Mit dem Zeitkonto behältst Du automatisch den Überblick über Überstunden und Minusstunden Deiner Mitarbeiter — auf Basis des hinterlegten Arbeitszeitmodells. Die Soll-Ist-Differenz wird automatisch berechnet, manuelle Korrekturen und die Auszahlung von Überstunden sind jederzeit möglich.
Verfügbar ab Paket Starter. Abonnement anpassen.
Voraussetzungen
Ein Arbeitszeitmodell mit Sollzeit muss beim Mitarbeiter hinterlegt sein.
Es müssen Istzeiten vorhanden sein – durch Zeiterfassung, Plan oder Import.
Bei bestehenden Arbeitszeitmodellen ist das Zeitkonto inaktiv. Erstelle ein neues Modell ab dem nächsten Lohnzeitraum.
Wichtig beim Umstieg: Aktiviere das Zeitkonto nie mitten im laufenden Monat. Schließe den aktuellen Monat vollständig ab und erstelle anschließend ein neues Arbeitszeitmodell mit Startdatum zum 1. des neuen Monats (oder dem nächsten Lohnabrechnungszeitraum).
1. Arbeitszeitmodell aktivieren
Stammdaten > Mitarbeiter > Arbeitszeitmodell
Setze ein Enddatum beim aktuellen Arbeitszeitmodell.
Erstelle ein neues Arbeitszeitmodell ab dem nächsten Lohnabrechnungszeitraum und aktiviere darin das Zeitkonto.
2. Zeiterfassung durchführen
Erfasse die Zeit wie gewohnt. Eine Istzeit kann auf folgenden Wegen entstehen:
App Mendato Operations
Manuelles Nachtragen in Arbeitstage
Planzeiten oder Stundenzettel-Import
Die Istzeit wird automatisch mit der Sollzeit verglichen und ins Zeitkonto gebucht.
3. Zeitkonto anzeigen
Das Zeitkonto ist an zwei Stellen einsehbar.
In der Mitarbeiterliste: Pfad Stammdaten > Mitarbeiter. Die Spalte Zeitkonto zeigt den aktuellen Stundensaldo aller Mitarbeiter auf einen Blick.
Im Mitarbeiter-Profil: Pfad Stammdaten > Mitarbeiter > [Mitarbeiter öffnen]. Im Profil wird das Zeitkonto als eigenes Feld angezeigt – inklusive Zugang zur Transaktionsübersicht.
Farbcodes: Grün = Unterstunden (Mitarbeiter schuldet Zeit). Rot = Überstunden (Firma schuldet Zeit oder Geld).
4. Transaktionen einsehen und bearbeiten
Klicke auf den Saldo-Wert in der Mitarbeiterliste oder im Mitarbeiter-Profil, um die Transaktionsübersicht zu öffnen.
Jede Zeile zeigt eine Soll-Ist-Differenz oder eine manuelle Anpassung.
Filter und Suche nach Zeitraum oder Typ sind möglich.
Beschreibung und Stunden-Betrag sind jederzeit bearbeitbar.
5. Transaktion manuell hinzufügen
So markierst Du beispielsweise eine Überstunden-Auszahlung von 20 Stunden.
Klicke oben rechts auf + Transaktion hinzufügen:
Wähle das Datum.
Typ: Manuelle Anpassung.
Betrag: z. B.
+2:00 Stdoder-4:00 Std.Optional: Beschreibung hinzufügen (z. B. „Überstunden auszahlen").
Hinweis zur Lohnbuchhaltung
Manuelle Zeitkonto-Anpassungen werden aktuell noch nicht automatisch auf den Stundenzettel übertragen. Teile Auszahlungen oder Korrekturen Deiner Lohnbuchhaltung manuell mit, damit sie korrekt berücksichtigt werden – sie sind noch nicht im Export enthalten.
Feiertage und Zeitkonto
Fällt ein gesetzlicher Feiertag auf einen regulären Arbeitstag, wird die Sollzeit für diesen Tag auf 0 Stunden gesetzt – es entstehen also keine Minusstunden.
Voraussetzung: Die Feiertage müssen im Arbeitszeitmodell korrekt hinterlegt sein (Bundesland-Auswahl).
Wird an einem Feiertag trotzdem gearbeitet, wird die Istzeit als Überstunden verbucht, da die Sollzeit 0 beträgt.
Tipp: Prüfe im Arbeitszeitmodell, ob das richtige Bundesland eingestellt ist, damit regionale Feiertage korrekt erkannt werden.
Abwesenheiten und Zeitkonto
So wirken sich Abwesenheiten auf das Zeitkonto aus:
Abwesenheitsart | Auswirkung auf Zeitkonto |
Urlaub | Sollzeit wird auf 0 gesetzt – keine Minusstunden |
Krankheit | Sollzeit wird auf 0 gesetzt – keine Minusstunden |
Kind krank | Sollzeit wird auf 0 gesetzt – keine Minusstunden |
Freizeitausgleich | Sollzeit wird auf 0 gesetzt und die Stunden werden vom Zeitkonto abgezogen |
Sonderurlaub | Sollzeit wird auf 0 gesetzt – keine Minusstunden |
Elternzeit | Sollzeit wird auf 0 gesetzt – keine Minusstunden |
Mutterschutz | Sollzeit wird auf 0 gesetzt – keine Minusstunden |
Bildungsurlaub | Sollzeit wird auf 0 gesetzt – keine Minusstunden |
Unbezahlter Urlaub | Sollzeit wird auf 0 gesetzt – keine Minusstunden |
Damit Abwesenheiten korrekt berücksichtigt werden, müssen sie in Mendato als Abwesenheit eingetragen sein. Nur so wird die Sollzeit automatisch angepasst.
Teilzeit-Mitarbeiter
Das Zeitkonto funktioniert für Teilzeitkräfte genauso wie für Vollzeitkräfte – die Berechnung basiert immer auf dem individuellen Arbeitszeitmodell.
Hinterlege die tatsächlichen Wochenstunden im Arbeitszeitmodell (z. B. 20h statt 40h).
Definiere die Arbeitstage und tägliche Sollzeit passend zum Teilzeitvertrag.
Mendato berechnet die korrekte Soll-Ist-Differenz pro Tag automatisch.
Beispiel: Ein Mitarbeiter arbeitet Mo–Mi je 6 Stunden (18h/Woche). An einem Mittwoch arbeitet er 7,5 Stunden → es werden 1,5 Überstunden gebucht.
Überstunden auszahlen oder als Freizeit ausgleichen
Es gibt zwei Wege, angesammelte Überstunden abzubauen:
Auszahlung von Überstunden
Erstelle eine manuelle Transaktion mit negativem Betrag (z. B.
-20:00 Std).Trage als Beschreibung z. B. „Überstunden-Auszahlung März 2026" ein.
Informiere Deine Lohnbuchhaltung über die Auszahlung, da diese aktuell noch nicht automatisch im Export enthalten ist.
Freizeitausgleich (Überstunden abfeiern)
Erstelle eine Abwesenheit vom Typ Freizeitausgleich für den gewünschten Tag.
Die Sollzeit wird auf 0 gesetzt, die Stunden werden automatisch vom Zeitkonto abgezogen.
Der Mitarbeiter sieht den Tag als freien Tag, die Überstunden reduzieren sich entsprechend.
Häufige Fragen
Kann ich das Zeitkonto rückwirkend aktivieren?
Nein. Das Zeitkonto beginnt ab dem Startdatum des neuen Arbeitszeitmodells. Vergangene Zeiträume mit dem alten Modell werden nicht rückwirkend berechnet. Falls Du einen bestehenden Saldo übernehmen möchtest (z. B. aus Excel oder DATEV), erstelle am Startdatum eine manuelle Transaktion mit dem Übertragswert.
Kann ich einen Startsaldo hinterlegen?
Ja – erstelle eine manuelle Transaktion zum Startdatum des neuen Arbeitszeitmodells. Trage dort den bisherigen Saldo ein (z. B. +15:30 Std) und nutze die Beschreibung „Übernahme Altsaldo".
Was passiert, wenn kein Arbeitszeitmodell mit Zeitkonto hinterlegt ist?
Ohne aktiviertes Zeitkonto im Arbeitszeitmodell wird keine Soll-Ist-Differenz berechnet. Die Zeiterfassung funktioniert weiterhin, aber es findet keine automatische Überstundenberechnung statt.
Werden Pausen bei der Berechnung berücksichtigt?
Ja. Die Istzeit ergibt sich aus der erfassten Arbeitszeit abzüglich der Pausen. Nur die tatsächliche Nettoarbeitszeit wird mit der Sollzeit verglichen.
Kann ich das Zeitkonto für einzelne Mitarbeiter deaktivieren?
Ja. Das Zeitkonto wird pro Arbeitszeitmodell aktiviert. Erstelle ein neues Arbeitszeitmodell ohne aktiviertes Zeitkonto – ab dem Startdatum wird keine Soll-Ist-Differenz mehr berechnet.
Begriffserklärungen