Stundenzettel per Foto erfassen (KI-Erkennung)
Mit Mendato kannst Du Fotos von ausgefüllten Stundenzetteln hochladen — eine KI erkennt automatisch Datum, Arbeitszeiten, Pausen sowie den Mitarbeiter (Personalnummer und Name). Du prüfst die erkannten Einträge kurz und bestätigst sie — daraus werden in Mendato automatisch Zeiterfassungen erstellt.
💡 BETA: Diese Funktion befindet sich noch in der Beta-Phase. Die KI-Erkennung wird laufend verbessert — bitte prüfe alle erkannten Einträge sorgfältig, bevor Du sie bestätigst. Über Dein Feedback an den Support freuen wir uns.
Voraussetzungen
Pro oder Pro Plus Paket
Mitarbeiter mit Personalnummer in den Stammdaten angelegt
Pro Foto: ein Mitarbeiter, gut lesbar fotografiert, mit Datum, Start- und Endzeit
1. Stundenzettel-Bereich öffnen
In Mendato Aufträge: Personal > Stundenzettel.
Hier siehst Du alle hochgeladenen Stundenzettel mit Status, erkanntem Mitarbeiter und Anzahl der erkannten Einträge.
2. Foto hochladen oder aufnehmen
Klicke oben rechts auf „Stundenzettel scannen". Im Dialog hast Du zwei Wege:
Foto aufnehmen (Handy / Tablet): Öffnet direkt die Kamera. Praktisch, wenn ein Mitarbeiter den Papier-Stundenzettel im Büro abgibt.
Dateien hochladen: Per Drag & Drop oder Klick mehrere Fotos gleichzeitig auswählen.
Unterstützte Formate: JPG, PNG, HEIC. Max. 15 MB pro Datei. Mehrfachauswahl möglich.
3. KI analysiert den Scan
Nach dem Hochladen durchläuft jeder Stundenzettel automatisch diese Status:
Wird hochgeladen
KI analysiert — dauert üblicherweise 20–60 Sekunden
Mitarbeiter wählen oder Zur Prüfung — je nachdem, ob die KI den Mitarbeiter zuordnen konnte
Du kannst die Übersicht offen lassen — sie aktualisiert sich automatisch.
4. Mitarbeiter zuweisen
Wenn die KI Personalnummer und Name eindeutig erkennt, wird der Mitarbeiter automatisch zugewiesen.
Konnte die KI den Mitarbeiter nicht zuordnen (z.B. unleserliche Personalnummer), öffne den Stundenzettel und wähle den Mitarbeiter manuell aus. Die KI zeigt Dir zur Hilfestellung an, welcher Name bzw. welche Nummer erkannt wurde.
5. Einträge prüfen & bestätigen
Im Detail eines Stundenzettels findest Du die erkannten Einträge in einer Tabelle. Pro Zeile siehst Du:
Status (Entwurf, Bestätigt, Verworfen, Fehler)
Datum, Anfahrt, Start, Ende, Pause — alle Felder direkt in der Tabelle editierbar
Auftrag und Objekt — zugeordnet anhand der erkannten Nummern, falls vorhanden
Pro Zeile kannst Du auf Bestätigen (✓) oder Verwerfen (✗) klicken. Für mehrere Einträge auf einmal:
Einträge per Häkchen auswählen → „Auswahl bestätigen"
Am unteren Tabellenende: „Alle bestätigen" oder „Alle verwerfen" für Massenfreigabe
Aus jedem bestätigten Eintrag wird automatisch eine Zeiterfassung in Mendato erstellt — sichtbar unter Personal > Zeiterfassungen.
Tipp: Einträge automatisch bestätigen
Im Upload-Dialog gibt es die Option „Einträge automatisch bestätigen (überspringt Prüfung)". Ist sie aktiviert, werden alle fehlerfrei erkannten Einträge ohne weitere Prüfung direkt als Zeiterfassung übernommen.
Empfehlung: Erst nach mehreren erfolgreichen manuellen Prüfungen aktivieren — so weißt Du, wie zuverlässig die KI für Eure Stundenzettel arbeitet.
Fehler und Probleme
Wenn die KI einen Stundenzettel nicht verarbeiten kann, siehst Du in der Übersicht den Status „Fehler":
Meldung | Bedeutung & Lösung |
Kein Stundenzettel erkannt | Das Foto zeigt keinen Stundenzettel — neues Foto vom richtigen Dokument aufnehmen. |
Scan unleserlich | Bild zu dunkel, unscharf oder verzerrt — neues Foto mit besserer Beleuchtung aufnehmen. |
Mehrere Mitarbeiter auf dem Scan | Pro Stundenzettel ist nur ein Mitarbeiter erlaubt — Stundenzettel pro Mitarbeiter trennen. |
Mitarbeiter konnte nicht zugeordnet werden | Personalnummer wurde nicht gefunden — Mitarbeiter manuell zuweisen oder Stammdaten prüfen. |
Technischer Fehler bei der KI-Analyse | Vorübergehender Fehler — Stundenzettel löschen und Foto erneut hochladen. |
Einzelne Einträge mit Status „Fehler": Direkt in der Tabelle die markierten Felder korrigieren (z.B. Datum oder Uhrzeit) und anschließend bestätigen.
Tipps für gute Erkennungsraten
Stundenzettel gerade und vollständig fotografieren — alle Spalten im Bild
Gute Beleuchtung, keine Schatten oder Reflexionen
Bei Handschrift: Druckbuchstaben für Zahlen verwenden — und vorab ein Foto-Beispiel mit den Mitarbeitern besprechen
Personalnummer und Name oben auf dem Stundenzettel gut leserlich eintragen
Bei Papier-Stundenzetteln: Die Vorlage so gestalten, dass die Zellen klar getrennt sind
Foto-KI vs. Excel-Importer — was passt wann?
Beide Wege erstellen Zeiterfassungen aus bestehenden Stundenzetteln — sie sind für unterschiedliche Situationen gemacht:
| Foto-Upload (KI) | Excel-Importer |
Eingang | Foto vom Papier-Stundenzettel | Excel-Datei nach Vorlage |
Vorbereitung | Keine — Foto aufnehmen reicht | Daten in die Vorlage übertragen |
Mitarbeiter pro Datei | Ein Mitarbeiter pro Foto | Beliebig viele in einer Datei |
Ideal für | Spontaner Empfang einzelner Papier-Stundenzettel | Strukturierte Massenübernahmen (z.B. monatlich) |
Details zum Excel-Importer: Stundenzettel-Importer in Mendato.
💡 Hinweis: Nur bestätigte Zeiterfassungen fließen in die Lohnabrechnung ein. Die Foto-Upload-Funktion ersetzt die manuelle Erfassung nicht in jedem Fall — nutze sie dort, wo Eure Mitarbeiter noch mit Papier-Stundenzetteln arbeiten.