was du nicht über Stunden kalkulierst, kommt als freie Position dazu: Verbrauchsmaterial, Anfahrt, Hygieneartikel oder eine Pauschale. Klicke unten auf Freie Position hinzufügen und pflege Bezeichnung, Abrechnung, Menge, Einheit und Einzelpreis. Die Positionen werden 1:1 ins Angebot übernommen.
Summenleiste und nächster Schritt
Die Leiste am unteren Rand fasst die Kalkulation je Abrechnungsart zusammen: Nettopreis und Marge für Monatlich, Pro Ausführung und Einmalig, dazu bei Flächenkalkulationen der Preis pro m² und Monat, eine gute Kennzahl für den Vergleich mit Wettbewerbern.
Rechts steht der Button Angebot erstellen. Er ist erst aktiv, wenn alle Leistungen vollständig sind und bei „Pro Ausführung" die Ausführungen pro Jahr eingetragen wurden. → Angebot aus einer Kalkulation erstellen
Kalkulationen verwalten
In der Liste siehst du je Kalkulation Interessent oder Kunde, Objekt, Preis und das verknüpfte Angebot mit Status. Über das Kontextmenü kannst du eine Kalkulation Duplizieren, praktisch für Varianten wie „3× pro Woche" und „5× pro Woche", oder Löschen. Ein bereits erzeugtes Angebot bleibt beim Löschen erhalten.
Oben in der Liste zeigt ein Zähler, wie viele neue Kalkulationen du in diesem Monat noch anlegen kannst. Mehr dazu unter Kalkulations-Einstellungen.
💡 Tipp: Kalkuliere die Unterhaltsreinigung monatlich über Räume und ergänze Glas- oder Grundreinigung als eigene Leistung mit „Pro Ausführung" bzw. „Einmalig". Das Angebot bekommt dann automatisch getrennte, sauber beschriftete Positionen.