Hat der Kunde zugesagt, musst du den Auftrag nicht mehr von Hand aufbauen. Mendato übernimmt aus der Kalkulation die Räume ins Raumbuch, legt die Leistungen mit Raumplanung an, setzt die Ziel-Personenstunden und erzeugt die Abrechnungsposten mit den Beträgen des angenommenen Angebots. Du prüfst die Übernahme einmal und klickst auf Auftrag erstellen. Nur Schichten und Ausführer planst du danach wie gewohnt in Mendato Aufträge.
📍 Wo? → Mendato Vertrieb > Kalkulationen > Kalkulation öffnen > Auftrag erstellen (unten rechts in der Summenleiste) oder Mendato Vertrieb > Angebote > Angebot öffnen > Aktionen > Weiterführen zum Auftrag
Voraussetzungen
Du hast die Berechtigung, in Mendato Aufträge Aufträge anzulegen. Ohne sie siehst du die Buttons nicht.
Die Kalkulation ist vollständig: keine markierten Leistungen oder Räume mehr, bei Abrechnung „Pro Ausführung“ sind die Ausführungen pro Jahr eingetragen. Fehlt etwas, sagt dir das Modal direkt, was du in der Kalkulation noch ergänzen musst.
Die Kalkulation gehört zu einem Kunden. Steht sie noch bei einem Interessenten, wandelst du ihn direkt aus dem Dialog heraus um und machst danach weiter.
Eine Kalkulation lässt sich einmal in einen Auftrag übernehmen. Danach zeigt die Summenleiste Auftrag öffnen mit der Auftragsnummer.
Mit oder ohne Angebot
Beide Wege führen in denselben Dialog:
Mit angenommenem Angebot: Der Auftrag übernimmt die Beträge des Angebots, so wie der Kunde sie bestätigt hat. Ist das Angebot erst fertiggestellt oder versendet, fragt Mendato „Angebot annehmen und zum Auftrag weiterführen?“ und markiert es mit Annehmen und weiterführen als angenommen.
Ohne Angebot: Wer keine Angebote in Mendato schreibt, erstellt den Auftrag direkt aus der Kalkulation. Die Beträge kommen dann aus der Kalkulation, der Steuersatz aus der verknüpften Leistung oder dem Standardsatz deines Firmenlandes.
Schritt 1: Objekt und Laufzeit
Klicke in der Summenleiste der Kalkulation auf Auftrag erstellen. Der Kunde ist bereits vorbelegt.
Wähle das Objekt, an dem der Auftrag ausgeführt wird. Ist die Kalkulation schon mit einem Objekt verknüpft, steht es bereits drin. Gibt es das Objekt noch nicht, legst du es über das Plus im Auswahlfeld direkt an.
Setze das Startdatum. Ab diesem Tag läuft die Abrechnung, vorbelegt ist der Monatsanfang. Ein Enddatum ist optional.
Unter Erweiterte Ausführung findest du wie beim normalen Auftrag die Ausführung an Feiertagen, die benötigten Ausführer pro Einsatz und Anweisungen für das Team.
Klicke auf Weiter.
Schritt 2: Übernahme prüfen
Mendato zeigt dir jetzt genau, was angelegt wird.
Räume
Links stehen die Räume der Kalkulation mit Etage und Gebäude, rechts der Raum im Raumbuch des Objekts. Räume, die du aus dem Raumbuch in die Kalkulation übernommen hast, sind als Verknüpft markiert und werden wiederverwendet. Für alle anderen legt Mendato einen neuen Raum mit Größe, Raumart und Bodenbelag an. Möchtest du stattdessen einen bestehenden Raum nutzen, wählst du ihn im Feld aus. Leere Angaben an diesem Raum werden dann aus der Kalkulation ergänzt, vorhandene bleiben unangetastet.
Leistungen
Aus jeder Leistung der Kalkulation entsteht eine Auftragsleistung, verknüpft mit der Katalog-Leistung. Für Leistungen mit Räumen bekommt der Auftrag die Raumplanung mit Leistungswert und Häufigkeit je Raum.
Abrechnungsposten
Monatliche Leistungen werden zu wiederkehrenden Posten, Leistungen pro Ausführung werden je Einsatz abgerechnet, einmalige Leistungen einmalig. Freie Positionen kommen dazu. Hat die Kalkulation mehrere Leistungen und freie Positionen pro Ausführung, ordnest du oben zu, zu welcher Leistung diese Positionen gehören.
Ziel-Personenstunden pro Monat
Die Summe der kalkulierten Stunden wird als Zielwert am Auftrag hinterlegt. In der Raumplanung des Auftrags siehst du später, wie die geplanten Schichten dagegen stehen.
Passt alles, klickst du auf Auftrag erstellen. Der neue Auftrag öffnet sich direkt in Mendato Aufträge.
Wenn Angebot und Kalkulation nicht mehr zusammenpassen
Hast du das Angebot nach der Kalkulation noch angepasst, unterscheiden sich Angebot und Kalkulation. Mendato zeigt dann die abweichenden Positionen mit beiden Beträgen und fragt, welche Beträge der Auftrag übernehmen soll: Beträge des Angebots (Standard, denn das hat der Kunde bestätigt) oder Beträge der Kalkulation.
Nach der Übernahme
Im Auftrag steht Erstellt aus Kalkulation mit Link zurück in die Kalkulation. Die Kalkulation zeigt in der Summenleiste Auftrag öffnen, das Angebot einen Hinweis mit Link zum Auftrag.
Plane jetzt Schichten und Einsätze und weise Ausführer zu. → Übersicht: Auftrag erstellen
Über die Raumplanung des Auftrags vergleichst du die geplanten Stunden mit den Ziel-Personenstunden aus der Kalkulation. → Raumbuch: Reinigungsflächen und Personenstunden kalkulieren
Häufige Fragen
Die Kalkulation gehört zu einem Interessenten. Was nun?
Aufträge gibt es nur für Kunden. Klickst du trotzdem auf Auftrag erstellen oder Weiterführen zum Auftrag, öffnet sich die Umwandlung des Interessenten direkt. Nach dem Umwandeln geht es ohne Umweg mit dem Auftrag weiter. → Interessent in einen Kunden umwandeln
Kann ich die Kalkulation nach der Übernahme noch ändern?
Ja, der Auftrag ist davon unabhängig. Ein zweiter Auftrag aus derselben Kalkulation ist aber nicht möglich. Löschst du den Auftrag, wird die Kalkulation wieder frei.
Warum ist „Auftrag erstellen“ ausgegraut?
Die Kalkulation ist noch nicht vollständig. Fahre mit der Maus über den Button, dann siehst du, was fehlt. Es gelten dieselben Regeln wie für Angebot erstellen.
Was ist mit Angeboten ohne Kalkulation?
Weiterführen zum Auftrag gibt es dort weiterhin. Der Auftrag wird dann in Mendato Aufträge aus den Angebotspositionen angelegt, ohne Räume, Raumplanung und Zielstunden.
💡 Tipp: Übernimm die Räume schon beim Kalkulieren aus dem Raumbuch des Objekts. Verknüpfte Räume werden bei der Übergabe wiederverwendet, und im Raumbuch entsteht nichts doppelt.