Schritt 4 der Auftragserstellung: Schichten & Einsätze
Im vierten und letzten Schritt der Auftragserstellung in Mendato definierst du, wie und wann die geplanten Reinigungsleistungen durchgeführt werden. Hier kannst du Schichten für regelmäßige Intervalle anlegen oder Einsätze für individuelle Termine manuell erstellen. Dies ermöglicht eine präzise Einsatzplanung für dein Reinigungspersonal und sorgt für eine reibungslose Organisation der Arbeitsabläufe.
Was ist der Unterschied zwischen Schichten und Einsätzen?
Schichten: Wiederkehrende Zeitfenster, in denen bestimmte Leistungen regelmäßig (z. B. wöchentlich, monatlich) erbracht werden sollen. Ein Beispiel wäre die tägliche Reinigung eines Büros von Montag bis Freitag.
Einsätze: Einzelne Termine oder spezifische Zeitfenster für eine Leistung. Einsätze können einmalig oder flexibel geplant werden, z. B. für eine Sonderreinigung an einem bestimmten Tag.
Schicht anlegen
Um eine Schicht anzulegen, klicke auf Schicht anlegen. Es öffnet sich ein Fenster, in dem du die Details zur Schichtplanung eintragen kannst.
Auftragsleistungen auswählen: Wähle eine oder mehrere Auftragsleistungen aus, die im Rahmen dieser Schicht durchgeführt werden sollen. Mehrere Auftragsleistungen in einer Schicht sind hilfreich, wenn z. B. Büro-, Sanitär- und Treppenhausreinigung immer zur gleichen Zeit stattfinden.
Startdatum und Intervall festlegen:
Startdatum: Setze das Datum, ab dem die Schicht beginnen soll.
Intervall: Wähle, wie häufig diese Schicht wiederholt wird (z. B. täglich, wöchentlich, monatlich). Bei benutzerdefinierten Intervallen kannst du den Rhythmus frei konfigurieren, z. B. "jeden dritten Donnerstag im Monat".
Benötigte Ausführer festlegen: Gib an, wie viele Reinigungskräfte oder Subunternehmer für die Schicht erforderlich sind.
Abweichende Anweisungen: Falls besondere Hinweise für diesen Einsatz vorliegen, kannst du abweichende Anweisungen hinterlegen.
Leistungsbeleg automatisch erzeugen: Falls du für diesen Einsatz eine Dokumentation per Leistungsbeleg benötigst, aktiviere diese Option, damit automatisch ein Leistungsbeleg erzeugt wird.
Ausführer auswählen
Nach der Festlegung der Schichtdetails musst du die Ausführer (Reinigungskräfte oder Subunternehmer) auswählen.
Wähle Mitarbeiter oder Lieferant aus.
Du kannst mithilfe von Filtern nach Qualifikationen, Objektkenntnis, Führerschein und Arbeitszeitmodell den passenden Ausführer finden. Die Auslastung und Arbeitsverfügbarkeit geben dir einen schnellen Überblick, ob der Mitarbeiter für die Schicht geeignet ist.
Bestätige die Auswahl und lege das Startdatum für den Ausführer fest.
Nachdem der Ausführer ausgewählt wurde, kehrst du zur Schichtübersicht zurück, in der alle ausgewählten Ausführer aufgeführt sind.
Einsatz manuell erstellen
Falls ein flexibler oder einmaliger Termin benötigt wird, kannst du Einsätze manuell erstellen:
Auftragsleistungen auswählen: Wähle die relevante Auftragsleistung.
Datum und Uhrzeit: Setze das Datum und die genaue Uhrzeit für den Einsatz. Wenn der Einsatz über Mitternacht geht, aktiviere das entsprechende Feld.
Benötigte Ausführer: Lege fest, wie viele Ausführer für diesen Einsatz benötigt werden.
Anweisungen hinterlegen: Füge spezielle Anweisungen hinzu. Hier kannst du auch Links zu Bildern, Dokumenten, Videos oder anderen Ressourcen hinzufügen, die für die Ausführung des Einsatzes relevant sind.
Im Anschluss müssen noch die Ausführer hinzugefpgt werden. Klicke dazu auf den Einsatz oder verschiebe die Einsätze im Dienstplan zum richtigen Ausführer.
Schichten & Einsätze verwalten
In der Übersicht siehst du alle angelegten Schichten und Einsätze mit den entsprechenden Intervallen, Zeiten, Status und Ausführern. Hier kannst du:
Weitere Schichten hinzufügen
Bestehende Schichten und Einsätze bearbeiten: Über das Stiftsymbol kannst du die Details anpassen.
Schichten und Einsätze löschen, falls sie nicht mehr benötigt werden.
Mit einem Klick auf Fertig ist die Auftragserstellung abgeschlossen.
Der Dienstplan ist jetzt verfügbar und alle geplanten Einsätze sind mit dem jeweiligen Reinigungspersonal verknüpft. Mitarbeiter können über Mendato Operations ihre Einsätze einsehen, die Zeiterfassung durchführen und Leistungsbelege ausfüllen.
Diese Daten fließen zurück in Mendato, wo sie geprüft, abgerechnet und dokumentiert werden.