Mit der Kalkulation ermittelst du, was eine Reinigungsleistung kostet und was du dafür verlangen solltest. Mendato rechnet aus Flächen und Leistungswerten die Stunden aus, legt deinen Stundenlohn samt Zuschlägen darüber und zeigt dir Preis und Marge pro Leistung. Mit einem verknüpften Leistungsverzeichnis und einer geplanten Laufzeit siehst du außerdem, was Nacht-, Sonntags- und Feiertagsarbeit kostet und was der Auftrag über die gesamte Laufzeit bringt. Aus der fertigen Kalkulation erzeugst du mit einem Klick ein Angebot oder direkt den Auftrag.
📍 Wo? → Mendato Vertrieb > Kalkulationen
Bevor du startest
Hinterlege einmalig deine Kalkulations-Einstellungen (Stundenlohn, Lohnnebenkosten, Gemeinkosten, Wagnis & Gewinn). Sie werden für jede neue Leistung vorbelegt. → Kalkulations-Einstellungen
Pflege in der Raumplanung Leistungswerte in m²/h je Raumtyp und Bodenbelag. Dann schlägt der Editor für jeden Raum automatisch einen Wert vor. → Raumplanung
Lege die Leistungen an, die du kalkulieren willst, etwa „Unterhaltsreinigung" oder „Glasreinigung", unter Stammdaten > Leistungen.
Kalkulation anlegen
Klicke auf Neue Kalkulation, entweder in der Kalkulationsliste oder direkt am Interessenten bzw. an einem seiner Objekte über Kalkulation erstellen.
Vergib einen Namen, zum Beispiel „Unterhaltsreinigung Bürogebäude Musterstraße", und wähle den Auftraggeber (Interessent oder Kunde) und das Objekt. Fehlt einer davon noch, legst du ihn direkt im Dialog an. Startest du vom Interessenten oder Objekt aus, ist das schon vorbelegt.
Klicke auf Erstellen. Der Editor öffnet sich sofort.
Hast du für das Objekt schon ein Leistungsverzeichnis erfasst, starte besser von dort: Der Button Kalkulation erstellen im Leistungsverzeichnis legt die Kalkulation mit einem Block je Leistung samt Räumen an. Ausführungen pro Woche, Zeitfenster und Feiertagsregel kommen aus dem Leistungsverzeichnis, die Aufgaben sind je Block einsehbar. Eine bestehende Kalkulation verbindest du nachträglich über den Button Leistungsverzeichnis verknüpfen im Kopfbereich; dafür müssen Auftraggeber und Objekt übereinstimmen. Über das Menü daneben löst du die Verknüpfung wieder. → Leistungsverzeichnis erstellen
Ist noch kein Objekt verknüpft, kannst du stattdessen einen Objekttyp wählen. Er liefert Leistungswert-Vorschläge, solange kein Objekt hinterlegt ist. Über Notiz hinzufügen hältst du Annahmen oder Absprachen fest.
Der Editor hat keinen Speichern-Button. Jede Änderung wird automatisch gespeichert.
Laufzeit festlegen
In der Kopfkarte trägst du unter Laufzeit den geplanten Beginn und optional das Ende des Auftrags ein. Lässt du das Ende leer, rechnet Mendato mit einem Jahr ab Beginn; das Feld zeigt dir dieses Standard-Ende an. Die Laufzeit darf höchstens fünf Jahre betragen. Daneben steht die Zusammenfassung, etwa „01.01.2027 bis 31.12.2027 · 12 Monate".
Die Laufzeit brauchst du für zwei Dinge: Mendato rechnet aus den Zeitplänen des verknüpften Leistungsverzeichnisses aus, wie oft jede Leistung in genau diesem Zeitraum ausgeführt wird und welche Zuschläge dabei anfallen, und die Summenleiste zeigt dir, was die Kalkulation über die gesamte Laufzeit bringt. Ohne geplanten Beginn bleiben Zuschläge und Laufzeit-Summe ausgeblendet. Bei der Übergabe in den Auftrag werden Beginn und Ende als Start- und Enddatum übernommen.
Leistung hinzufügen und einrichten
Eine Kalkulation besteht aus einer oder mehreren Leistungen. Klicke auf Leistung hinzufügen und wähle die Leistung aus. Danach richtest du sie in zwei Schritten ein:
1. Abrechnung
Monatlich: Wiederkehrende Leistungen wie die Unterhaltsreinigung. Der Preis wird pro Monat ausgewiesen.
Pro Ausführung: Leistungen in Intervallen, etwa Glasreinigung viermal im Jahr. Trage die Ausführungen pro Jahr ein; sie werden später als Menge ins Angebot übernommen. Ist ein Leistungsverzeichnis verknüpft und ein Beginn geplant, kommen die Ausführungen aus dessen Zeitplan, das Feld zeigt dann „aus dem Leistungsverzeichnis" und lässt sich nicht bearbeiten.
Einmalig: Grundreinigung, Bauendreinigung und andere einmalige Arbeiten.
2. Stundenquelle
Hier legst du fest, woher die Stunden der Leistung kommen:
Räume: Die Stunden ergeben sich aus m² × Leistungswert je Raum. Das ist der Standardweg für Unterhalts- und Grundreinigung.
Direkte Stunden: Du trägst die Stunden selbst ein, etwa aus Erfahrungswerten oder einer Vor-Ort-Schätzung.
Menge × Einheit: Für Leistungen, die du nach Stück rechnest, zum Beispiel 40 Fenster à 0,25 Stunden. Du gibst Menge, Einheit und Stunden pro Einheit an.
Über das Menü rechts oben in der Leistungskarte kannst du die Leistung umbenennen, eine andere Leistung zuordnen (Leistung ändern) oder sie mit allen Räumen Entfernen.
Räume erfassen
Bei der Stundenquelle Räume erscheint eine Raumtabelle. Ist ein Objekt mit Raumbuch verknüpft, klicke auf Räume aus Raumbuch übernehmen: Alle Räume kommen mit Raumart, Bodenbelag und Größe herein. Fehlen Räume im Raumbuch, legst du sie über das Menü an diesem Button direkt an: einzeln, als Liste über Mehrere Räume einfügen (eine Zeile je Raum mit Name, Etage und m²) oder per KI über Räume aus Grundriss erkennen. Die neuen Räume landen im Raumbuch des Objekts und sind sofort in der Kalkulation verknüpft. Ohne Raumbuch legst du Räume über Raum hinzufügen von Hand an.
Je Raum pflegst du:
Raumart und Bodenbelag: bestimmen den vorgeschlagenen Leistungswert.
m²: die Reinigungsfläche.
Leistungswert in m²/h: vorbelegt aus der Raumplanung, hier für diese Kalkulation überschreibbar.
Häufigkeit pro Woche (nur bei monatlicher Abrechnung): wie oft der Raum pro Woche gereinigt wird, auch 0,5 ist möglich.
Haben viele Räume denselben Wert, nutze das Symbol im Spaltenkopf: Bodenbelag für alle setzen gilt für die Räume ohne Raumbuch-Verknüpfung, Häufigkeit für alle setzen für alle Räume der Leistung.
Rechts stehen die berechneten Spalten, gruppiert nach pro Woche, pro Ausführung und pro Monat: die Zeit je Raum und der Preis pro m² je Ausführung bzw. je Monat. Die Gruppen pro Woche und pro Monat gibt es nur bei monatlicher Abrechnung. Der Preis pro m² rechnet mit dem Verrechnungssatz der Leistung; ein manueller Preis der Leistung wird nicht auf die Räume verteilt. Ab zwei Räumen erscheint eine Summenzeile.
Über Spalten oben rechts an der Tabelle blendest du Spalten ein oder aus, etwa Etage und Gebäude, die standardmäßig ausgeblendet sind, und wählst, ob Zeiten in Minuten oder Stunden erscheinen. Die Einstellung gilt für alle Leistungen und bleibt in deinem Browser gespeichert.
Mit verknüpftem Leistungsverzeichnis und geplantem Beginn kommt die Gruppe in der Laufzeit dazu: wie oft jeder Raum in der Laufzeit gereinigt wird und welche Zuschläge dabei anfallen. Fehlt eines von beidem, erklärt ein Symbol im Gruppenkopf, warum die Spalten leer bleiben.
Fehlt bei einem Raum die Größe, der Leistungswert oder die Häufigkeit, wird die Zeile markiert und die Leistung fließt noch nicht in die Summen ein. Der Hinweis in der Leistungskarte sagt dir, was fehlt.
Ergebniszeile: Kostensatz, Verrechnungssatz, Preis und Marge
Unter jeder vollständigen Leistung steht die Ergebniszeile. So hängen die Werte zusammen:
Stunden: Die Summe aus der gewählten Stundenquelle.
Kostensatz (€/h): Stundenlohn zuzüglich Lohnnebenkosten, Gemeinkosten sowie Maschinen & Material. Das sind deine Selbstkosten pro Stunde. Geplante Zuschläge für Nacht, Sonntag und Feiertage erhöhen vorab den Stundenlohn (siehe unten).
Verrechnungssatz (€/h): Kostensatz zuzüglich Wagnis & Gewinn, oder dein manuell gesetzter Satz. Das ist der Stundensatz, den du dem Kunden berechnest.
Berechneter Preis: Stunden × Verrechnungssatz, je nach Abrechnung pro Monat, pro Ausführung oder einmalig.
Marge: Preis minus Kosten (Stunden × Kostensatz), in Euro und in Prozent vom Preis.
Ausführungen in der Laufzeit und Zuschläge in der Laufzeit (nur mit Leistungsverzeichnis und geplantem Beginn): wie oft die Leistung in der Laufzeit ausgeführt wird und was die Zuschläge dabei kosten, dazu der durchschnittliche Aufschlag auf den Stundenlohn. Fahre mit der Maus darüber, dann siehst du die Aufteilung nach Nacht, Sonntag, Feiertag und hohem Feiertag.
Über das Stift-Symbol neben Kostensatz oder Verrechnungssatz öffnest du die Kostensätze der Leistung und passt Stundenlohn und Prozentsätze nur für diese Leistung an, etwa einen höheren Stundenlohn für Spezialkräfte. Die Werte aus den Einstellungen bleiben unberührt. Dort trägst du bei Bedarf auch einen manuellen Verrechnungssatz ein, zum Beispiel einen mit dem Kunden vereinbarten Stundensatz. Er ersetzt den abgeleiteten Satz, der dann durchgestrichen angezeigt wird, und die Marge rechnet mit dem manuellen Satz weiter. Leer lassen, um wieder die Ableitung zu nutzen.
Willst du einen runden Angebotspreis oder musst du dich an einer Preisvorgabe orientieren, setze über das Stift-Symbol beim Preis einen Manuellen Preis. Der berechnete Preis wird dann durchgestrichen angezeigt, darunter siehst du die Abweichung in Euro und Prozent, und die Marge rechnet mit dem manuellen Preis weiter. So erkennst du sofort, ob ein Nachlass noch tragfähig ist.
Zuschläge für Nacht, Sonntag und Feiertage
Nacht-, Sonntags- und Feiertagsarbeit kostet mehr Lohn. Damit du das nicht pauschal schätzen musst, berechnet Mendato die Zuschläge aus dem Leistungsverzeichnis. Dafür brauchst du zwei Dinge:
Die Kalkulation ist mit einem Leistungsverzeichnis verknüpft, in dem die Leistung einen Zeitplan mit Wochentagen, ein Zeitfenster und die Regel zur Ausführung an Feiertagen hat. Einzelne Aufgaben können davon abweichen. → Leistungsverzeichnis erstellen
In der Kalkulation ist ein geplanter Beginn eingetragen.
Mendato legt dann alle Ausführungen der Laufzeit auf den Kalender und prüft für jede, ob sie auf einen Sonntag, einen Feiertag oder einen hohen Feiertag fällt und wie viel vom Zeitfenster in die Nacht fällt, in Deutschland zwischen 22 und 5 Uhr. Welche Tage Feiertage sind, richtet sich nach Land und Bundesland des Objekts. Die Zuschlagssätze kommen aus dem Tarif des Landes; in Deutschland sind das nach dem Rahmentarifvertrag Gebäudereinigung 30 % für Nachtarbeit, 80 % für Sonntage und Feiertage und 200 % für hohe Feiertage, wobei an Sonn- und Feiertagen kein zusätzlicher Nachtzuschlag anfällt.
Der durchschnittliche Zuschlag über alle Stunden der Laufzeit erhöht den Stundenlohn der Leistung; Lohnnebenkosten, Gemeinkosten und Wagnis & Gewinn werden darauf wie gewohnt aufgeschlagen. Das Ergebnis siehst du an drei Stellen: in den Kostensätzen der Leistung in der Zeile Zuschläge als „⌀ +x %", in der Ergebniszeile als Zuschläge in der Laufzeit in Euro und je Raum in der Raumtabelle. Die Zusammensetzung über die Laufzeit (siehe unten) zeigt die Zuschläge der ganzen Kalkulation je Art.
Hat die Leistung im Leistungsverzeichnis keinen Zeitplan, zeigt die Ergebniszeile „Zuschläge: kein Zeitplan im LV", fehlt der Beginn, steht dort „Laufzeit fehlt". In beiden Fällen rechnet die Kalkulation ohne Zuschläge.
Freie Positionen
Alles, was du nicht über Stunden kalkulierst, kommt als freie Position dazu: Verbrauchsmaterial, Anfahrt, Hygieneartikel oder eine Pauschale. Klicke unten auf Freie Position hinzufügen und pflege Bezeichnung, Abrechnung, Menge, Einheit und Einzelpreis. Bei Abrechnung pro Ausführung trägst du zusätzlich die Ausführungen pro Jahr ein, damit die Position in der Laufzeit-Summe mitzählt. Die Positionen werden 1:1 ins Angebot übernommen.
Summenleiste und nächster Schritt
Die Leiste am unteren Rand fasst die Kalkulation zusammen. Mit geplanter Laufzeit steht ganz links Gesamt über die Laufzeit: Nettopreis und Marge für den gesamten Zeitraum, darunter Beginn, Ende und Anzahl der Monate. Monatliche Leistungen zählen mit den Monaten der Laufzeit, Leistungen pro Ausführung mit den tatsächlichen Ausführungen aus dem Leistungsverzeichnis bzw. den Ausführungen pro Jahr, einmalige Leistungen einmal. Fehlen bei einer Leistung oder Position die Ausführungen pro Jahr, zeigt ein Warnsymbol, was in dieser Summe noch nicht enthalten ist.
Daneben folgen Nettopreis und Marge je Abrechnungsart: Monatlich, Pro Ausführung und Einmalig, dazu bei Flächenkalkulationen der Preis pro m² und Monat, eine gute Kennzahl für den Vergleich mit Wettbewerbern.
Oberhalb der Leiste klappst du die Zusammensetzung über die Laufzeit auf: Monatlich × Monate, Pro Ausführung, Einmalig, Gesamtpreis, Kosten, davon Zuschläge je Art, Marge, Stunden und der Preis pro Stunde. Praktisch, wenn ein Kunde den Jahrespreis sehen will oder eine Ausschreibung eine Gesamtsumme verlangt.
Rechts stehen die Buttons Angebot erstellen und Auftrag erstellen. Beide sind erst aktiv, wenn alle Leistungen vollständig sind und bei „Pro Ausführung" die Ausführungen pro Jahr eingetragen sind oder aus dem Leistungsverzeichnis kommen. Mit dem Angebot holst du die Zusage des Kunden ein, mit dem Auftrag übernimmst du die Kalkulation direkt in Mendato Aufträge. → Angebot aus einer Kalkulation erstellen · Auftrag aus einer Kalkulation erstellen
Kalkulationen verwalten
In der Liste siehst du je Kalkulation Interessent oder Kunde, Objekt, Preis und das verknüpfte Angebot mit Status. Über das Kontextmenü kannst du eine Kalkulation Duplizieren, praktisch für Varianten wie „3× pro Woche" und „5× pro Woche", oder Löschen. Ein bereits erzeugtes Angebot bleibt beim Löschen erhalten.
Oben in der Liste zeigt ein Zähler, wie viele neue Kalkulationen du in diesem Monat noch anlegen kannst. Mehr dazu unter Kalkulations-Einstellungen.
💡 Tipp: Kalkuliere die Unterhaltsreinigung monatlich über Räume und ergänze Glas- oder Grundreinigung als eigene Leistung mit „Pro Ausführung" bzw. „Einmalig". Das Angebot bekommt dann automatisch getrennte, sauber beschriftete Positionen.