In der Personalplanung von Mendato bietet das System verschiedene Funktionen und Einstellungen, um Mitarbeiter optimal zu verwalten und ihre Einsatzfähigkeit sicherzustellen. Hier ein Überblick über die zentralen Funktionen und Einstellungen, die dir helfen, eine strukturierte und effiziente Personalplanung durchzuführen.
1. Mitarbeiterprofil und Stammdaten
Stammdaten: Unter Stammdaten > Mitarbeiter findest du eine Übersicht aller Mitarbeiter. Hier kannst du grundlegende Informationen wie Name, Kontaktdaten, Adresse und Beschäftigungsstatus verwalten.
Benutzerzugang: Für jeden Mitarbeiter kann ein Zugang zu Mendato Operations eingerichtet werden, über den er seine Einsätze einsehen und Zeitbuchungen vornehmen kann.
Schlüssel: Auf der Mitarbeiter-Detailseite siehst du, welche Schlüssel ein Mitarbeiter aktuell hält – inklusive Objekt-Zuordnung und Übertragungshistorie.
2. Arbeitszeitmodell
Arbeitszeitmodell: Das Arbeitszeitmodell legt die Sollarbeitszeiten der Mitarbeiter fest. Diese Einstellungen sind wichtig für die automatische Berechnung von Abwesenheiten und die Verfügbarkeit der Mitarbeiter.
Verfügbarkeitsanzeige: Die Balken im Dienstplan zeigen pro Woche und Monat die noch verfügbaren Sollstunden eines Mitarbeiters – also die Sollarbeitszeit, die noch nicht mit Einsätzen verplant ist.
Status „Inaktiv": Wird ein Mitarbeiter mit dem Status Inaktiv angezeigt, bedeutet das, dass er aktuell kein aktives Arbeitszeitmodell hat. Damit der Mitarbeiter wieder als aktiv gilt, muss ein Arbeitszeitmodell mit einem gültigen Zeitraum hinterlegt werden.
3. Verfügbarkeit
Verfügbarkeitsregeln: Auf der Mitarbeiter-Detailseite legst du mit der Karte Verfügbarkeit fest, an welchen Tagen und Uhrzeiten ein Mitarbeiter verfügbar oder blockiert ist. Die Regeln erscheinen farbig im Kalender und im Dienstplan. → Verfügbarkeit von Mitarbeitern
4. Qualifikationen und Leistungszuweisung
Leistungen: Für jeden Mitarbeiter kannst du festlegen, welche Leistungen er erbringen kann (z. B. Bodenreinigung, Fensterreinigung). Das System nutzt diese Information für den Filter bei der Einsatzzuweisung.
Standort und Führerschein: Für Einsätze, die eine Anfahrt erfordern, kannst du für die Mitarbeiter den Wohnort und die Führerscheinklasse hinterlegen. Diese Informationen helfen dir, bei Bedarf schnell qualifizierte Mitarbeiter zu finden.
5. Abwesenheitsverwaltung
Abwesenheiten hinzufügen: Du kannst Abwesenheiten wie Krankheit und Urlaub direkt im Profil des Mitarbeiters unter dem Reiter Abwesenheiten eintragen.
Automatische Anpassungen im Dienstplan: Genehmigte Abwesenheiten wirken sich direkt auf die Einsatzplanung aus, indem betroffene Einsätze als „Einsätze ohne Ausführer" markiert werden. → Abwesenheiten managen
6. Zeiterfassung und Arbeitszeiten
Zeiterfassung: Der Stundenzettel zeigt die Soll-, Plan- und Ist-Zeiten des Mitarbeiters und ist Grundlage für die Lohnabrechnung inkl. Zuschläge nach Rahmentarifvertrag. Du kannst hier die erfassten Stunden kontrollieren und die Abwesenheiten einsehen.
Plan- und Sollzeit-Verrechnung: Abwesenheiten können je nach Einstellung des Arbeitszeitmodells nach der Sollzeit oder den geplanten Schichten verrechnet werden.
7. Zeitkonto
In der Mitarbeiterliste unter Stammdaten > Mitarbeiter zeigt die Spalte Zeitkonto den aktuellen Stundensaldo jedes Mitarbeiters an.
🟩 Grün (Minus): Unterstunden – der Mitarbeiter hat weniger gearbeitet als die Sollzeit.
🔴 Rot (Plus): Überstunden – der Mitarbeiter hat mehr gearbeitet als die Sollzeit.
Klicke auf den Saldo-Wert eines Mitarbeiters, um die Transaktionsübersicht zu öffnen. Dort siehst du alle automatischen Soll-Ist-Differenzen und manuellen Anpassungen. Über „+ Transaktion hinzufügen" kannst du manuelle Korrekturen vornehmen, z. B. für Überstunden-Auszahlungen oder die Übernahme eines Altsaldos.
Voraussetzung: Das Zeitkonto muss im Arbeitszeitmodell des Mitarbeiters aktiviert sein. → Ausführliche Anleitung zum Zeitkonto
8. Urlaubskonto
Auf der Mitarbeiter-Detailseite zeigt die Karte Urlaubskonto den Urlaubsanspruch, den Resturlaub aus dem Vorjahr sowie die genommenen und beantragten Urlaubstage – pro Kalenderjahr.
Über die Jahresauswahl wechselst du zwischen den Kalenderjahren.
Benutzer mit Administrator-Rechten legen den Urlaubsanspruch und den Resturlaub aus Vorjahr über das Bearbeiten-Symbol fest.
Urlaubs-Abwesenheiten werden automatisch verrechnet: genehmigte als Genommen, ausstehende als Beantragt.
9. Filter und Vertretungsplanung
Mit den Filtern in der Einsatzplanung kannst du qualifizierte Mitarbeiter für offene Einsätze schnell und gezielt finden. Die Filter basieren auf den im Mitarbeiterprofil hinterlegten Informationen wie Arbeitszeitmodell, Leistung, Ort/PLZ und Führerscheindaten.
10. Betreute Objekte und unterstellte Mitarbeiter
Auf der Mitarbeiter-Detailseite hältst du fest, für welche Objekte ein Mitarbeiter als Objektleiter verantwortlich ist und welche Mitarbeiter ihm als Vorgesetztem unterstellt sind.
Betreute Objekte: Über Hinzufügen ordnest du dem Mitarbeiter Objekte zu. Sobald mindestens ein Objekt zugeordnet ist, wird er in der Mitarbeiterliste als Objektleiter gekennzeichnet.
Unterstellte Mitarbeiter: zeigt alle Mitarbeiter, bei denen dieser Mitarbeiter als Vorgesetzter hinterlegt ist. Vorgesetzte kannst du zusätzlich im Bearbeiten-Formular des jeweiligen Mitarbeiters pflegen.
Zuordnung übertragen: Über das Drei-Punkte-Menü der jeweiligen Karte überträgst du alle Einträge auf einen anderen Mitarbeiter – praktisch, wenn die Zuständigkeit wechselt.
Wie du diese Zuordnungen pflegst und im Dienstplan als Filter nutzt, erfährst du im Artikel Objektleiter und Vorgesetzte zuordnen.
Diese Funktionen und Einstellungen geben dir ein umfassendes Werkzeug zur Hand, um alle Aspekte der Personalplanung zu steuern – von der Einsatzzuweisung und Abwesenheitsverwaltung bis hin zur Qualifikation und Arbeitszeiterfassung.