Die Aufgaben einer Unterhaltsreinigung sind in fast jedem Objekt gleich: Böden wischen, Papierkörbe leeren, Sanitär reinigen. Mit Aufgabenvorlagen legst du diese Aufgaben einmal an der Leistung an, mit Zeitplan, Raumarten, Menge und Einheit. In jedem neuen Auftrag übernimmst du sie dann mit einem Klick, und Mendato verknüpft sie automatisch mit den passenden Räumen des Objekts. Dieselben Vorlagen nutzt auch der Leistungsverzeichnis-Editor in Mendato Vertrieb.
📍 Wo? → Stammdaten > Leistungen > Leistung öffnen > Tab „Aufgaben" (in Mendato Aufträge und in Mendato Vertrieb)
Vorlagen anlegen
Öffne unter Stammdaten > Leistungen die Leistung, zum Beispiel „Unterhaltsreinigung", und wechsle in den Tab Aufgaben. Der Zähler am Tab zeigt, wie viele Vorlagen es schon gibt.
Tippe unter der Tabelle in das Feld Vorlage hinzufügen und Enter drücken den Titel der Aufgabe ein und bestätige mit Enter. Die Vorlage erscheint sofort in der Tabelle und gilt zunächst für alle Raumarten.
Hast du eine fertige Liste, etwa aus einem alten Leistungsverzeichnis, nutze Mehrere einfügen: eine Aufgabe pro Zeile, bis zu 50 auf einmal. Aufzählungszeichen und Nummerierungen entfernt Mendato automatisch.
Alle Felder bearbeitest du direkt in der Tabelle. Es gibt keinen Speichern-Button, Änderungen werden automatisch gespeichert.
Spalte | Bedeutung |
Aufgabe | Titel der Aufgabe (Pflicht). Rechts im Feld stehen Menge und Einheit, sobald du sie in den Details gepflegt hast. |
Bereich | Gruppiert die Aufgabe, etwa „Sanitär" oder „Küche". Die Spalte erscheint nur, wenn die Leistung Bereiche hat. |
Zeitplan | Täglich, Wochentage, Alle 2 Wochen, Monatlich, Vierteljährlich, Jährlich, Nach Bedarf oder Benutzerdefiniert. Bei Kein eigener Zeitplan folgt die Aufgabe dem Zeitplan der Leistung und ist im Auftrag bei jedem Einsatz fällig. |
Raumarten | Für welche Räume die Aufgabe gilt: Alle Raumarten oder eine Auswahl, zum Beispiel nur „WC" und „Dusche" für „Sanitär reinigen". |
Details | Öffnet Beschreibung, Menge und Einheit. Ein blauer Punkt am Symbol zeigt, dass Details gepflegt sind. |
Aktionen | Duplizieren für Varianten derselben Aufgabe, Löschen entfernt die Vorlage endgültig. Bestehende Aufgaben in Aufträgen bleiben davon unberührt. |
Die Reihenfolge änderst du per Ziehgriff am Zeilenanfang. Sie gilt später auch für die Aufgabenliste im Auftrag und im Leistungsverzeichnis. Über den Filter Alle Raumarten oberhalb der Tabelle blendest du nur die Vorlagen einer Raumart ein; sortieren kannst du nur in der ungefilterten Ansicht.
Raumarten richtig einsetzen
Raumarten pflegst du unter Stammdaten > Raumplanung im Tab Raumtypen und ordnest sie den Räumen eines Objekts im Raumbuch zu. → Raumplanung: Raumtypen, Bodenbeläge und Leistungswerte pflegen
In der Vorlage bedeutet das:
Alle Raumarten: Die Aufgabe passt zu jedem Raum. Hat der Auftrag noch keine Raumplanung, wird sie als Aufgabe ohne Raum übernommen.
Bestimmte Raumarten: Die Aufgabe wird nur mit Räumen dieser Raumarten verknüpft, etwa „Teppich saugen" nur mit Büros, die als Raumtyp „Büro" angelegt sind.
Keine Raumart (gelber Hinweis): Der Schalter „Alle Raumarten" ist aus, aber keine Raumart gewählt. Diese Vorlage passt zu keinem Raum und lässt sich im Auftrag nicht übernehmen. Wähle Raumarten aus oder schalte „Alle Raumarten" ein.
Vorlagen in einen Auftrag übernehmen
Aufgaben in Aufträgen sind ab dem Pro-Paket verfügbar. Die Vorlagen an der Leistung kannst du in jedem Paket pflegen.
Lege im Auftrag zuerst die Raumplanung an, wenn die Aufgaben raumgenau abgehakt werden sollen. Mendato verknüpft die Vorlagen mit den dort geplanten Räumen. → Raumbuch: Reinigungsflächen und Personenstunden kalkulieren
Öffne den Auftrag und klicke in der Karte Leistungen in der Zeile der Leistung auf die Spalte Aufgaben.
Klicke im Fenster „Aufgaben" auf Aufgaben aus Vorlage. Der Button erscheint nur, wenn die Leistung Vorlagen hat.
Im Dialog Aufgaben aus Vorlagen übernehmen sind die Vorlagen nach Raumarten gruppiert. Unter jeder Vorlage stehen die Räume, mit denen sie verknüpft wird. Vorlagen ohne passenden Raum sind ausgegraut. Hake an, was du brauchst; die Fußzeile fasst zusammen, wie viele Aufgaben und Raumverknüpfungen entstehen.
Klicke auf Übernehmen. Mendato legt pro Vorlage eine Aufgabe mit allen passenden Räumen an und bestätigt mit „Aufgaben aus Vorlagen angelegt".
Übernommene Aufgaben erkennst du in der Aufgabenliste am Symbol Aus Vorlage. Du kannst sie danach wie jede andere Aufgabe bearbeiten, Räume ändern oder löschen. → Aufgaben erstellen und verwalten
Gut zu wissen:
Bereits übernommen: Vorlagen, aus denen in dieser Leistung schon eine Aufgabe entstanden ist, sind so markiert und nicht vorausgewählt. Übernimmst du sie trotzdem erneut, ergänzt Mendato nur fehlende Raumverknüpfungen, es entstehen keine doppelten Aufgaben.
Einsätze werden aktualisiert: Zukünftige, noch nicht abgerechnete Einsätze erhalten die neuen Aufgaben automatisch, deine Mitarbeiter sehen sie beim nächsten Einsatz in Mendato Operations.
Beim Anlegen eines neuen Auftrags im Dialog „Auftrag erstellen" steht der Button noch nicht zur Verfügung. Speichere den Auftrag zuerst und übernimm die Vorlagen danach.
Vorlagen im Leistungsverzeichnis (Mendato Vertrieb)
Dieselben Vorlagen schlägt Mendato Vertrieb im Leistungsverzeichnis-Editor vor. Übergibst du eine Kalkulation später in einen Auftrag, kommen die Aufgaben mit Intervallen und Räumen direkt mit, du musst sie im Auftrag nicht noch einmal aus den Vorlagen übernehmen. → Leistungsverzeichnis erstellen: Leistungen, Räume und Aufgaben im LV-Editor