Ist die Kalkulation fertig, brauchst du kein Angebot mehr von Hand zu schreiben. Mendato erzeugt aus den Leistungen und freien Positionen einen Angebotsentwurf, den du nur noch prüfst, abschließt und versendest. Kalkulation und Angebot bleiben verknüpft: Ändert sich die Kalkulation, aktualisierst du das Angebot per Klick.
📍 Wo? → Mendato Vertrieb > Kalkulationen > Kalkulation öffnen > Angebot erstellen (unten rechts in der Summenleiste)
Wann der Button aktiv ist
Angebot erstellen lässt sich erst klicken, wenn die Kalkulation vollständig ist. Fährst du mit der Maus über den ausgegrauten Button, siehst du, was noch fehlt:
Alle Leistungen und Räume sind vollständig (keine markierten Zeilen mehr).
Bei Leistungen mit Abrechnung „Pro Ausführung" sind die Ausführungen pro Jahr eingetragen.
Es gibt mindestens eine Leistung oder freie Position.
Angebotsentwurf erzeugen
Klicke in der Summenleiste auf Angebot erstellen.
Hat die Kalkulation noch keinen Kunden oder Interessenten, wählst du ihn jetzt im Dialog aus. Die Auswahl wird auch an der Kalkulation gespeichert.
Prüfe die Vorschau Positionen des Angebots mit Bezeichnung, Menge, Einheit, Einzelpreis und der Summe netto.
Klicke auf Entwurf erstellen. Mendato öffnet direkt das neue Angebot.
Was aus der Kalkulation ins Angebot übernommen wird
Je Leistung entsteht eine Angebotsposition. Der Titel ist der Name, den du der Leistung in der Kalkulation gegeben hast. Menge und Einheit richten sich nach der Abrechnung:
Monatlich: Menge 1, Einheit „Monat", Einzelpreis = Monatspreis.
Pro Ausführung: Menge = Ausführungen pro Jahr, Einheit „Ausführung", Einzelpreis = Preis je Ausführung.
Einmalig: Menge 1, Einheit „pauschal".
Ein manuell gesetzter Preis in der Kalkulation wird als Einzelpreis übernommen. Freie Positionen kommen 1:1 dazu. Der Steuersatz ist der Satz der verknüpften Leistung, sonst der Standardsatz deines Firmenlandes.
Im Angebot siehst du im Kopf ein Tag mit dem Namen der Kalkulation. Ein Klick darauf führt dich zurück in den Editor. Umgekehrt zeigt die Summenleiste der Kalkulation die Angebotsnummer und den Status.
Angebot prüfen, abschließen und versenden
Der Entwurf ist ein ganz normales Angebot. Du kannst Angebotsnummer, Angebots- und Gültigkeitsdatum, den Ansprechpartner sowie Einleitungs- und Schlusstext anpassen, Positionen umsortieren oder ergänzen und dir über Vorschau das PDF ansehen.
Klicke auf Abschließen. Danach ist das Angebot nicht mehr bearbeitbar und Mendato erzeugt das PDF.
Versende es über Aktionen > Versenden per E-Mail, mit vorbelegtem Betreff und Text aus deinen Angebotseinstellungen. → Angebot in Mendato versenden
Alternativ aktivierst du über Digitales Angebot einen Link, über den der Kunde das Angebot im Browser ansieht und direkt annimmt oder ablehnt. → Digitales Angebot in Mendato erstellen
Der Status wandert dabei von Entwurf über Fertiggestellt und Versendet zu Angenommen oder Abgelehnt. Reagiert der Kunde per Telefon oder Mail, setzt du den Status über Als angenommen markieren bzw. Als abgelehnt markieren selbst.
Kalkulation nachträglich ändern
Solange das Angebot ein Entwurf ist, kannst du die Kalkulation weiter anpassen. Die Summenleiste zeigt dann den Hinweis Kalkulation geändert. Klicke auf Aktualisieren, um die Positionsliste des Angebots auf den aktuellen Stand zu bringen.
Wichtig: Beim Aktualisieren wird die komplette Positionsliste des Angebots ersetzt, auch Positionen, die du im Angebot von Hand ergänzt oder geändert hast. Mach solche Ergänzungen deshalb besser als freie Position in der Kalkulation, dann bleiben sie erhalten.
Ein abgeschlossenes Angebot lässt sich nicht mehr aktualisieren. Brauchst du eine neue Version, dupliziere die Kalkulation und erzeuge daraus ein neues Angebot.
Und nach der Zusage?
Bei einem Angebot für einen Interessenten erscheint nach der Annahme der Hinweis, den Interessenten jetzt in einen Kunden umzuwandeln. → Interessent in einen Kunden umwandeln
Bei einem Angebot für einen bestehenden Kunden kannst du über Weiterführen zur Rechnung direkt in Mendato Buchhaltung eine Rechnung daraus erstellen. → Rechnung aus einem Angebot in Mendato erstellen
💡 Tipp: Benenne die Leistungen in der Kalkulation so, wie sie im Angebot stehen sollen, etwa „Unterhaltsreinigung Büroflächen, 3× wöchentlich". Der Name wird als Positionstitel übernommen und erspart dir das Nachbearbeiten.