Mendato kann Pausen automatisch von der erfassten Arbeitszeit abziehen. Dafür legst Du einmalig eine Pausenregelung mit Stufen fest (z. B. ab 6 Std. Arbeitszeit 30 Min. Pause) – Mendato berechnet die Pause dann bei jeder Zeiterfassung automatisch. So werden die Pausen gemäß § 4 Arbeitszeitgesetz (ArbZG) dokumentiert, ohne dass sie manuell nachgetragen werden müssen.
So funktioniert die Pausenregelung
Stufenprinzip: Jede Stufe legt fest, ab welcher Arbeitszeit welche Pause abgezogen wird – z. B. „ab 6 Std. Arbeitszeit 30 Min. Pause“ und „ab 9 Std. Arbeitszeit 45 Min. Pause“. Es gilt immer die höchste erreichte Stufe.
Automatische Berechnung: Die Pause wird bei der Zeiterfassung automatisch berechnet und von der erfassten Arbeitszeit abgezogen.
Kennzeichnung: Automatisch berechnete Pausen erkennst Du in den Zeiterfassungslisten am blauen Tag „Auto“ neben der Pausendauer.
Manuelle Pausen bleiben unberührt: Manuell erfasste oder nachgetragene Pausen werden durch die Pausenregelung nicht verändert.
Pausenregelung unternehmensweit aktivieren
Öffne in Mendato Account den Bereich Einstellungen > Zeiterfassung (nur für Admins sichtbar).
Aktiviere den Schalter Pausen automatisch abziehen.
Lege mindestens eine Stufe an: Gib unter Ab Arbeitszeit die Stunden und unter Pause die abzuziehenden Minuten ein. Über Stufe hinzufügen ergänzt Du weitere Stufen.
Klicke auf Speichern.
Die Unternehmenseinstellung gilt für alle Mitarbeiter und wird auf neue Zeiterfassungen angewendet.
Hinweis zur gesetzlichen Mindestpause: Liegt eine Stufe unter der gesetzlichen Mindestpause (§ 4 ArbZG: 30 Min. ab 6 Std., 45 Min. ab 9 Std.), zeigt Mendato ein Warnsymbol an. Das Speichern ist trotzdem möglich – prüfe in diesem Fall, ob die Regelung für Deinen Betrieb zulässig ist.
Abweichende Regelung pro Arbeitszeitmodell
Für einzelne Mitarbeiter kannst Du im Arbeitszeitmodell von der Unternehmenseinstellung abweichen:
Öffne den Mitarbeiter und bearbeite sein Arbeitszeitmodell (oder füge ein neues hinzu).
Wähle im Feld Pausen automatisch abziehen die Option Aktiviert oder Deaktiviert. Ohne Auswahl gilt die Unternehmenseinstellung.
Bei Aktiviert kannst Du eigene Stufen hinterlegen. Wenn keine Stufen angegeben sind, gilt die Pausenregelung des Unternehmens.
Rückwirkend anwenden oder entfernen
Wenn Du die Pausenregelung in einem Arbeitszeitmodell aktivierst, änderst oder deaktivierst, fragt Mendato beim Speichern, ob die automatischen Pausen auch auf vergangene Zeiterfassungen angewendet bzw. daraus entfernt werden sollen – maximal rückwirkend bis Anfang des letzten Monats.
Es werden nur unbestätigte Zeiterfassungen angepasst – bestätigte Zeiterfassungen bleiben unverändert.
Beim Entfernen werden nur automatisch erzeugte Pausen gelöscht – manuell erfasste Pausen bleiben erhalten.
Zusätzliche Hinweise
Pausen manuell ergänzen: Vergessene oder abweichende Pausen kannst Du weiterhin manuell nachtragen. → Pausen nachtragen
Zeiterfassung prüfen: Unter Personal > Zeiterfassungen siehst Du alle erfassten Zeiten inklusive der automatisch berechneten Pausen. → Zeiterfassung: Übersicht