Funktionen zur Abwesenheitsverwaltung in Mendato
1. Abwesenheitstypen
In Mendato lassen sich folgende Abwesenheitstypen erfassen:
Krankheit: Markiert Tage, an denen der Mitarbeiter krankgemeldet ist.
Urlaub: Zeigt geplante Urlaube des Mitarbeiters an.
2. Abwesenheiten eintragen
Abwesenheiten können sowohl von der Verwaltung mit Zugang zu Mendato Aufträge als auch von Mitarbeitern durch Mendato Operations-Benutzern eingetragen werden.
Während Operations-Benutzer Abwesenheiten einreichen können, können Aufträge-Benutzer diese verwalten und genehmigen.
Schritte zum Eintragen einer Abwesenheit:
Gehe zu Personal > Abwesenheiten oder zum Mitarbeiterprofil unter „Arbeitstage“.
Klicke auf Abwesenheit erstellen und wähle den Abwesenheitstyp (Krankheit, Urlaub), den Zeitraum und den betroffenen Mitarbeiter aus.
Speichere die Abwesenheit. Die Abwesenheit wird dann im System als „Ausstehend“ angezeigt.
3. Genehmigung und Bearbeitung von Abwesenheiten
Genehmigte Abwesenheiten führen dazu, dass alle betroffenen Einsätze im Dienstplan rot markiert werden, und es werden automatisch Einsätze ohne Ausführer erstellt, falls der Mitarbeiter durch die Abwesenheit den geplanten Einsatz nicht abdecken kann.
Genehmigen oder Ablehnen.
Wähle die Abwesenheit in der Übersicht und öffne das Kontextmenü (drei Punkte).
Wähle Genehmigen oder Ablehnen, je nach Bedarf.
Bearbeiten und Löschen:
Um eine Abwesenheit zu bearbeiten, öffne sie im Kontextmenü und wähle Bearbeiten.
Änderungen werden sofort im Dienstplan angezeigt.
Löschen ist ebenfalls über das Kontextmenü möglich, was die Abwesenheit vollständig entfernt.
4. Anzeige und Verwaltung im Dienstplan
Genehmigte Abwesenheiten beeinflussen automatisch die Einsatzplanung. Im Dienstplan werden die Einsätze rot markiert, wenn ein Mitarbeiter aufgrund von Abwesenheit nicht verfügbar ist. Der Dienstplan zeigt für diese Einsätze einen grauen Platzhalter (Einsatz ohne Ausführer), um anzuzeigen, dass hier noch ein Mitarbeiter zugewiesen werden muss.
Rote Einsätze zeigen Abwesenheiten an (Krankheit oder Urlaub).
Gelbes Warndreieck bei ausstehenden Abwesenheiten signalisiert, dass eine Genehmigung noch erforderlich ist.
5. Einsätze ohne Ausführer verwalten
Bei genehmigten Abwesenheiten wird automatisch ein grauer Ersatz-Einsatz erstellt, wenn durch die Abwesenheit die Anzahl der Ausführer nicht mehr ausreicht. Diese Einsätze ohne Ausführer dienen als Hinweis, dass eine Vertretung geplant werden muss.
Nutze die Filter im Dienstplan, um nach geeigneten Vertretungen zu suchen.
Setze Mitarbeiter mit den benötigten Qualifikationen für diese Einsätze ein.
6. Abwesenheiten im Stundenzettel anzeigen
Abwesenheiten werden im Stundenzettel unter Arbeitstage angezeigt und entsprechend als:
K für Krankheit
U für Urlaub
Je nach Einstellung im Arbeitszeitmodell können Abwesenheiten entweder nach der Sollzeit (Standard-Arbeitszeit) oder nach den Planzeiten (basierend auf Einsätzen und Schichten) verrechnet werden.
7. Dashboard-Übersicht
Aktuelle und ausstehende Abwesenheiten sind auch im Dashboard sichtbar. Dort wird der Status visuell dargestellt, sodass auf einen Blick ersichtlich ist, wie viele Mitarbeiter derzeit abwesend oder anwesend sind.
Zusammenfassung
Die Abwesenheitsverwaltung in Mendato bietet eine umfassende Möglichkeit, Abwesenheiten effektiv zu managen und deren Einfluss auf die Einsatzplanung zu visualisieren. Sie umfasst die Erfassung, Genehmigung und Bearbeitung von Abwesenheiten und die automatische Erstellung von Einsätzen ohne Ausführer zur Vertretungsplanung. Dies unterstützt eine präzise Planung und die Vermeidung von Engpässen, indem Ausfälle frühzeitig erkannt und bearbeitet werden können.