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Stundenzettel-Importer in Mendato

Stundenzettel per Datei-Import in Mendato hochladen – Schritt-für-Schritt-Anleitung.

Verfasst von Philipp Geimer

Stundenzettel-Importer in Mendato

Mit dem Stundenzettel-Importer kannst du Zeiterfassungen in großer Menge per Datei hochladen, ohne die Zeiten manuell einzutragen. Diese Methode ist ideal für eine rechtssichere Dokumentation gemäß Rahmentarifvertrag inklusive Zuschlägen.

💡 Alternative: Wenn du Papier-Stundenzettel einsammelst, kannst du sie auch einfach abfotografieren und per KI auslesen lassen — siehe Stundenzettel per Foto erfassen (KI-Erkennung).

1. Vorbereitungen: Stundendaten als Datei formatieren

Unter Einstellungen > Import > Vorlage > Stundenzettel kannst du die offizielle Vorlage herunterladen.

Falls Stundenzettel bereits digital in Excel vorliegen, können die Daten einfach kopiert und in die Vorlage eingefügt werden.

Spalten & Datenformat:

Stundenzettel-Vorlage als Tabelle mit Spalten wie Personalnummer, Datum, Start, Ende und Pause

Stundenzettel-Vorlage in Excel mit Spalten wie Personalnummer, Datum, Start, Ende und Pause

Spaltenname

Erforderlich?

Format / Beispiel

Personalnummer

Ja

Numerisch (z.B. 38)

Auftragsnummer

Optional

Numerisch (z.B. 1085)

Objektnummer

Optional

Numerisch (z.B. 1803)

Datum

Ja

TT/MM/JJJJ oder YYYY-MM-DD (z.B. 28/01/2025)

Anfahrt Start

Optional

HH:MM:SS (z.B. 17:45:00)

Start

Ja

HH:MM:SS (z.B. 18:01:02)

Ende

Ja

HH:MM:SS (z.B. 18:21:02)

Pause (Minuten)

Optional

Numerisch (0 oder 10)

Zeiterfassung bestätigt?

Ja

ja oder nein

Hinweise:

  • Das Datumsformat muss einheitlich sein (TT/MM/JJJJ oder YYYY-MM-DD).

  • Leere Werte in „Pause (Minuten)" mit 0 ergänzen.

  • „Zeiterfassung bestätigt?" muss entweder „ja" oder „nein" enthalten.

2. Datei in Mendato hochladen

Unter Einstellungen > Import > Neuer Import > Typ: Stundenzettel

Dialog 'Neuer Import' in den Einstellungen mit Datenmodell-Auswahl und Upload einer Excel-Datei

  1. Gehe zu Einstellungen > Import.

  2. Klicke auf „Neuer Import".

  3. Wähle den Typ „Stundenzettel".

  4. Excel-Datei (.xlsx) hochladen.

  5. Bestätigen — Mendato verarbeitet die Daten automatisch.

3. Zeiterfassungen überprüfen & bestätigen

Es gibt zwei Wege, um importierte Zeiterfassungen zu verwalten:

Option 1: Übersicht aller Zeiterfassungen

Unter Mendato Aufträge > Personal > Zeiterfassungen

Übersicht der Zeiterfassungen unter Personal mit Mehrfachauswahl, Statusspalte und Import-Button

  • Alle Zeiterfassungen für alle Mitarbeiter einsehen.

  • Mehrfachauswahl nutzen, um mehrere Zeiterfassungen gleichzeitig zu bestätigen.

Option 2: Einzelne Mitarbeiter-Zeiten bearbeiten

Unter Stammdaten > Mitarbeiter > Mitarbeiter öffnen > Zeiterfassungen

Mitarbeiterprofil, Tab 'Zeiterfassungen' mit Zeiten, Status und Button 'Zeiterfassung erstellen'

  • Nur Zeiterfassungen des ausgewählten Mitarbeiters einsehen.

  • Zeiten ergänzen, korrigieren, bestätigen oder löschen.

  • Pausenzeiten manuell nachtragen.

💡 Hinweis: Nur bestätigte Zeiterfassungen fließen in die Lohnabrechnung ein.

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