Mendato Controlling berechnet automatisch die vollständigen Kosten und stellt sie dem Umsatz gegenüber. So erkennst Du auf einen Blick, welche Aufträge, Kunden und Mitarbeiter profitabel sind – und wo Handlungsbedarf besteht.

Dieser Artikel erklärt im Detail, wie die einzelnen Kostenbestandteile, der Umsatz und das Ergebnis berechnet werden. Die Zuschlagsregelungen basieren auf dem Rahmentarifvertrag für die gewerblichen Beschäftigten in der Gebäudereinigung (RTV).

Voraussetzung: Damit Controlling korrekte Werte berechnen kann, muss im Arbeitszeitmodell des Mitarbeiters ein Bruttostundenlohn hinterlegt sein.

Die Lohnkosten werden pro Einsatz auf Basis der vergüteten Arbeitszeit und des Bruttostundenlohns berechnet:

Lohnkosten = (vergütete Arbeitszeit in Stunden) × Bruttostundenlohn

Die vergütete Arbeitszeit ergibt sich aus dem Arbeitszeitmodell des Mitarbeiters – je nach Einstellung werden Ist- oder Planstunden zur Abrechnung herangezogen.

Beispiel: Ein Mitarbeiter mit einem Bruttostundenlohn von 14,00 € arbeitet 6 Stunden → Lohnkosten = 6 × 14,00 € = 84,00 €

Zusätzlich zu den Lohnkosten berechnet Mendato die Arbeitgeber-Lohnnebenkosten pauschal mit 19,325 % auf die gesamten Lohnkosten (Basis-Lohn + alle Zuschläge).

Lohnnebenkosten = (Lohnkosten + Zuschläge) × 19,325 %

Dieser Satz deckt die typischen Arbeitgeberanteile ab:

Beispiel: Lohnkosten 84,00 € + Zuschläge 0 € = 84,00 € → Lohnnebenkosten = 84,00 € × 19,325 % = 16,23 €

Werden Einsätze durch Subunternehmer (Lieferanten) ausgeführt, fließen deren Kosten als eigene Kategorie in die Gesamtkosten ein. Die Subunternehmerkosten werden auf Basis der vereinbarten Konditionen (z. B. pro Einsatz oder pro Stunde) erfasst und dem jeweiligen Auftrag zugeordnet.

Subunternehmerkosten werden nicht mit Lohnnebenkosten belastet, da der Subunternehmer als eigenständiger Auftragnehmer abrechnet.

Neben den Personalkosten können auch allgemeine Ausgaben in die Kostenberechnung einfließen. Voraussetzung dafür ist, dass der Beleg in Mendato Buchhaltung unter Buchhaltung > Belege erfasst und einem Objekt und/oder Auftrag zugeordnet wurde.

Typische Beispiele:

Diese Kosten erscheinen im Controlling unter der Kategorie „Andere Kosten" und fließen in das Ergebnis des jeweiligen Auftrags bzw. Kunden ein. Belege ohne Objekt-/Auftragszuordnung werden im Controlling nicht berücksichtigt.

Mendato berechnet automatisch die tariflichen Zuschläge. Diese gliedern sich in zwei Kategorien:

Berechnung:

Zuschlag = (Zuschlagsdauer in Stunden) × Bruttostundenlohn × Zuschlagsprozentsatz

Hierarchie-Regel (§ 3 Nr. 4.8 RTV): Treffen mehrere Zuschläge zusammen, ist nur der jeweils höchste zu zahlen. Die Rangfolge:

Beispiel: Ein Mitarbeiter (14,00 €/Std.) arbeitet an einem Sonntag von 22:00 bis 02:00 Uhr (4 Stunden). Da Sonntagsarbeit (80 %) höher ist als Nachtarbeit (30 %), gilt für die gesamte Zeit der Sonntagszuschlag: 4 × 14,00 € × 0,80 = 44,80 € Zuschlag.

Der Belastungszuschlag ist ein Erschwerniszuschlag für besondere körperliche Belastung bei langer Arbeitszeit. Er wird zusätzlich zu den Nacht-/Sonn-/Feiertagszuschlägen berechnet:

Beispiel: Ein Mitarbeiter (14,00 €/Std.) arbeitet an einem Tag 10 Stunden. Die ersten 8 Stunden werden ohne Belastungszuschlag abgerechnet, für die 9. und 10. Stunde gilt: 2 × 14,00 € × 0,25 = 7,00 € Belastungszuschlag.

Fährt ein Mitarbeiter zwischen mehreren Arbeitsstellen (Objekten) am selben Tag, gelten besondere Regelungen für die Vergütung dieser Zeit:

Die Zwischenzeit ist die Zeit zwischen dem Ende des Einsatzes an der ersten Arbeitsstelle und dem Beginn des Einsatzes an der nächsten Arbeitsstelle. Die Wegezeit ist die direkte Fahrtzeit zwischen den beiden Arbeitsstellen.

Mendato erfasst die Zwischenzeit automatisch, wenn ein Mitarbeiter an einem Tag mehrere Einsätze mit Zeiterfassung durchführt. Die vergütete Zwischenzeit wird in die Lohnkosten eingerechnet.

Erste Anfahrt des Tages: Der Weg vom Wohnsitz zur ersten Arbeitsstelle (und zurück) gilt laut RTV grundsätzlich nicht als Arbeitszeit (§ 3 Nr. 3.1 RTV). In Mendato kannst Du jedoch im Arbeitszeitmodell die Option „Erste Anfahrt vergüten?" aktivieren – dann wird auch die erste Anfahrt des Tages in die vergütete Zeit und damit in die Lohnkosten eingerechnet.

Mendato berechnet den Fahrtweg eines Mitarbeiters automatisch per GPS. Dabei wird die Luftlinien-Entfernung zwischen dem Standort des Objekts und dem Standort, an dem der Mitarbeiter die Anfahrt gestartet hat, ermittelt.

Voraussetzung: Der Mitarbeiter muss die Anfahrt über die Mendato Operations App starten, damit der GPS-Startpunkt erfasst wird.

Zusätzlich erfasst Mendato zwei Abweichungs-Distanzen:

Die Fahrtweg-Daten helfen Dir, die tatsächlichen Anfahrtswege Deiner Mitarbeiter nachzuvollziehen und die Einsatzplanung zu optimieren.

Die Fahrzeit (Anfahrtsdauer) wird pro Einsatz erfasst – vom Zeitpunkt „Anfahrt starten" bis „Einsatz starten" in der Operations App.

Für monatliche Auswertungen berechnet Mendato die durchschnittliche Fahrzeit:

Ø Fahrzeit = Durchschnitt aller Fahrtdauern (nur Einsätze mit tatsächlicher Arbeitszeit)

Einsätze ohne erfasste Arbeitszeit (z. B. Ausfälle) werden aus der Durchschnittsberechnung ausgeschlossen.

Der Umsatz ergibt sich aus den Abrechnungspositionen der Aufträge – also den vereinbarten Preisen pro Leistung, Anfahrt oder Material. Je nach Abrechnungsmodell (einmalig, wiederholend, pro Einsatz) wird der Umsatz den Einsätzen anteilig zugeordnet.

Bei Einsätzen mit mehreren Ausführern wird der Umsatz proportional auf die aktiven Ausführer verteilt.

Das Ergebnis zeigt, ob ein Auftrag, Kunde oder Mitarbeiter profitabel ist:

Ergebnis = Umsatz (netto) − Gesamtkosten (netto)

Die Gesamtkosten setzen sich zusammen aus:

Diese fünf Kategorien werden auch im Kostenallokations-Diagramm (Kreisdiagramm) auf dem Dashboard und in der Auftragsansicht dargestellt.

Mendato aggregiert die Kosten- und Umsatzdaten automatisch von der untersten Ebene bis zum Gesamtüberblick:

Auf jeder Ebene kannst Du in die Monatsstatistik eintauchen und die Zusammensetzung der Kosten und des Umsatzes im Detail nachvollziehen.