Sobald alle zu erledigenden Aufgaben in Mendato Aufträge erledigt sind und alle Einsätze korrekt abgeschlossen wurden, kannst du eine Rechnung erstellen.
Hier ist eine Übersicht, wie du dabei vorgehst:
Schritt-für-Schritt-Anleitung zur Rechnungserstellung:
Wechsel zur Mendato Buchhaltung:
Klicke oben rechts in Mendato, um zur Buchhaltungs-App zu wechseln.
In der Buchhaltung findest du auf der linken Seite das Menü und wählst "ausstehende Posten" aus. Hier werden alle Posten angezeigt, die durch abgeschlossene Einsätze generiert wurden.
Filter verwenden:
Nutze die Filter, um die Übersicht zu behalten und die gewünschten Posten gezielt anzuzeigen.
Filtere nach Kunde, Objekt, Leistung oder dem Ausführungsdatum, um die passenden Posten auszuwählen.
Posten auswählen und Rechnung erstellen:
Markiere die ausstehenden Posten, die du auf einer Rechnung zusammenfassen möchtest.
Klicke oben auf "Auswahl - Rechnung erstellen", um die Rechnung automatisch generieren zu lassen.
Rechnungsinformationen anpassen
Nach dem Klick auf Rechnung erstellen, öffnet sich ein Fenster.
Her können nochmal alle hinterlegte Rechnungsinformationen angepasst werden.
Rechnung überprüfen
Bevor die Rechnung versendet wird, kann die Rechnung nochmal per Download überprüft werden.
Falls die Rechnung Fehler hat, kann die Rechnung erste bearbeitet werden, wenn diese gelöscht oder storniert wird. Im Anschluss kann der ausstehende Posten nochmal bearbeitet werden.
Rechnung versenden:
Ist die Rechnung korrekt, klicke auf "Versenden". Eine Maske öffnet sich, in der alle wichtigen Felder (wie E-Mail, Betreff, Nachricht, Anhang) bereits vorausgefüllt sind.
Füge ggf. weitere Anhänge hinzu und bestätige mit "Versenden".
Zahlungseingang erfassen:
Sobald die Rechnung bezahlt wurde, öffne sie unter Buchhaltung > Rechnungen und klicke oben rechts auf den blauen Button „Zahlungen".
Im Dialog auf „Zahlung erfassen" klicken, Betrag (standardmäßig der offene Betrag) und Datum (standardmäßig heute) prüfen und mit „Speichern" bestätigen. Teilzahlungen und mehrere Zahlungen pro Rechnung sind möglich – Details im Artikel Rechnung als bezahlt markieren (manuell).
Alternativ können Zahlungen automatisch über den Bankimport (.mt940-Datei) zugeordnet werden – siehe Rechnung als bezahlt markieren (per Bank).
Buchhaltungsdaten exportieren:
Falls dein Steuerberater die Buchhaltungsdaten benötigt, klicke unter Einstellungen auf "Export der Buchungsdaten" und exportiere die benötigten Daten.
Tipp: Achte immer darauf, dass alle Aufgaben, wie Mengen eingeben und Zeiterfassungen bestätigen, vor der Rechnungserstellung abgeschlossen sind. So bleibt deine Abrechnung fehlerfrei und vollständig.