Mit diesem Update ergänzen wir die Zeiterfassung in Mendato und legen damit einen weiteren Grundstein, um die Arbeitszeiten in Mendato zu vervollständigen. Dies wird in Kürze um ein Urlaubskontingent ergänzt - stay tuned.

Deshalb: Bereite Dich jetzt auf die neuen Updates vor und setze die Schritte in diesem Artikel um, damit Du auf dem aktuellsten Stand bist!🚀

Mit dem Zeitkonto von Mendato behältst du automatisch den Überblick über Überstunden und Minusstunden deiner Mitarbeitenden – auf Basis des hinterlegten Arbeitszeitmodells.

✅ Automatische Berechnung auf Basis von Soll- & Istzeiten
✅ Manuelle Korrekturen und Auszahlung von Überstunden möglich
✅ Volle Transparenz für Lohnabrechnung & Ausgleichstage

🆕 Diese Funktion ist neu und ab dem Paket Starter verfügbar.
​📦 Jetzt Upgrade durchführen

So vermeidest du doppelte Erfassungen und garantierst einen sauberen Übergang:

🔀 Wichtiger Hinweis bei Umstieg auf das Zeitkonto:
Wenn du bisher mit Excel-Listen oder DATEV gearbeitet hast und jetzt das digitale Zeitkonto in Mendato nutzen möchtest, beachte:

Aktiviere das Zeitkonto nie mitten im laufenden Monat.
✅ Schließe zuerst den aktuellen Monat vollständig ab
✅ Erstelle anschließend ein neues Arbeitszeitmodell mit Startdatum zum 1. des neuen Monats (oder dem nächsten Lohnabrechnungszeitraum)

Folge dieser Schritt für Schritt-Anleitung, um das Zeitkonto bei deinen Mitarbeiter erfolgreich zu aktivieren.

Mendato Aufträge > Stammdaten > Mitarbeiter > Arbeitszeitmodell

Führe nun wie gewohnt die Zeiterfassung in Mendato durch. Es muss eine Istzeit erzeugt werden, z.B. per:

→ Die Istzeit wird automatisch mit der Sollzeit verglichen und ins Zeitkonto gebucht

Das Zeitkonto ist an zwei Stellen einsehbar:

In der Mitarbeiterliste:

Mendato Aufträge > Stammdaten > Mitarbeiter

Die Spalte Zeitkonto zeigt den aktuellen Stundensaldo aller Mitarbeiter auf einen Blick.

Im Mitarbeiter-Profil:

Mendato Aufträge > Stammdaten > Mitarbeiter > [Mitarbeiter öffnen]

Im Profil eines Mitarbeiters wird das Zeitkonto als eigenes Feld angezeigt – inklusive Zugang zur Transaktionsübersicht:

🟩 Grün: Unterstunden (Mitarbeiter schuldet Zeit)

🔴 Rot: Überstunden (Firma schuldet Zeit oder Geld)

Klicke auf den Saldo-Wert in der Mitarbeiterliste oder im Mitarbeiter-Profil, um die Transaktionsübersicht zu öffnen:

So kannst du z.B. +20:00 Std als Überstunden-Auszahlung markieren:

Klicke oben rechts auf „+ Transaktion hinzufügen":

🔹 In der aktuellen Version werden manuelle Zeitkonto-Anpassungen noch nicht automatisch auf den Stundenzettel übertragen. Diese Erweiterung wird in Kürze folgen.
📢 Teile Auszahlungen oder Korrekturen manuell Deiner Lohnbuchhaltung mit, damit diese korrekt berücksichtigt werden, da sie nicht im Export enthalten sind!

Feiertage werden im Zeitkonto wie folgt berücksichtigt:

💡 Tipp: Prüfe im Arbeitszeitmodell, ob das richtige Bundesland eingestellt ist, damit regionale Feiertage korrekt erkannt werden.

So wirken sich Abwesenheiten auf das Zeitkonto aus:

Damit Abwesenheiten korrekt berücksichtigt werden, müssen sie in Mendato als Abwesenheit eingetragen sein – nicht nur mündlich kommuniziert. Nur so wird die Sollzeit automatisch angepasst.

Das Zeitkonto funktioniert für Teilzeitkräfte genauso wie für Vollzeitkräfte – die Berechnung basiert immer auf dem individuellen Arbeitszeitmodell.

Beispiel: Ein Mitarbeiter arbeitet Mo–Mi je 6 Stunden (18h/Woche). An einem Mittwoch arbeitet er 7,5 Stunden → Es werden 1,5 Überstunden gebucht.

Es gibt zwei gängige Wege, angesammelte Überstunden abzubauen:

1. Auszahlung von Überstunden

2. Freizeitausgleich (Überstunden abfeiern)

Kann ich das Zeitkonto rückwirkend aktivieren?
Nein. Das Zeitkonto beginnt ab dem Startdatum des neuen Arbeitszeitmodells. Vergangene Zeiträume mit dem alten Modell werden nicht rückwirkend berechnet. Falls Du einen bestehenden Saldo übernehmen möchtest (z. B. aus Excel oder DATEV), erstelle am Startdatum eine manuelle Transaktion mit dem Übertragswert.

Kann ich einen Startsaldo hinterlegen?
Ja – erstelle einfach eine manuelle Transaktion zum Startdatum des neuen Arbeitszeitmodells. Trage dort den bisherigen Saldo ein (z. B. +15:30 Std für 15,5 Überstunden) und nutze die Beschreibung „Übernahme Altsaldo".

Was passiert, wenn kein Arbeitszeitmodell mit Zeitkonto hinterlegt ist?
Ohne aktiviertes Zeitkonto im Arbeitszeitmodell wird keine Soll-Ist-Differenz berechnet. Die Zeiterfassung funktioniert weiterhin, aber es findet keine automatische Überstundenberechnung statt.

Werden Pausen bei der Berechnung berücksichtigt?
Ja. Die Istzeit ergibt sich aus der erfassten Arbeitszeit abzüglich der Pausen. Nur die tatsächliche Nettoarbeitszeit wird mit der Sollzeit verglichen.

Kann ich das Zeitkonto für einzelne Mitarbeiter deaktivieren?
Ja. Das Zeitkonto wird pro Arbeitszeitmodell aktiviert. Erstelle einfach ein neues Arbeitszeitmodell ohne aktiviertes Zeitkonto – ab dem Startdatum wird keine Soll-Ist-Differenz mehr berechnet.