In Mendato können Dateien an verschiedenen Stellen hochgeladen und zugeordnet werden. Je nach Bedarf können Dokumente bei Kunden, Objekten, Aufträgen, Lieferanten und Mitarbeitern hinterlegt werden. Hier ist der Ablauf:
Schritt-für-Schritt-Anleitung zum Hochladen von Dateien
Öffnen des gewünschten Bereichs:
Wähle im linken Menü Stammdaten und anschließend Kunden, Objekte, Lieferanten oder Mitarbeiter aus, je nachdem, wo die Datei hinterlegt werden soll. Für Auftragsdokumente wähle Aufträge.
Den spezifischen Eintrag öffnen:
Suche und öffne den spezifischen Kunden, das Objekt, den Auftrag, den Lieferanten oder den Mitarbeiter, dem Du die Datei zuordnen möchtest.
Zum Reiter „Dateien" navigieren:
Im geöffneten Eintrag siehst Du oben den Reiter Dateien. Klicke darauf, um zur Dateiverwaltung zu gelangen.
Datei hochladen:
Klicke auf den Upload-Button oder Datei hochladen, um die gewünschte Datei auszuwählen und hochzuladen.
Datei speichern und verwalten:
Die Datei wird nun hochgeladen und im Bereich Dateien gespeichert. Bei Dateien, die in einem Auftrag hochgeladen wurden, kannst Du über die Option In Operations anzeigen festlegen, dass die Datei direkt in Mendato Operations für die Ausführer sichtbar ist — ohne den Link manuell in die Anweisungen kopieren zu müssen.
Wichtig
Verwaltungszugriff: Nur Personen aus der Verwaltung können Dateien hochladen und verwalten.
Zugriff für Ausführer: Ausführer können auf Auftragsdateien in Mendato Operations zugreifen, wenn die Option In Operations anzeigen aktiviert ist und der Mitarbeiter als Ausführer für den Einsatz zugeteilt wurde.
Das Hochladen von Dateien in Mendato hat mehrere Zwecke und dient der effizienten Organisation und Bereitstellung relevanter Dokumente innerhalb des Unternehmens.
Gründe für das Hochladen von Dateien
Zentrale Dokumentenverwaltung:
Alle wichtigen Dokumente sind an einem zentralen Ort verfügbar, was die Übersichtlichkeit und das Management erleichtert. Die Verwaltung kann hier auf alle benötigten Dokumente zugreifen, ohne auf externe Ablagesysteme angewiesen zu sein.
Dokumentation für Kunden und Projekte:
Verträge, Absprachen oder spezielle Anforderungen von Kunden können direkt dem jeweiligen Kunden oder Projekt zugeordnet werden. Das sorgt dafür, dass alle relevanten Informationen strukturiert und schnell zugänglich sind.
Leistungsverzeichnisse und Anweisungen für Aufträge:
Für Aufträge können Leistungsverzeichnisse oder andere Dokumente hochgeladen werden, die den Ausführern als Anweisungen dienen. Dazu wird die Datei im Auftrag hochgeladen und die Option In Operations anzeigen aktiviert. Der jeweilige Ausführer des Einsatzes kann dann direkt über Mendato Operations auf die Datei zugreifen und hat so alle wichtigen Informationen griffbereit.
Qualifikationen und Zertifikate:
Für Mitarbeiter können Zertifikate, Schulungsnachweise oder Qualifikationsnachweise hochgeladen werden, um die Qualifikationen des Personals zu dokumentieren und bei der Einsatzplanung zu berücksichtigen.
Lieferanteninformationen:
Bei Lieferanten können produkt- oder dienstleistungsspezifische Dokumente, wie Sicherheitsdatenblätter oder Rechnungen, hinterlegt werden, um die Einkaufskontrolle zu optimieren.
Das Hochladen von Dateien in Mendato ermöglicht somit eine gut strukturierte Ablage und den gezielten Zugriff auf wichtige Dokumente. Dies unterstützt die Verwaltung und Organisation der Arbeitsabläufe und verbessert die Kommunikation zwischen den verschiedenen Benutzergruppen.