Diese Anleitung zeigt dir Schritt für Schritt, wie du einen Auftrag in Mendato anlegst – von den Auftragsdetails bis zur Einsatzplanung. Zuerst klären wir die notwendigen Voraussetzungen, bevor es in die detaillierte Anleitung geht.
Voraussetzungen für die Auftragserstellung
Bevor du einen Auftrag in Mendato erstellen kannst, müssen bestimmte Voraussetzungen erfüllt sein:
Kunde: Der Kunde muss bereits in Mendato unter Stammdaten > Kunden angelegt sein. Der Kunde dient als Rechnungsadresse und ist daher essenziell für die Abrechnung.
Objekt: Jedes Objekt, also der Ausführungsort, muss ebenfalls unter Stammdaten > Objekte angelegt sein. Wenn ein Kunde mehrere Objekte hat, können diese alle separat angelegt und zugeordnet werden.
Mitarbeiter: Die Mitarbeiter, die den Auftrag ausführen sollen, müssen bereits unter Stammdaten > Mitarbeiter existieren. Ohne Zuweisung von Mitarbeitern ist keine Einsatzplanung möglich.
Falls diese Voraussetzungen noch nicht erfüllt sind, lege zuerst den Kunden, das Objekt und die Mitarbeiter an.
Schritt-für-Schritt-Anleitung zur Auftragserstellung
Schritt 1: Auftragsdetails festlegen
Im ersten Schritt werden grundlegende Informationen für den Auftrag definiert, die als Basis für alle folgenden Schritte dienen. Dies umfasst die Auswahl des Kunden, des Objekts sowie die zeitliche Festlegung des Auftrags.
Klicke auf ‘+Neuer Auftrag’ und folge den Schritten:
Kunde auswählen
Wähle im Dropdown-Menü Kunde den entsprechenden Kunden aus. Dies ist die Rechnungsadresse, an die später alle Leistungen dieses Auftrags abgerechnet werden.
Falls der Kunde noch nicht in der Liste steht, gehe zurück zu Stammdaten > Kunden und lege den Kunden an.
Objekt auswählen
Im Feld Objekt wählst du den Ort aus, an dem die Leistung erbracht wird. Der Auftrag muss immer einem Objekt zugeordnet sein, da dieses als Ausführungsort dient.
Falls das Objekt abweicht oder noch nicht existiert, erstelle es unter Stammdaten > Objekte und ordne es dem Kunden zu.
Start- und Enddatum festlegen
Startdatum: Gib das Datum an, an dem der Auftrag beginnen soll. Dies hilft, die Einsätze zeitlich einzuordnen.
Enddatum (optional): Falls der Auftrag zeitlich begrenzt ist, kannst du ein Enddatum angeben. Wenn der Auftrag unbefristet ist, lasse dieses Feld leer.
Erweiterte Ausführung (optional)
Klicke auf den Pfeil neben Erweiterte Ausführung, um zusätzliche Optionen für den Auftrag anzuzeigen.
Hier können spezielle Anweisungen, besondere Anforderungen oder zusätzliche Informationen zum Auftrag angegeben werden. Diese Details helfen den Mitarbeitern und Subunternehmern, die Aufgaben genau nach den Anforderungen des Kunden auszuführen.
Weiter zum nächsten Schritt
Nachdem alle Felder ausgefüllt sind, klicke auf Weiter. Dadurch gelangst du zum nächsten Schritt der Auftragserstellung, Leistungen hinzufügen.
Weitere Schritte zur Auftragserstellung
Nach den Auftragsdetails folgen noch drei weitere Schritte zur vollständigen Einrichtung eines Auftrags:
Schritt 2: Auftragsleistungen hinzufügen
In diesem Schritt kannst du die spezifischen Leistungen auswählen, die im Rahmen des Auftrags erbracht werden sollen. Es können mehrere Leistungen für ein Objekt hinzugefügt werden (z. B. Bodenreinigung und Fensterreinigung). Diese Leistungen legen fest, welche Art von Arbeit bei dem Auftrag durchgeführt wird und ermöglichen eine genaue Planung und Abrechnung.
Schritt 3: Abrechnungspositionen definieren
Hier wird festgelegt, wie die einzelnen Positionen des Auftrags abgerechnet werden sollen. Du kannst zwischen den Typen Leistung, Anfahrt und Material wählen, und das Abrechnungsmodell festlegen (einmalig, wiederkehrend oder pro Einsatz). Zudem gibt es die Möglichkeit, feste oder dynamische Mengen (Eingabe, Leistungsbeleg, Zeiterfassung) anzugeben. Die Abrechnungspositionen sind wichtig, um eine detaillierte Rechnung für den Kunden zu erstellen.
Schritt 4: Schichten & Einsätze planen
Im letzten Schritt kannst du die Einsatzplanung für den Auftrag festlegen. Du hast die Möglichkeit, regelmäßige Schichten zu erstellen oder einzelne Einsätze manuell anzulegen. Diese Schichten und Einsätze bestimmen, wann und von wem die Leistungen im Objekt erbracht werden. Hier kannst du Mitarbeiter oder Subunternehmer für die Ausführung der Aufgaben einplanen.