Das Leistungsverzeichnis hält fest, was in welchem Raum wie oft erledigt wird: Leistungen, die zugehörigen Räume und die einzelnen Aufgaben mit Intervall und Wochentagen. Preise stehen bewusst nicht drin. Du erfasst es typischerweise bei der Besichtigung, gibst es als PDF zum Angebot dazu und erzeugst daraus mit einem Klick die Kalkulation. Bei der Auftragsübernahme werden die Aufgaben direkt im Auftrag angelegt.
📍 Wo? → Mendato Vertrieb > Leistungsverzeichnisse
Bevor du startest
Raumbuch am Objekt: Die Räume im Leistungsverzeichnis sind immer Räume aus dem Raumbuch des Objekts. Du kannst sie vorab am Objekt anlegen oder direkt aus dem Editor heraus ergänzen. → Raumbuch
Leistungen in den Stammdaten: Jede Leistung im Leistungsverzeichnis basiert auf einer Leistung unter Stammdaten > Leistungen, etwa „Unterhaltsreinigung“ oder „Glasreinigung“. Pflegst du dort im Tab Aufgaben Aufgabenvorlagen je Raumart, übernimmst du die Standardaufgaben später per Klick.
Paket und Berechtigung: Leistungsverzeichnisse gibt es ab dem Starter-Paket, mit einer festen Anzahl neuer Leistungsverzeichnisse pro Kalendermonat (10 im Starter-Paket, 25 im Pro-Paket, 50 im Pro-Plus-Paket). Den Zähler siehst du oben in der Liste. Außerdem braucht die Benutzerrolle unter Mendato Vertrieb die Berechtigung für Leistungsverzeichnisse, sonst ist der Menüpunkt ausgeblendet.
Leistungsverzeichnis anlegen
Klicke in der Liste auf Neues Leistungsverzeichnis, oder öffne am Interessenten, Kunden oder Objekt den Tab Leistungsverzeichnisse und klicke auf Hinzufügen.
Vergib einen Namen, zum Beispiel „Unterhaltsreinigung Bürogebäude Musterstraße“.
Wähle den Auftraggeber (Kunde oder Interessent) und das Objekt. Startest du vom Objekt aus, ist das schon erledigt.
Hast du bereits ein Leistungsverzeichnis als Datei, etwa aus einer Ausschreibung, aktiviere Altes Leistungsverzeichnis importieren. Die KI liest es ein und schlägt Räume, Leistungen und Aufgaben zur Prüfung vor. → Altes Leistungsverzeichnis mit KI importieren
Klicke auf Erstellen. Der Editor öffnet sich sofort.
Auftraggeber und Objekt lassen sich nachträglich nicht ändern, weil alle Räume am Raumbuch dieses Objekts hängen. Der Editor hat keinen Speichern-Button, jede Änderung wird automatisch gespeichert. Über Notiz hinzufügen hältst du Absprachen aus der Besichtigung fest.
Leistung hinzufügen
Ein Leistungsverzeichnis besteht aus einer oder mehreren Leistungen. Klicke auf Leistung hinzufügen und wähle die Leistung aus den Stammdaten. Sie heißt zunächst wie dort, du kannst sie aber umbenennen, etwa in „Unterhaltsreinigung Büroflächen“. In der Leistungskarte legst du fest:
Standard-Zeitplan: Das Intervall, das für alle Aufgaben dieser Leistung gilt, die keinen eigenen Zeitplan haben, zum Beispiel wöchentlich Mo bis Fr. Mit Kein Standard bekommt jede Aufgabe ihr eigenes Intervall.
Zeitfenster und Feiertage: In welchem Zeitfenster die Leistung ausgeführt wird (auch über Mitternacht) und ob sie an Feiertagen stattfindet. Beides bestimmt in einer verknüpften Kalkulation die Nacht-, Sonntags- und Feiertagszuschläge.
Über das Menü rechts oben in der Karte kannst du die Leistung ändern, die Aufgabenvorlagen der Leistung bearbeiten, die Spalte Bereich ein- oder ausblenden, die Leistung nach oben oder unten verschieben oder sie mit allen Räumen und Aufgaben entfernen.
Räume zuordnen
Klicke in der Leistungskarte auf Räume hinzufügen und wähle die Räume aus dem Raumbuch aus, oder übernimm mit Alle Räume übernehmen das komplette Raumbuch. Die Räume erscheinen als Chips, gruppiert nach Raumart.
Fehlen Räume im Raumbuch, legst du sie direkt hier an: einzeln über Neuen Raum anlegen, als Liste über Mehrere Räume einfügen (eine Zeile je Raum mit Name, Etage und m²) oder per KI über Räume aus Grundriss erkennen. Die neuen Räume landen im Raumbuch des Objekts und sind sofort der Leistung zugeordnet.
Das x am Chip löst nur die Zuordnung zur Leistung, der Raum bleibt im Raumbuch erhalten. Fährst du mit der Maus über einen Chip, siehst du, wie viele Ausführungen pro Woche sich aus den Aufgaben in diesem Raum ergeben.
Aufgaben erfassen
Unter den Räumen steht die Aufgabentabelle. Tippe eine Aufgabe in das Feld Neue Aufgabe eingeben und drücke Enter, oder füge über Mehrere einfügen eine ganze Liste ein, eine Aufgabe pro Zeile. Aufzählungszeichen werden dabei automatisch entfernt.
Hat die Leistung Aufgabenvorlagen, klicke auf Standardaufgaben übernehmen. Mendato ordnet die Vorlagen anhand der Raumart den zugeordneten Räumen zu, du wählst aus, was übernommen wird. Bei einer Leistung mit Vorlagen und Räumen, aber noch ohne Aufgaben, öffnet sich der Dialog einmal automatisch. Kommen später neue Räume dazu, bietet dir ein Hinweis an, die Standardaufgaben für diese Räume zu ergänzen.
Die Reihenfolge der Aufgaben änderst du per Drag & Drop am Griff links. Je Aufgabe pflegst du:
Intervall und Wochentage
Neue Aufgaben stehen auf Wie Leistung und erben den Standard-Zeitplan, ihre Wochentage sind grau dargestellt. Sobald du einen Wochentag anklickst oder im Feld Intervall etwas anderes wählst, bekommt die Aufgabe ihren eigenen Zeitplan. Zur Auswahl stehen Wöchentlich, Alle 2 Wochen, Monatlich, Vierteljährlich, Jährlich, Nach Bedarf und Benutzerdefiniert für andere Rhythmen, etwa jeden ersten Montag im Monat. Bei wöchentlichen Rhythmen klickst du die Wochentage Mo bis So direkt in der Tabelle an. Eine Aufgabe ohne Intervall ist mit Zeitplan fehlt markiert.
Räume je Aufgabe
Standardmäßig gilt eine Aufgabe für alle Räume der Leistung. Über die Spalte Räume schränkst du sie auf einzelne Räume ein, etwa „Fenster putzen“ nur in Büros, oder setzt sie auf Ohne Raumbezug. Im selben Dialog kannst du für einzelne Räume einen abweichenden Zeitplan hinterlegen, zum Beispiel die Teeküche täglich statt dreimal pro Woche.
Details
Über das Details-Symbol ergänzt du eine Beschreibung sowie Menge und Einheit, etwa 40 Fenster. Menge und Einheit erscheinen im PDF als Zusatz hinter der Aufgabe. In der Spalte Zeitfenster kannst du für einzelne Aufgaben vom Zeitfenster und von der Feiertagsregel der Leistung abweichen.
PDF, Kalkulation, Angebot und Auftrag
Mit dem fertigen Leistungsverzeichnis geht es im Kopfbereich weiter:
PDF erstellen: Erzeugt das Leistungsverzeichnis als PDF mit allen Leistungen, Räumen und Aufgaben samt Intervall und Wochentagen. Du siehst es in der Vorschau und kannst es herunterladen, etwa für den Kunden zum Gegenzeichnen.
Kalkulation erstellen: Legt eine Kalkulation mit einem Block je Leistung und den zugeordneten Räumen an und öffnet sie. Ausführungen pro Woche, Zeitfenster und Feiertage kommen aus dem Leistungsverzeichnis, die Aufgaben sind in der Kalkulation je Block einsehbar. Eine bestehende Kalkulation verbindest du nachträglich über Leistungsverzeichnis verknüpfen, sofern Auftraggeber und Objekt übereinstimmen. Die verknüpften Kalkulationen stehen in der Kopfkarte. → Kalkulation erstellen
Angebot: Im Angebot wählst du im Feld Leistungsverzeichnis das passende aus. Beim Abschließen des Angebots wird das PDF eingefroren und beim Versenden automatisch mit angehängt. Erzeugst du das Angebot aus einer verknüpften Kalkulation, ist das Leistungsverzeichnis bereits vorausgewählt. → Angebot aus einer Kalkulation erstellen
Auftrag: Bei der Übergabe der Kalkulation in einen Auftrag werden die Aufgaben des Leistungsverzeichnisses als Aufgaben im Auftrag angelegt und die Feiertagsregel vorbelegt. Im Auftrag siehst du sie dann im Tab Leistungsverzeichnis. → Leistungsverzeichnis im Auftrag
Wandelst du einen Interessenten in einen Kunden um, wandern seine Leistungsverzeichnisse mit zum neuen Kunden und Objekt.
Leistungsverzeichnisse verwalten
Die Liste zeigt je Leistungsverzeichnis Interessent oder Kunde, Objekt, Anzahl der Räume, Fläche sowie Erstell- und Änderungsdatum. Über Filter grenzt du nach Interessent, Kunde oder Objekt ein. Im Kontextmenü kannst du ein Leistungsverzeichnis Duplizieren, praktisch für Varianten wie „3× pro Woche“ und „5× pro Woche“, oder Löschen. Gelöscht wird endgültig, inklusive aller Leistungen, Räume und Aufgaben. Duplikate zählen wie neue Leistungsverzeichnisse auf dein Monatskontingent.
💡 Tipp: Pflege einmal die Aufgabenvorlagen deiner Leistungen je Raumart. Dann besteht ein neues Leistungsverzeichnis aus drei Klicks: Leistung hinzufügen, Räume übernehmen, Standardaufgaben übernehmen.