Mendato bietet eine umfangreiche Rechnungsverwaltung, um den gesamten Prozess von der Erstellung über den Versand bis zur Bezahlung oder Stornierung effizient abzuwickeln. Hier sind alle relevanten Funktionen im Überblick:
🔄 Unterschied zwischen ausstehenden Posten und Rechnungen in Mendato
Erklärung der Unterschiede:
✔ Ausstehende Posten sind noch nicht fakturierte Leistungen, Anfahrten oder Materialien, die aus einem Auftrag stammen.
✔ Rechnungen entstehen aus diesen Posten und können versendet, bezahlt oder storniert werden.
📌 Nutzen: Klare Trennung zwischen vorbereitenden Buchungsschritten und der finalen Abrechnung.
📝 Rechnung erstellen
✔ Öffne Buchhaltung > Ausstehende Posten.
✔ Wähle die Posten aus, die in eine Rechnung umgewandelt werden sollen.
✔ Klicke auf „Rechnung(en) erstellen“, prüfe die Details und speichere die Rechnung.
📌 Nutzen: Automatische Übernahme aller relevanten Daten aus Aufträgen und Einsätzen.
📩 Rechnung versenden
✔ Öffne Buchhaltung > Rechnungen.
✔ Wähle die Rechnung aus und klicke auf „Versenden“.
✔ Die E-Mail-Adresse wird aus den Kundendaten übernommen. Falls notwendig, kann sie manuell angepasst werden.
✔ Die Rechnung wird automatisch als PDF-Anhang hinzugefügt und per E-Mail versendet.
📌 Nutzen: Schnelle und professionelle Übermittlung an den Kunden.
📨 Mehrere Rechnungen erstellen und versenden
✔ In Buchhaltung > Ausstehende Posten können mehrere Posten gleichzeitig ausgewählt und in Rechnungen umgewandelt werden.
✔ Nach der Erstellung lassen sich mehrere Rechnungen über Buchhaltung > Rechnungen in einem Schritt versenden.
📌 Nutzen: Effiziente Abrechnung für mehrere Kunden gleichzeitig.
💰 Übersicht: Rechnung als bezahlt markieren
✔ Bezahlte Rechnungen müssen in Mendato als bezahlt markiert werden, um die Buchhaltung aktuell zu halten.
✔ Es gibt zwei Wege, dies zu tun: Manuell oder über die Bankdatei (mt940-Import).
📌 Nutzen: Klare Übersicht über offene und beglichene Rechnungen.
💳 Rechnung als bezahlt markieren (per Bank)
✔ Lade die .mt940-Datei aus dem Online-Banking herunter.
✔ Gehe zu Buchhaltung > Bank > Dateien hochladen.
✔ Die Zahlungseingänge werden automatisch den Rechnungen zugeordnet.
✔ Falls eine Zuordnung nicht erkannt wird, kann sie manuell erfolgen.
📌 Nutzen: Automatische Buchungsabgleichung für eine fehlerfreie Buchhaltung.
💵 Rechnung als bezahlt markieren (per manuell)
✔ Öffne Buchhaltung > Rechnungen und wähle die entsprechende Rechnung aus.
✔ Klicke auf „Bezahlt setzen“ und wähle das Zahlungsdatum aus.
✔ Speichern, um den Zahlungsstatus zu aktualisieren.
📌 Nutzen: Einfache Verwaltung von manuell begleiteten Zahlungen.
❌ Rechnung stornieren
✔ Öffne Buchhaltung > Rechnungen und wähle die zu stornierende Rechnung aus.
✔ Über das Kontextmenü (drei Punkte) „Stornieren“ wählen.
✔ Eine Storno-Rechnung (RE-ST) mit negativem Betrag wird automatisch erzeugt.
✔ Die ursprüngliche Rechnung bleibt als storniert markiert.
✔ Falls eine korrigierte Rechnung benötigt wird, kann aus dem entstandenen ausstehenden Posten eine neue Rechnung erstellt werden.
📌 Nutzen: Buchhalterisch korrekte Korrektur von Rechnungen.
✏️ Rechnung bearbeiten
✔ Rechnungen können nach ihrer Erstellung nicht direkt geändert werden.
✔ Falls eine Anpassung notwendig ist, muss die Rechnung storniert und neu erstellt werden.
✔ Alternativ können Änderungen an Stammdaten > Kunden oder den ausstehenden Posten vorgenommen werden, bevor eine neue Rechnung generiert wird.
📌 Nutzen: Sicherstellung einer korrekten Rechnungsstellung gemäß buchhalterischen Vorgaben.
🚀 Fazit:
Mendato bietet eine vollständige und effiziente Lösung für die Rechnungsverwaltung.
✔ Automatisierte Rechnungen über ausstehende Posten sind der schnellste und sicherste Weg.
✔ Manuelle Korrekturen erfordern eine Stornierung, um buchhalterische Genauigkeit zu gewährleisten.
✔ Die Zahlungsverwaltung kann sowohl manuell als auch automatisiert über den Bankimport erfolgen.
📌 Empfohlene Methode: Nutze ausstehende Posten, um Rechnungen effizient zu erstellen, zu versenden und den Überblick über die Buchhaltung zu behalten! ✅