Mit dem Button „Alle abrechnen“ rechnest du alle ausstehenden Posten in einem Schritt ab, ohne sie einzeln zu markieren. Mendato verteilt die Posten automatisch auf Rechnungen nach den Einstellungen deiner Kunden, zeigt dir vorher eine Vorschau und erstellt die Rechnungen dann in einem Rechnungslauf.
Wo? Buchhaltung > Ausstehende Posten > Button „Alle abrechnen“ oben rechts
Rechnungslauf starten
Optional: Posten eingrenzen. Über „Filter“ oder die Suche kannst du den Lauf auf bestimmte Kunden, Objekte, Leistungen, Materialien, ein Abrechnungsmodell oder einen Ausführungszeitraum beschränken. Sobald ein Filter oder eine Suche aktiv ist, heißt der Button „Gefilterte Posten abrechnen“ und der Lauf umfasst nur die gefilterten Posten.
Klicke oben rechts auf „Alle abrechnen“ bzw. „Gefilterte Posten abrechnen“. Das Fenster „Rechnungslauf“ öffnet sich mit drei Schritten: Vorschau, Optionen und Fortschritt.
Schritt 1: Vorschau prüfen
Bevor etwas erstellt wird, zeigt dir Mendato, welche Rechnungen entstehen, zum Beispiel: „Es werden 12 Rechnungen aus 87 Posten erstellt (netto 4.350,00 €)“. Die Tabelle darunter zeigt für jede Rechnung den Kunden, das Objekt bzw. die Objekte, die Gruppierung, den Leistungszeitraum, die Anzahl der Posten und den Nettobetrag.
Was bedeutet die Spalte „Gruppierung“?
Sie zeigt, warum die Posten so auf die Rechnungen verteilt werden:
Sammelrechnung: Alle Posten des Kunden kommen auf eine Rechnung, auch wenn sie zu mehreren Objekten gehören.
Rechnung pro Objekt (Kundeneinstellung): Beim Kunden ist eingestellt, dass jedes Objekt eine eigene Rechnung bekommt.
Eigene Rechnungsadresse, Zusätzliche Adressfeldzeilen oder Eigene Rechnungseinstellungen: Das Objekt hat abweichende Rechnungsdaten und bekommt deshalb immer eine eigene Rechnung, auch wenn der Kunde sonst eine Sammelrechnung erhält.
Übersprungene Posten
Posten, die nicht automatisch abgerechnet werden können, zeigt Mendato unter der Tabelle als „… Posten werden übersprungen“. Klappe den Bereich auf, um den Grund zu sehen. Übersprungene Posten bleiben in der Liste der ausstehenden Posten stehen.
Abrechnungszeitraum, bitte einzeln abrechnen: Posten mit Abrechnungszeitraum gehören nicht in einen Rechnungslauf. Markiere sie in der Liste und erstelle die Rechnung über „Auswahl“ > „Rechnung(en) erstellen“.
Negative Menge: Prüfe den Posten und korrigiere die Menge.
Läuft bereits in einem anderen Rechnungslauf: Der Posten wird gerade schon abgerechnet.
Objekt hat Rechnungsadresse und Zusatzzeilen, bitte im Objekt korrigieren: Im Objekt sind gleichzeitig eine eigene Rechnungsadresse und zusätzliche Adressfeldzeilen hinterlegt. Entferne eines davon im Objekt.
Kunde nicht gefunden: Dem Posten ist kein gültiger Kunde zugeordnet.
Passt alles, klicke auf „Weiter“.
Schritt 2: Optionen festlegen
Rechnungsdatum: standardmäßig das heutige Datum, bei Bedarf anpassen.
„Rechnungen versenden?“: Mit Haken werden alle Rechnungen direkt per E-Mail an die jeweils beim Kunden hinterlegte Adresse versendet. Den E-Mail-Text änderst du in den Einstellungen unter Dokumente > Rechnungen > „Rechnungsemail anpassen“. Ohne Haken werden die Rechnungen nur erstellt, und du kannst sie später versenden.
„Rechnungseinstellungen überschreiben“: Ohne Haken gelten die Rechnungseinstellungen des jeweiligen Kunden bzw. deine globalen Rechnungseinstellungen. Mit Haken legst du für alle Rechnungen dieses Laufs einheitlich E-Rechnung, Fälligkeit, Fälligkeitstext, Skonto sowie Einleitungs- und Schlusstext fest.
Klicke anschließend auf „… Rechnungen erstellen“. Über „Zurück“ kommst du jederzeit zur Vorschau zurück.
Schritt 3: Fortschritt
Mendato erstellt die Rechnungen nacheinander und zeigt den Fortschritt an, zum Beispiel „5 von 12 Rechnungen“. Bei vielen Rechnungen kann das einen Moment dauern. Ist der Lauf fertig, schließt sich das Fenster, du erhältst eine Meldung und die Liste der ausstehenden Posten wird aktualisiert. Die neuen Rechnungen findest du unter Buchhaltung > Rechnungen.
💡 Hat sich zwischen Vorschau und Start etwas an den Posten geändert, zum Beispiel weil jemand anderes gerade Posten abgerechnet hat, erstellt Mendato keine veralteten Rechnungen. Du landest stattdessen mit einem Hinweis wieder in der aktualisierten Vorschau und kannst den Lauf erneut starten.
Maximal 2.000 Posten bzw. 250 Rechnungen pro Lauf
Ein Rechnungslauf umfasst höchstens 2.000 Posten bzw. 250 Rechnungen. Liegst du darüber, zeigt die Vorschau einen Hinweis mit den aktiven Filtern und dem Button „Filter öffnen“. Grenze den Lauf dann ein, meist reicht ein kürzerer Ausführungszeitraum, zum Beispiel ein Monat. Große Rückstände rechnest du so in mehreren Läufen nacheinander ab.
Sammelrechnung oder eine Rechnung pro Objekt einstellen
Wie die Posten eines Kunden im Rechnungslauf zusammengefasst werden, legst du an zwei Stellen fest:
Für die ganze Firma: Einstellungen > Rechnungen, Feld „Rechnungsstellung bei Rechnungsläufen“. Wähle „Sammelrechnung“ (alle Objekte eines Kunden auf einer Rechnung) oder „Eine Rechnung pro Objekt“.
Pro Kunde: Buchhaltung > Kunden > Kunde bearbeiten, Feld „Rechnungsstellung“. Mit „Standard“ gilt die Firmeneinstellung, alternativ überschreibst du sie für diesen Kunden.
Objekte mit eigener Rechnungsadresse oder eigenen Rechnungseinstellungen erhalten unabhängig davon immer eine eigene Rechnung.
Rechnungslauf oder Auswahl?
„Alle abrechnen“ eignet sich für den regelmäßigen Abschluss, etwa am Monatsende: alle offenen (oder gefilterten) Posten nach den Kundeneinstellungen abrechnen, mit Vorschau vorab.
„Auswahl“ > „Rechnung(en) erstellen“ nutzt du, wenn du gezielt einzelne Posten abrechnen willst oder Posten mit Abrechnungszeitraum abrechnest. Die Anleitung dazu findest du in Vom ausstehenden Posten zur bezahlten Rechnung.
Tipp: Schließe vor dem Rechnungslauf alle offenen Aufgaben in Mendato Aufträge ab, zum Beispiel Mengen eingeben und Zeiterfassungen bestätigen. So landen alle Leistungen vollständig auf den Rechnungen.