Eine digitale Zeiterfassung durch Mendato Operations bietet eine einfache und rechtssichere Methode zur Erfassung von Arbeitszeiten direkt durch die Mitarbeiter vor Ort.
Voraussetzungen für die digitale Zeiterfassung
Stelle sicher, dass alle Voraussetzungen durchgeführt wurden:
➡️ Benutzerkonto für Mendato Operations: Der Mitarbeiter benötigt ein aktives Benutzerkonto in Mendato. Dieses wird durch den Administrator im Bereich Personal > Mitarbeiter > Benutzer hinzufügen erstellt.
Login per Telefonnummer wird empfohlen, besonders für reines Reinigungspersonal, um den Zugang auf die Operations-App zu beschränken.
➡️ Smartphone mit Mendato Operations App: Die Mitarbeiter müssen die Mendato Operations App aus dem App Store (iOS oder Android) herunterladen und installieren.
➡️ Standortfreigabe und Push-Benachrichtigungen: Die App erfordert Standortfreigabe, da der Standort bei Anfahrt, Einsatzbeginn und -ende erfasst wird. Push-Benachrichtigungen helfen, an Start und Ende der Zeiterfassung erinnert zu werden.
➡️ Login-Daten: Der Mitarbeiter benötigt die Telefonnummer oder E-Mail (je nach Benutzereinstellung) und das Passwort für den Zugang zur App.
Ablauf der digitalen Zeiterfassung in Mendato Operations
Einloggen: Mitarbeiter loggen sich in der Mendato Operations App mit ihren Zugangsdaten ein.
Einsätze anzeigen lassen: Im Menü „Einsätze“ sieht der Mitarbeiter alle für den Tag geplanten Einsätze chronologisch aufgelistet.
Zeiterfassung starten:
Anfahrt: Vor Arbeitsbeginn kann die Anfahrt durch Drücken auf „Anfahrt starten“ erfasst werden, was den Anfahrtsstandort dokumentiert.
Einsatz starten: Bei Ankunft am Einsatzort startet der Mitarbeiter den Einsatz. Der aktuelle Standort wird als Arbeitsbeginn festgehalten.
Pause und Fortsetzung: Falls der Mitarbeiter eine Pause einlegen muss, kann diese einfach durch Drücken auf „Pause“ und „Fortsetzen“ dokumentiert werden.
Einsatz beenden: Nach Abschluss der Arbeit klickt der Mitarbeiter auf „Einsatz stoppen“, wodurch die Endzeit und der Standort erfasst werden.
Vorteile der digitalen Zeiterfassung über Mendato Operations
✅ Rechtssicher und präzise: Die digitale Zeiterfassung ermöglicht eine präzise und manipulationssichere Dokumentation der Arbeitszeiten, was besonders für Prüfungen durch den Zoll oder Aufsichtsbehörden relevant ist.
✅ Standortnachweis: Durch die GPS-Erfassung bei Anfahrt, Einsatzbeginn und -ende wird dokumentiert, ob und wann der Mitarbeiter am Einsatzort war. Dies erhöht die Transparenz und Nachvollziehbarkeit.
✅ Automatisierte Erfassung: Mitarbeiter müssen keine handschriftlichen Stundenzettel mehr führen. Die erfassten Zeiten werden direkt in Mendato übertragen und stehen sofort zur weiteren Bearbeitung bereit.
✅ Schnelleres Abrechnungs- und Controlling-Verfahren: Da alle Zeiten digital erfasst und bestätigt werden, lassen sich Daten für die vorbereitende Lohnbuchhaltung schneller exportieren und bei Bedarf an DATEV LODAS, DATEV Lohn & Gehalt, Lexware oder Excel übergeben.
✅ Verbesserte Kommunikation: Mitarbeiter können bei Bedarf über die App Kommentare und Bilder zum Einsatz hinzufügen. Dies ist besonders hilfreich, um Besonderheiten vor Ort zu dokumentieren und die Kommunikation zwischen den Reinigungskräften und der Verwaltung zu verbessern.
Tipps für die Einführung der digitalen Zeiterfassung
Schulung: Führe eine kurze Einführung für alle Mitarbeiter durch, in der Login, Start, Pause, Stopp und Zusatzfunktionen wie Kommentare und Bilder erläutert werden.
Nachweisdokument: Dokumentiere das Datum der Einführung und bestätige, dass alle Mitarbeiter die Nutzung der App verstanden haben. Dies ist hilfreich für interne Kontrollen und bei Prüfungen.
Videos zur Anleitung: Überlege, den Mitarbeitern erklärende Videos zur Verfügung zu stellen, die in mehreren Sprachen zugänglich sind.
Mit diesen Schritten und der Nutzung der Mendato Operations App lässt sich die Zeiterfassung effizient und gesetzeskonform abwickeln, was sowohl für die Mitarbeiter als auch für das Unternehmen zahlreiche Vorteile mit sich bringt.