In Mendato führst du zu jedem Mitarbeiter eine digitale Personalakte. Im Tab Dateien lädst du Arbeitsvertrag, Führerschein, Gesundheitszeugnis und andere Nachweise hoch, ordnest sie einer Kategorie zu und hinterlegst ein Ablaufdatum. Mendato markiert abgelaufene und bald ablaufende Dokumente in der Liste, sodass du rechtzeitig nachfassen kannst.
📍 Wo? → Stammdaten > Mitarbeiter > Mitarbeiter öffnen > Tab „Dateien" (in Mendato Aufträge und Mendato Buchhaltung)
Welche Dokumente gehören in die Akte?
Arbeitsvertrag: Für rechtliche und vertragliche Grundlagen.
Nachweise über Qualifikationen und Zertifikate: Z.B. Schulungsnachweise oder Fortbildungszertifikate.
Führerscheinkopie: Falls der Mitarbeiter für Einsätze mit Fahrzeugen vorgesehen ist.
Gesundheitszeugnis: Besonders wichtig in Berufen, in denen Hygieneanforderungen bestehen.
Identitätsnachweis: Eine Kopie des Personalausweises oder Reisepasses zur Verifizierung der Identität.
Aufenthalts- und Arbeitserlaubnis: Mit Ablaufdatum, damit du Verlängerungen nicht verpasst.
Sozialversicherungsnachweise: Z.B. Versicherungsnachweise für die Abrechnung und Lohnbuchhaltung.
Bankverbindung und Lohnsteuerdaten: Informationen für die vorbereitende Lohnbuchhaltung und Gehaltsabrechnung.
Zeugnisse und Referenzen: Falls der Mitarbeiter solche Dokumente vorgelegt hat.
Dateikategorien anlegen (Mendato Account)
Kategorien legst du einmal für das ganze Unternehmen fest. Das geht nur als Administrator:
Öffne in Mendato Account den Bereich Einstellungen > Dateikategorien.
Klicke auf Kategorie hinzufügen, vergib einen Namen, zum Beispiel „Führerschein", „Aufenthaltserlaubnis" oder „Arbeitsvertrag", und speichere.
Ziehe die Kategorien am Griff in die gewünschte Reihenfolge. Sie bestimmt die Reihenfolge in der Auswahl beim Hochladen.
Über das Stift-Symbol benennst du eine Kategorie um. Wird sie nicht mehr gebraucht, archivierst du sie: Archivierte Kategorien werden für neue Dateien nicht mehr angeboten, bleiben aber an bestehenden Dateien sichtbar und lassen sich jederzeit wiederherstellen. Löschen kannst du nur Kategorien, an denen keine Datei hängt.
💡 Tipp: Administratoren können eine fehlende Kategorie auch direkt beim Hochladen anlegen: Namen in die Kategorie-Auswahl tippen und „… erstellen" wählen.
Dokumente hochladen
Öffne unter Stammdaten > Mitarbeiter den Mitarbeiter und wechsle in den Tab Dateien.
Klicke auf Dateien hochladen und wähle eine oder mehrere Dateien aus.
Im Dialog wählst du pro Datei die Kategorie und trägst bei Bedarf das Ablaufdatum ein, also den letzten Tag, an dem das Dokument gültig ist. Beides ist optional und lässt sich später ergänzen.
Klicke auf Hochladen.
Die Liste zeigt zu jeder Datei Name, Kategorie, Ablaufdatum sowie wer sie wann hochgeladen hat. Ein Klick auf den Dateinamen öffnet die Datei. Über das Stift-Symbol änderst du Kategorie und Ablaufdatum, über den Papierkorb löschst du die Datei nach Rückfrage.
Ablaufdaten im Blick behalten
In der Spalte Ablaufdatum markiert Mendato den Status:
Abgelaufen (rot): Das Ablaufdatum liegt in der Vergangenheit.
Läuft in … Tagen ab (orange): Das Dokument läuft innerhalb der nächsten 30 Tage ab, am Ablauftag steht „Läuft heute ab".
Ohne Markierung: Das Dokument ist noch länger als 30 Tage gültig oder hat kein Ablaufdatum.
Sortiere die Liste nach Ablaufdatum, um die dringendsten Nachweise oben zu sehen, und filtere mit Nach Kategorie filtern zum Beispiel nur Aufenthaltserlaubnisse. Eine automatische Erinnerung per E-Mail gibt es nicht; plane die Kontrolle am besten fest ein, etwa einmal im Monat.
Wer darf Dateien sehen?
Den Tab Dateien sehen nur Benutzer, deren Rolle im Abschnitt Dateien den Schalter Mitarbeiter aktiviert hat. Wer den Tab sieht, kann Dateien hochladen, bearbeiten und löschen. Kategorien anlegen und verwalten können nur Administratoren. → Benutzerrollen und Berechtigungen verwalten